名前は聞いたことある方も多いかと思いますが、実際には導入を進めている企業ばかりではないので、導入・活用まではしていないかもしれません。
しかし、これからペーパレス化が進んでいく中で導入が必要になる可能性は高いです。
そこで、今回はEDIの導入を考えている企業向けにEDIの活用法や種類について紹介・解説していきます。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
EDIとは
EDI（Electronic Data Interchange）とは、企業間取引で発生する契約書や受発注書といった情報のやり取りを電子化して処理するシステムのことです。
紙ベースのやり取りで行ってきたものを電子化することで郵送費用や作業コスト、契約手続きの待ち時間を削減することができます。
取引の効率化が可能
従来、企業間で行われる取引では様々な必要書類・帳票をメールやFAX、郵送を活用して処理していました。
取引先にあわせて必要な書類が異なったり、管理が複雑であったり、書類やその保管場所が必要になったりするでしょう。
さらに社内システムに転記する場合も多いため、人的ミスの危険性も抱えています。
EDIを使えば、専用回線やインターネットを介して取引情報のやり取りを効率よくこなすことができます。
紙で帳票を作成する必要がなくなるだけでなく、データの一元管理も可能になり、入力ミスなども未然に防ぐことができるようになります。
EDIの種類
EDIでは企業間で円滑にデータをやり取りするために、利用するコードやフォーマットなどのルールを設定する必要があります。
そのルールにより、次のような種類に分類され、状況によって使い分ける必要があります。
個別EDI
個別EDIとは、取引先ごとに通信を行う形式や識別コードを決めることです。
取引先にあわせた細かなルール設定ができるのが特徴です。
その一方で、それぞれのEDIの仕様に対応したデータの変換システムを用意する必要があります。
複数の取引先がある場合は、システムの用意をする手間が増えてしまうため、EDIの利便性を活かしきれない状態になってしまうことも。
また、発注側が主導となって形式やコードを決めるケースが多いので、受注者側は取引先ごとに形式やコードを変換する対応に追われるかもしれません。
以上のことから個別EDIは、取引先が少ない企業におすすめと言えます。
標準EDI
標準EDIとは、EDI取引規約・運用ルール・フォーマット・データ交換形式を標準化したEDIのことです。
標準規格のEDIが用意されているため、同じ標準EDIを使用していればスムーズに取引を進めることができます。
取引先ごとに条件を変えなくてはならない個別EDIと違い企業ごとにシステムを構築する必要もありません。
複数の企業と取引を行っている場合や取引先の拡大を視野に入れている場合は標準EDIが採用しやすいでしょう。
業界VAN
標準EDIの中には、特定の業界に特化した業界VANというネットワークサービスがあります。
標準EDIではコードの標準化まではされていないため、商品コードの取り決めやコード変換作業がどうしても必要になってきます。
対して業界VANでは業界共通の商品コードや取引先コードまで標準化されています。
そのため、同じVANを利用している複数の企業とスムーズに接続できるのが利点です。
標準EDIの代表的なものの中には、流通事業者が利用する流通BMS、中小企業間での取引で便利な中小企業EDIといったものがあります。
他にも酒類・加工食品業界や医薬品業界、日用雑貨業界など様々な業界でひょうじゅんBDIがあるので、確認してみてください。
EOSとEDI
EOSは“Electronic Ordering System”の略で、「電子発注システム」という意味です。
EDIの一部の仕組みを用いて発注業務を電子化したシステムで、発注に関する業務の自動化が可能となっています。
主にスーパーマーケットの発注・仕入れ・請求・支払いといった一連の業務の中で活躍しています。
EOSは発注の電子化に特化しており、ハンディターミナルなどを利用した書類なしの発注業務が主な役割です。
一方、EDIは発注だけでなく納品や請求などのデータもやり取りまで可能。
そのため、企業間での取引ではEDIが主流となっています。
今知っておきたい「Web-EDI」とは
Web-EDIはインターネット回線を使うことで手軽に使えるEDIです。
専用のEDIシステムをインストールする必要がなく即導入できるのが特徴です。
また、インターネットとPCがあれば運用できるため、準備するものも少なく低コストでの導入が可能なのも嬉しいですね。
しかし、Web-EDIは現在標準化されておらず、個別EDIと同様、取引先が異なれば異なるWeb-EDIを導入する必要があります。
Web-EDI導入は導入が簡単な半面、取引先が増えると結果的にコストや手間がかかってしまうので注意が必要です。
まとめ
EDIでのデータ処理について紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。
DXが進み、多くの企業が電子化を進めている一方で電子化が進められていない企業も少なくはありません。
EDIも取引先によっては導入が難しいかもしれませんが、導入することが業務効率の向上やミス、コストの削減を実現できます。
自社の環境や状況を見極めて、必要なシステムとそのためのルールづくりを進めていきましょう。
