「POSシステム」という言葉は、小売店などの店員として勤めたことのある人なら一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。
レジ自体のことであったり、発注の際に使う機械であったり、店舗PCに導入されていたりと、あらゆるイメージがあるかと思います。
しかしそのPOSシステムを利用することで得られるメリットやデメリットがどういったものなのか、正しく理解している人は少ないようです。
そこで今回は、POSシステムを利用するメリットとデメリットについて詳しく解説していきたいと思います。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
POSシステムとは
みなさんが買い物をする際に、店員がバーコードを読み取るだけで即座に金額が表示されたり、購入品の情報が記載されたレシートがすぐに発行されたりといった光景はもはや当たり前になっていますよね。
簡単に説明すると、POSシステムとはこのように、小売業の日々の売り上げや販売した商品をデータ化して管理するために必要なシステムの総称です。ここからは、POSシステムの定義や店舗に導入するメリット・デメリットなどを解説します。
定義
POSとは“Point of Sale”の略称です。日本語では「販売時点情報管理」と訳し、文字通り、「いつ、どの商品が、どんな価格で、いくつ、どのような顧客に売れたか」など、商品が販売された時点の情報を収集・管理することを意味します。
「POSシステム」は、このように店舗の商品管理から売上情報、消費者の購買行動などのデータを集計するためのハードウェアやアプリケーションの総称です。
一般的にはアプリケーションのことを表すことが多いですが、店頭のハードウェアに搭載されていることから、本部のサーバー側機能までを含む用語として用いられることもあります。
POSレジとの違い
POSシステムとよく混同されがちな言葉に、POSレジがあります。
POSレジとは、POSシステムを搭載したレジ(レジスター)のことです。一般的なレジは会計機能のみを有していますが、POSレジは会計機能に加えて、販売情報をリアルタイムに把握し、データを管理・分析する機能が備わっています。
POSレジの種類
POSレジには大きく分けて、「ターミナル型」「ハンディ型」「PC型」「スマホ・タブレット型」の4種類があります。
ターミナル型
最も一般的な据え置き型のPOSレジです。スーパーやコンビニなどでよく見られ、従来のレジにPOSシステムが搭載されています。
必要な周辺機器がすべて一体化しており、高性能なのがターミナル型の特徴です。1台の端末で複数のキャッシュレス決済に対応できるほか、現金を投入すると自動でお釣りを計算してくれる自動釣銭能機能が備わってるものもあります。ただし、そのぶん導入費用も高額になる傾向があります。
ハンディ型
片手で持ち運べるタイプのPOSレジです。携帯型の専用端末に、POSシステムが搭載されています。
比較的低コストで導入が可能で手軽に持ち運べるため、飲食店や宅配サービスなどによく利用されています。
PC型
一般的なパソコンにPOSシステムをインストールして使用するタイプのPOSレジです。
ターミナル型やハンディ型のように新たな端末を購入する必要がなく、システムを随時アップデートできるのがPC型のメリットです。店舗管理に利用していたパソコンをPOSレジに転用するため、メールや顧客管理など今まで利用していた機能を併用できるほか、本社や他店舗ともスムーズにデータを共有できます。
ただし、入出金に必要なキャッシュドロアや、レシートプリンタなどの周辺機器は別途購入する必要があります。また、操作感が一般のレジと異なるため、慣れるまで使いづらいと感じる場合があります。
スマホ・タブレット型
iPhoneやiPadなどのタブレットやスマートフォンに、アプリケーションをインストールして使用するタイプのPOSレジです。持ち運び可能で省スペース、見た目もスタイリッシュなため、イベントや飲食店でよく利用されるほか、美容院やアパレルなど店舗の雰囲気やデザインを重視する業種でもよく導入されています。
低コストで導入できることから小規模な店舗にもおすすめですが、ハンディ型と比べると、バッテリーや耐久性が低いなどのデメリットもあります。
POSシステムの機能
製品によっても異なりますが、POSシステムに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
- 会計機能
- 決済機能
- 売上管理機能
- 在庫管理機能
- 顧客管理機能
- 勤怠管理機能
会計機能
POSシステムは、従来のレジスターの機能はそのままに、業者や顧客のニーズに対応できるさまざまな会計機能を搭載しています。
売り上げや釣り銭の計算、商品の割引はもちろん、商品によっては個別会計やクーポンの発行なども可能です。
PC型やスマホ・タブレット型のPOSシステムの場合、キャッシュドロアやプリンターなどの周辺機器と連動して、入出金やレシートの印刷を行います。
決済機能
POSシステムと外部の決済システムとの連携で、クレジットカードや電子マネー、QRコード決済などさまざまな決済方法に対応できます。
