2021.12.28
店舗管理システム

棚卸差異はどうして起きる?原因と対処法について

多店舗経営や多数の商品を取り扱っている企業では、毎月の棚卸業務に苦労しているでしょう。

この記事では、棚卸業務において解決したい課題としてあげられる「棚卸差異」について、原因や対処法を解説します。

  • 毎月の棚卸業務で差異が発生して困っている
  • 棚卸業務に人員と時間を割いてしまっているので改善したい

これらの問題を抱えている企業様は、課題解決のために、ぜひご一読ください。

近畿システムサービス管理部

近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。

棚卸差異とは

棚卸差異とは、実際にある在庫(実在庫)と帳簿上の在庫の差のことです。

店舗の実在庫を帳簿上で正確に管理できていないことが、棚卸差異を生む原因となります。

棚卸差異は放置しておくと、会社の損失顧客の信頼を失う原因にもなり兼ねないので、早急に対処方法を考える必要があるでしょう。

棚卸差異率

企業によって設定されている実地棚卸の実施日に実在庫の確認を行い、その結果と帳簿上の在庫数とを分析して差異率を割り出します。

(実在庫数-帳簿在庫数)÷帳簿在庫数=棚卸差異率となります。

棚卸差損

棚卸差異率がマイナスの場合を「棚卸差損」と言います。

実在庫が95個、帳簿上の在庫が100個だと仮定すると、

(95(実在庫数)-100(帳簿上の在庫数))÷100(帳簿上の在庫数)=-0.05

となり、5%の棚卸差損が発生していることになります。

例でわかるように、帳簿上の在庫が実在庫の数を上回っている場合に発生するのが棚卸差損です。

棚卸差益

棚卸差異率がプラスの場合を「棚卸差益」と言います。

実在庫が100個、帳簿上の在庫が95個だと仮定すると、

(100(実在庫数)-95(帳簿上の在庫数))÷95(帳簿上の在庫数)=+0.05

となり、5%の棚卸差益が発生していることになります。

棚卸差損と反対に、実在庫の数が帳簿上の在庫数を上回っている場合に発生するのが棚卸差損です。

棚卸差異が起きる原因

棚卸差異が起きる原因

大きく分けて、以下の3つが棚卸差異をまねく原因として考えられます。

ひとつひとつ該当する原因がないかどうか確認してみてください。

伝票の処理ミス

伝票入力の際に、登録する数量の入力ミス、処理のミスによって帳簿上の在庫数がズレてしまうパターンです。

これは人的ミスとして多くあげられるトラブルです。

打ち間違い、登録間違いを防ぐために二重チェックを行うようにすると、ミスを防げるでしょう。

在庫数の管理ミス

実在庫の管理体制がずさんな場合、管理していた商品が紛失してしまう可能性も。

商品の置き場を定めることや、管理場所の整理整頓をすることが、このようなミスを未然に防ぐことに繋がります。

また、業務に必要な場合に社員が社外へと在庫の中から持ち出す場合や、実地棚卸の間で破棄する場合の管理も大切です。

持ち出す際、廃棄する際にも管理ルールを徹底するようにしましょう。

仕入れミス

仕入れの際の発注業務や、仕入れ先によるミスで棚卸差異が発生する場合もあります。

  • 発注したい商品を違うものを注文してしまっていた
  • 伝票に記載されている納品数と、実際の納品数が合っていない

これらのミスを防ぐには、納品時の検品業務をしっかりと行うことが大切です。

棚卸差異による影響

棚卸差異の発生によって、具体的に起こり得る影響についても確認してみましょう。

過剰在庫の原因

帳簿上では発注をかける在庫数を切ったと判断して、商品を発注する。

しかし、実は棚卸差異が発生していて「実在庫の数は十分なのに余分に商品を発注してしまった」という失敗をまねく恐れがあります。

過剰在庫は商品の鮮度や価値を低下させる場合もあるので、会社の損失にも直接繋がりかねません。

顧客への対応が遅れる

顧客から発注があった際に、帳簿上で確認して受注をする。

しかし、実際に実在庫の確認を行ったら「受注した数に足りていない」ということが起こる可能性もあります。

これは顧客の信頼を失うことに直結する恐れがあるので、必ず対策をしたい事柄です。

生産性の低下を引き起こす

棚卸差異の原因究明や、在庫不足による納期調整などにより業務が滞ってしまうことも想定されます。

それによって生産性が低下し、会社の損失・顧客の信頼度低下に繋がる可能性もあります。

棚卸差異の許容範囲

棚卸差異率の発生における許容範囲は、一般的に5%とされています。

しかし、頻繁に差異が続く・許容範囲を超えてくる場合には必ず改善が必要です。

棚卸差異が大きい場合の対処法

棚卸差異が大きい場合の対処法

棚卸差異の原因や棚卸差異が及ぼす影響について紹介してきました。

ここからは、具体的に棚卸差異が大きい場合にはどのような対処方法をとって改善を図れば良いのかを解説していきます。

店舗管理システムの導入

スキャナやバーコードを用いた在庫管理のシステムを導入することで、ミスを減らして効率よく在庫管理を実施できます。

大量の商品管理は、時間と人員、さらにコストの増加にも繋がります。

多くの人員を抱える企業では、多店舗にも対応できる店舗管理システムで、棚卸差異の発生を抑制する対策をとることがおすすめです。

店舗管理システムの導入によって、会社全体の利益・業務効率化を図ることができるでしょう。

ルールの見直し

棚卸をする頻度をなるべく短期間で行うように改善することで、棚卸差異のリスクを軽減することもできます。

棚卸差異を未然に防ぐためのルールの設定も有効的ですが、棚卸差異報告書の活用もおすすめです。

棚卸差異報告書の作成により、在庫管理体制を見直していけば、将来的に差異率を下げることに繋がるでしょう。

しかし、報告書を用いた在庫管理体制の見直しには時間がかかる上に、途中で担当社員が変わる場合などの引継ぎ業務が大変なことがデメリットとして挙げられます。

アウトソーシングの活用

自社で実地棚卸を行い、棚卸差異の減少を目指しても限界がある場合もあるでしょう。

そんなときは、在庫管理のプロに外部委託してしまうのも手です。

アウトソーシングを活用して、プロの目線で改善点や効率化を提案してもらえば、在庫管理によるミスや損失の防止を実現することができるかもしれません。

まとめ

今回は店舗管理業務の中で、課題となり得る棚卸差異について解説しました。

在庫管理体制の改善のために、棚卸差異の原因や影響について理解し、自社にあったシステムの導入やルールの改善を行いましょう。

大幅な棚卸差異率や長期的な棚卸差異の発生は、会社の損失に直接繋がるため早めの対策がおすすめです。