労働時間を管理するには？勤怠管理システムについて

労働時間管理は義務

労働時間管理については、改正労働安全衛生法によって、会社側の義務として明記されています。

さらに厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というガイドラインを設け、労働時間を適正に把握して適切な労働時間管理を行うよう注意喚起しています。

ガイドラインでは、主に以下のポイントに重点を置いているようです。

始業終業時間の管理と記録の保存

労働時間の管理では、1日何時間働いたという労働時間の確認だけでなく、始業時間と終業時間の確認をし、記録することが求められています。

労働時間の記録方法としては、使用者が確認・記録する方法か、タイムカードやICカードを使った方法です。

使用者が確認記録する方法では、労働者もチェックすることが望ましいとされています。

万一、使用者が不正に書き換えているものがあれば、是正できるからです。

労働時間を記録した書類は、労働基準法第109条によって、3年間の保存が義務付けられています。

また、賃金台帳の作成も必須で、こちらにも労働時間を記入しなければなりません。

労働時間外の勤務管理

労働時間外の勤務管理では、残業命令書や残業したことに対する報告書などを作成した上で、労働時間を把握する必要があります。

こういった書類があることで、タイムカードやICカードの記録と合致するかのチェックができるでしょう。

自己申告の勤怠管理は不可

基本的には自己申告の勤怠管理は不可ですが、自己申告制で行わなければならない際には、以下の措置をしなければなりません。

・労働者へ労働時間を正確に記録して適正に自己申告することを説明
・自己申告の内容と実際の労働時間が合致しているかの調査の実施
・時間外労働時間数の上限を設けるなど適正な申告阻害の措置をしない

このような策を講じることで、適正な自己申告をしてもらい、労働者が不利益にならないようになっています。

給与や手当を正しく従業員に支払うため

労働時間の管理は、なんといっても給与や手当を正しく従業員に支払うために必要なものです。

正しい金額を支払わなければ、労働基準監督署に問題視されるというだけでなく、せっかく雇用している人材が離れてしまうことにもつながります。

また、労働時間を管理できていない会社となれば、長時間労働をさせられかねない会社という印象を持たれ、最終的にはブラック企業に分類され、求人をしても人材が集まらない悪循環に陥る可能性もあるでしょう。

労働時間管理は仕事の基本で、とても重要なことなのです。

従業員の勤怠状況を正しく把握するため

労働時間の管理の目的は、給与計算だけではありません。

労働者が過労状態にないかを客観的に判断する材料にもなるからです。

勤怠状況を把握すれば、残業が続いている従業員や休みがちな従業員に対して、困ったことはないかと他の人にサポートをお願いするように声かけすることもできます。

これによって、従業員との交流が生まれ、社内の雰囲気を良くすることにもつながるでしょう。

スマホやPCから出退勤が管理できる

勤怠管理システムでは、パソコンはもちろん、スマホからも出退勤管理が可能です。

中には、指紋認証や静脈認証が必要なものもあります。

どこからでも簡単に出退勤ができる以外に、不正打刻を防止するメリットもあるのです。

また簡単に入力できれば、勤怠にまつわる申請書類作成に手間がかからなくなるため、従業員の作業も簡略化できるでしょう。

出張先等でも労働時間が管理できる

どこからでも出退勤管理ができれば、出張先やリモートワーク中でも労働時間の管理ができます。

出張先やリモートワーク中は、出社する必要がないため、他の従業員や上司が周りにいません。

そのため、長時間働いてしまうリスクがあります。

長時間労働は、仕事の効率が下がるだけでなく、従業員の健康問題にも発展しうる問題です。

出張先等でも労働時間管理ができれば、長時間労働を防げ、他の日を代替休日にする提案もできるでしょう。

休暇や経費等の申請も管理可能

システムによっては、休暇や経費等の申請も管理できます。

休暇申請の作成や交通費などの経費申請書類の作成時間を省けるため、業務効率がアップするでしょう。

またシステムで一元管理できれば、作業のミスや漏れが減り、人件費削減や不正防止にもつながります。