通常は、各決済サービスと個別に契約する必要がありますが、最近のPOSシステムは複数のキャッシュレス決済サービスと一括で連携できるものも多いため、契約や管理が一元化できてスムーズです。
売上管理機能
POSシステムは、商品が販売された時点の情報収集・管理・分析が可能です。
商品の売買時点の情報をリアルタイムで記録するだけでなく、そのデータをカテゴリや曜日・時間帯別に集計し、グラフ化も可能です。商品の売れ行きを把握しやすくなるため、今後の販売戦略に役立つでしょう。
在庫管理機能
帳簿や表計算ソフトなど、手作業による在庫管理では、データと実際の在庫状況にタイムラグが発生します。しかし、POSシステムを導入すれば、売上情報が自動で在庫データに反映されるためいつでも最新の状況を確認できます。在庫の過不足が把握しやすくなり、発注のタイミングも見極めやすくなるでしょう。
また、POSシステムによっては、在庫が少なくなるとアラートを出してくれる機能や、自動発注する機能が搭載されているものもあります。
顧客管理機能
POSレジは、顧客情報の収集・管理・分析も可能です。
例えば小売業なら、会員登録されている顧客の個人情報をデータ化することで、「どの商品がどの年代の人に売れているか」などを分析できるため、販売戦略に役立ちます。
また、美容院やエステサロンなど、リピーターの比率が高い業種の場合は、電子カルテとしての利用で、顧客のオーダー履歴や嗜好に合わせた接客が可能になります。
勤怠管理機能
なかには、従業員の出退勤を管理する機能が搭載されているPOSシステムもあります。
タイムカードのようにアナログな方法ではなく、デジタル上の管理となるため、記録がかさばりません。また、自店だけではなく、本部や他店からもリアルタイムで勤怠情報の把握が可能で、給与計算などの手間も軽減されます。
POSシステムのメリット
日々技術的な進化を遂げるPOSシステムはいま、さまざまな店舗で導入が進んでいます。また、新型コロナウイルスの影響で消費者の購買行動が変化したことをうけて、既存のPOSシステムを見直す企業も増えています。
POSシステムを導入する主なメリットは以下のとおりです。
- 人件費が削減できる
- 適正な在庫管理ができる
- マーケティングに活用できる
- 業務を効率化できる
- 多様なキャッシュレス決済に対応できる
- 複数店舗の一元管理ができる
- 顧客満足度が向上する
- リピーターの増加につながる
人件費が削減できる
POSシステムの導入によるメリットとして大きいのが、人件費の削減です。
POSシステムによって、以前は手作業で行っていた売り上げの計算を自動で行うことができるようになり、従業員の作業工数の大幅な削減ができるとともに、間違いを減らすこともできます。
バーコードを読み取るシステムであるためにレジの手打ち作業もなくなり、そこでも従業員の作業効率を高めることが可能になります。
適正な在庫管理ができる
POSシステムは、売上情報と連動して在庫状況も逐一更新されるため、適正な在庫管理に役立ちます。
小売業で商品在庫を長期間抱えている状態は、経営上あまり好ましくありません。しかし、POSシステムを利用すれば、リアルタイムで商品の販売個数と在庫数を把握できるため、仕入れや発注中止を適切に判断できるようになります。
また、複数の店舗やECサイトとデータを連携できるため、店舗全体で在庫の一元管理が可能になります。
マーケティングに活用できる
POSシステムを使用すれば「いつ、どの商品が、どのような人に売れたのか」という情報が保管されます。
いま人気が集中している商品や、天候や季節ごとの売れ行きの変化などの統計データを分析すれば、その後の販売戦略に活かすことができます。
業務を効率化できる
操作性の良いPOSシステムの導入で、店員のオペレーションを効率化できます。
テンキーを使って入力するタイプのレジは、商品価格を打ち込むのに時間がかかるほか、入力や操作手順のミスが多いのが問題です。
一方、POSレジならバーコードをスキャンするだけで商品情報を読み取れるため、会計処理の時間を短縮できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
できるだけ直感的に操作できるPOSシステムを導入することで、人的ミスのリスクを軽減できるでしょう。
多様なキャッシュレス決済に対応できる
近年、急速に普及したクレジットカードや電子マネー（ICカードなど）、スマホ決済などの多様なキャッシュレス決済への対応も、小売業の課題の一つです。
その点、POSシステムと外部の決済システムを連動させれば、クレジットカードや電子マネー、QRコード決済など複数のキャッシュレス決済にスムーズに対応できます。
現在、キャッシュレス決済に対応していない場合は一緒に導入してしまうのがおすすめです。
複数店舗の一元管理ができる
多店舗展開しているお店の場合、POSレジを導入すれば、リアルタイムで複数店舗の売上データを閲覧可能です。
また、全店舗のストアPCをPOSシステムで連携し、それぞれの顧客データを集結して統計を出し、マーケティングに活用することもできます。
例えば、A店で売れている商品がB店では全く売れていないという状況を早期に把握することで、迅速な対応が可能です。
現場の状況に応じて的確な指示を出せるため、販売機会の損失を防ぎ、チャンスを最大限に活かすことができるでしょう。
顧客満足度の向上
