紙やエクセルでの在庫管理作業に限界を感じていませんか？
「もっと効率的に在庫を管理したいけれど、何から始めればいいのかわからない……」
このようなことで悩んでいる方に知っていただきたいのが、クラウド在庫管理システムです。
この記事では、クラウド在庫管理システムのメリットや選び方、そして導入手順を解説します。ぜひ参考にしてください。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
クラウド在庫管理システムとは
クラウド在庫管理システムは、企業が自社内に物理的なサーバーを設置することなく、インターネットを経由して、クラウド上に構築されたシステムを利用して在庫管理を行う仕組みです。
インターネット環境さえあれば、時間や場所を選ばずにアクセスできる利便性の高さが大きな特徴です。
複数の店舗や倉庫を運営している企業でも、それぞれの在庫状況をまとめて把握できるため効率的に管理ができます。
クラウド在庫管理システムのメリットは
クラウド在庫管理システムにはさまざまなメリットがありますが、ここでは3つの主なメリットをご紹介します。
リアルタイムな在庫把握
クラウド在庫管理システムの最大の魅力の一つは、インターネット環境があれば、オフィス、店舗、倉庫など場所を選ばずにリアルタイムな在庫状況を確認できることです。
様々なデバイスを通じて最新の在庫数を瞬時に把握できるため、担当者が現場に居なくても、必要な情報をすぐに得られます。
これにより、在庫切れによる機会損失を防ぐことが可能です。
「在庫があると思っていたのに、実際には在庫切れだった……」などの情報の遅れや誤りを防ぐことできるため、顧客からの問い合わせにも迅速で正確に対応でき、顧客満足度の向上が期待できます。
また、複数店舗を展開している場合でも、各店舗の在庫状況をまとめて管理できるため、過剰在庫の削減や、店舗間の在庫移動の最適化など、より戦略的に在庫配置が可能になります。
サーバー管理の負担軽減
従来の在庫管理システムはオンプレミス型と呼ばれ、自社内に専用のサーバーを設置し、その運用・保守を自社の情報システム部門や担当者が担っていました。
これには、専門知識を持つ人材の確保や、定期的なメンテナンス、セキュリティ対策など、大きな負担とコストがかかります。
一方、クラウド在庫管理システムはサーバーの管理や運用をサービス提供事業者（以下、ベンダー）が行うため、自社でこれらの作業を行う必要がありません。
そのため、専門の担当者が居なくても利用できるので、コストを削減できるメリットがあります。
低コストでの導入
従来のオンプレミス型の在庫管理システム導入には、システム開発が必要なため初期投資が大きな負担となることがありました。
しかし、クラウド型のシステムは、オンプレミス型と比較すると低価格で導入が可能です。
サーバー管理もベンダーが行うため、利用者は保守費用の直接的な負担がありません。
また、在庫管理や棚卸作業の効率化が期待できるため、人件費の削減にもつながります。
クラウド在庫管理システムの選び方
数多くのクラウド在庫管理システムが存在するなかで最適なシステムを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。
現状の課題を整理する
まず、現在の在庫管理でどのような課題があるのかを具体的に洗い出しましょう。
「手作業での棚卸しに時間がかかりすぎる」「複数の倉庫の在庫状況をまとめて把握したい」など、具体的な課題をリストアップします。リストアップ後は、優先順位をつけるとシステムを決める際に何を優先すべきか明確になります。
必要な機能を明確にする
次に、どのような機能が必要なのか具体的に検討します。
自社の業務に必要な機能を明確にし、各システムが提供している機能を比較検討しましょう。
将来的な事業拡大や業務の変化も見据えて、拡張性のあるシステムを選ぶことも重要です。
導入後のサポート体制を確認する
システム導入後に操作方法がわからなくなったり、予期せぬトラブルが発生したりすることも考慮しておく必要があります。
そのため、導入後のサポート体制は、システムを利用し続ける上で非常に重要なポイントとなります。
どのようなサポート体制なのか、事前にチェックしておくと安心です。
費用対効果を見極める
システム導入費用だけではなく、月額または年額利用料、管理拠点数、利用人数、オプション機能の料金など、トータルでかかる費用を把握し、自社の予算に合ったシステムを選びましょう。
システム導入によって期待できる業務効率化、人件費削減、在庫管理精度の向上による機会損失の防止などの効果を検証し、長期的な視点で費用対効果の高いシステムを選ぶことが大切です。
また、現在使っているパソコンやスマートフォンなどを活用すると、費用を抑えられるため、事前に使用できるか確認しておくといいでしょう。
クラウド在庫管理システムの導入手順
それでは、在庫管理システムを導入するまでの具体的な手順をご紹介します。
情報収集と比較検討
まず、インターネット検索や資料請求などを通じて、さまざまなクラウド在庫管理システムの情報を収集し、比較検討しましょう。
自社の課題を解決できる必要機能が備わっているか、使いやすそうか、不要な機能が多くないかなど比較検討します。また、ベンダーの導入実績や将来的な拡張性なども考慮しましょう。
契約と導入作業
複数の業者を比較し、複数の見積りを検討した結果、導入するシステムが決定したら、契約内容や料金プランをあらためて確認し、導入作業に移ります。
スタッフへの説明とトレーニング
新しいシステムの導入目的や使い方を、実際にシステムを利用するスタッフに説明します。
操作マニュアルを作成し、基本的な操作方法や業務フローを習得するためのトレーニングを実施しましょう。
口頭の説明だけではなく、実際に操作を行いトレーニングすると、理解を得られやすくなります。
テスト運用と本格運用
本格的な運用を開始する前に、一部の商品などで、小規模なテスト運用を行い自社の課題を解決できるか、スタッフが問題なく操作できるかなどを確認します。
テスト運用で課題があれば、設定の見直しや改善を行います。
問題がなければ、全商品、全拠点での本格運用を開始します。
運用後の見直しと改善
システムの本格運用開始後も、定期的に改善しながら運用しましょう。
必要に応じて設定の見直しや業務フローの改善を行います。
まとめ
本記事では、クラウド在庫管理システムのメリットや選び方、導入手順を解説しました。
クラウド在庫管理システムを導入することで、これまで手作業で行っていた煩雑な業務の作業時間を大幅に削減でき、またリアルタイムで正確な在庫管理ができるようになります。
近畿システムサービスでは、クラウド在庫管理システムを提供しております。
売り上げや仕入れ管理、在庫や棚卸管理などはもちろん、顧客、売り掛け、発注管理にも拡張が可能です。
パソコン一台から導入が可能ですので、クラウド在庫管理システムを検討している方は、お問い合わせフォームより、お気軽にご連絡ください。