お客様の購買行動は、会計時の所要時間にも大きく左右されるといわれています。
行列ができている店を見て並びたいかどうかを考えてみるとイメージしやすいのではないでしょうか。
POSシステムを導入すれば会計業務が効率化され、お客様の待ち時間減少につながります。
また、POSシステムとキャッシュレス決済システムを連携し、幅広い決済方法に対応できれば、さらにストレスのないスムーズな会計が実現し、顧客満足度も大きく向上するでしょう。
リピーターの増加につながる
POSレジを導入し、クレジットカードや電子マネー、QRコード決済などに対応できれば、キャッシュレス嗜好の強い若年層や訪日外国人にも選ばれやすくなり、販売機会の拡大につながります。
また、スムーズな会計をはじめとする快適な接客体験は、顧客満足度を高め、リピーターの獲得にもつながるでしょう。
POSシステムのデメリット
上記のように、POSシステムを導入すると会計処理や在庫管理などの業務が効率化されるほか、人件費の削減や顧客満足度の向上など、さまざまな副次的効果も期待できます。
一方、POSシステムには以下のようなデメリットもあるため、導入の際は注意が必要です。
- 初期費用がかかる
- 運用コストがかかる
- 停電に弱い
- 安定したネットワーク環境が必要
初期費用がかかる
POSシステムのデメリットとしては、よく初期費用の高さが挙げられます。
POSシステムの導入は決して安いものではなく、場合によっては人件費より高くつくケースもあります。
特にあまり規模の大きくないお店で導入する場合は、売り上げや、従業員の作業効率のアップなどのメリットと導入費用を照らし合わせて慎重に検討しましょう。
運用コストがかかる
POSシステムの導入には初期費用だけでなく、メンテナンス費用や保守費用、システムのアップデート料金などの運用コストがかかります。また、店舗環境に応じてカスタマイズが必要な場合はカスタマイズ費用も発生するため、それらも考慮したうえで導入を検討しましょう。
近年では、月額基本料が無料となるタブレット型の端末も登場しています。あまり費用をかけずにPOSシステムを導入したい場合、まずはそちらを試してみるのもおすすめです。
停電に弱い
停電に弱いのもPOSレジの弱点です。
災害などで停電が起きてしまった場合、POSシステムを導入しているレジでは会計や発注などの作業ができなくなってしまうのです。データが飛んでしまうことはないものの、レジそのものを開くことができなくなるため、電気の復旧を待つしかなくなってしまいます。
これは手打ちのレジでは起こり得ないため、POSシステムのデメリットといえます。
安定したネットワーク環境が必要
基本的に、POSシステムの利用にはインターネット接続が必要です。トレーニング機能など、一部オフラインで利用可能な機能もありますが、本部サーバーや他店との連携、クレジットカードの精算などには、インターネット回線(通信回線)やWi-Fi環境が求められます。
特に、パソコンやタブレット、スマートフォンなどにPOSシステムのソフトやアプリをインストールして使用するタイプのPOSシステムでは、ネット環境が必須です。
店舗の立地条件や通信環境によっては接続が不安定になり、会計処理の遅延やデータの消失につながる可能性があるため注意が必要です。
POSシステムの選び方
POSシステムと一口に言っても多くの提供元があり、様々なシステムがあります。
自社に適したシステムを選ぶための基準を明確にしておきましょう。
直感的に操作ができるか
POS端末やシステムのオペレーションは、直感的で使いやすいものを選ぶのがおすすめです。
操作が複雑であればあるほど、操作方法を覚えるための教育コストや、ヒューマンエラーのリスクが考えられます。
教育コスト削減とオペレーションミスのリスク軽減のためにも、POSシステムはできるだけ直感的に操作できるものを選択しましょう。
自社の店舗環境に合わせられるか
POSシステムの利用方法は、店舗や商品、対応する決済方法の種類によって異なります。
すべての機能や周辺機器が整っている一体型のPOSシステムは導入しやすいですが、自社の環境次第ではカスタマイズできるPOSシステムを導入した方が効率的な場合もあります。
店舗環境に応じたカスタマイズの必要性を社内で話し合ってから導入しましょう。
トラブル時の対応について
会計処理や在庫管理、発注業務を担うPOSシステムは、たとえ小さな不具合でも業務に支障が出る可能性があります。特にお客様の多い時間帯にトラブルが起きた場合、顧客満足度の低下や販売機会の損失につながりかねません。
このためPOSシステム導入の時には、トラブル発生時のサポート体制を確認しておきましょう。
些細なトラブルでも迅速に対応してくれる、サポート体制が整った提供元を選ぶのがおすすめです。
まとめ
POSシステムの導入によって出来るようになることは多く、マーケティングへの貢献も期待できます。
特に、人件費の削減は店舗経営において大きなメリットになるのではないでしょうか。
近畿システムサービスでは、POSシステムをはじめとし、あらゆる業種に対応可能な店舗管理システムを提供しています。売上管理や在庫管理などの基本機能はもちろん、店舗環境に応じて顧客管理や売掛管理などのカスタマイズも可能。手軽にパソコン1台から導入できますので、興味がある方はぜひお気軽にお問い合わせください。
