棚卸し作業は在庫管理に関わる重要な業務ですが、「手作業だと時間がかかる」「ミスが多い」などの課題を感じている方は多いのではないでしょうか。
そんな棚卸し作業の負担やミスを減らすにはハンディーターミナルの活用がおすすめです。バーコードを読み取るだけで、正確かつスピーディーに在庫情報を記録・管理できます。
本記事ではハンディーターミナルを活用した棚卸しのメリットや手順、ハンディーターミナルの基本的な使い方などを解説します。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
棚卸しとは？
棚卸しとは、企業が保有する商品の在庫状況を点検する作業のことです。在庫数や商品の状態（破損、劣化の有無など）をチェックします。
多くの企業では、棚卸しは一年に一度、決算の時期に実施されます。しかし企業によってはより徹底した在庫管理のため、または不正防止のために、月ごとや四半期ごとに実施するケースもあります。
いずれにしても定期的な棚卸しは、在庫の過不足を防ぎ、効率よく資源を管理するために欠かせません。
棚卸しの目的
棚卸しの目的をさらに解説します。
帳簿上のデータと実際の在庫数量を照合するため
棚卸しには、倉庫や店舗内にある在庫の数量が帳簿上のデータと一致するかを確認する目的があります。実際の在庫数量とデータの差異を調べることで、不正な持ち出しや商品の紛失、記録ミスなどを早期に発見したり、防いだりすることができます。
また、万が一差異が生じていた場合は日頃の在庫管理における問題点を洗い出すことで、改善策を考えるきっかけにもなります。
在庫品の状態や品質を調べるため
棚卸しには在庫品の数量だけではなく、状態や品質をチェックする目的もあります。例えば賞味期限切れの商品や破損・汚損がある商品などを棚卸しのタイミングで把握することで、顧客に不良在庫が渡ってしまうトラブルを防ぎ、サービスの質が向上します。さらに、商品の保管方法を改めることで、将来的な損失リスクの低減が可能です。
棚卸し業務については、下記のコラムもご覧ください。
>>在庫管理の棚卸し業務とは？目的やタイミング・やり方を解説
ハンディーターミナルを活用した棚卸しのメリット
棚卸しにハンディーターミナルを活用することで、以下のようなメリットを得られます。
入力ミスや漏れが減る
ハンディーターミナルでバーコードをスキャンすると、在庫情報が直接かつリアルタイムにパソコンなどに入力されます。これにより手書きや手入力の場合と比較して入力ミスや記録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを大幅に削減できます。
作業を効率化できる
商品のバーコードをスキャンするだけで在庫情報の読み取り・登録が完了するため、手作業に比べて作業効率が大幅に向上します。加えてデータの集計も自動的にされるため、集計作業もスピーディーに完了します。
バーコード1つでさまざまな情報を管理できる
在庫に貼付されているバーコードには以下のような多数の情報が紐づけられています。
- 商品名
- 品番
- エリア情報
- ロット番号
- 生産情報
- 消費期限・有効期限 など
以上の詳細な情報を、ハンディーターミナルでスキャンするだけで一括で取得できることから、在庫状況の把握がより正確かつ容易になります。
バーコードについては作成方法など、こちらで詳しく解説しています。是非ご覧ください。
先入れ先出し管理ができる
前述の通り在庫のバーコードには、消費期限や有効期限などの期限に関する情報が紐づけられています。ハンディーターミナルを使うことで先入れ先出し管理をしやすくなることから、在庫の劣化や廃棄のリスクを減らすことが可能です。
ハンディーターミナルの基本的な使い方
続いてハンディーターミナルの基本的な使い方を解説します。
電源を入れる
ハンディーターミナルを使用する前に、まず電源ボタンを長押しして本体を起動させます。
電源ボタンの位置は機種によって異なるものの、多くの場合、本体の側面や上部にあります。
また、自動的に電源の切り替えができる機種もあるため、オンオフの手間を省きたい場合は機種を選ぶ際にチェックしてください。
画面を操作する
画面の操作方法は大きく2つあります。一つはボタンを押して操作する方法、もう一つは指やスタイラスペンを使いタッチパネルで操作する方法です。
いずれの場合も使用するアプリや機能を選び、手順に従って操作を進めましょう。
データを入力する
前述の通りデータ入力はバーコードを読み取ることで自動的に行われます。スキャンボタンを押しながら、本体の上部に備わっているバーコードリーダーをバーコードにかざしてください。
バーコードに紐づいていない情報は追加で手入力します。その際は画面上のキーボードや外付けキーボードなどを使いましょう。
データを送信する
入力が完了したデータは、確認後にWi-Fiやモバイル回線、USB接続などを通じて連携しているシステムに送信します。多くの機種はリアルタイムでデータがサーバーに反映されたり、他の従業員が持つハンディーターミナルに共有されたりするため、作業効率の向上につながります。
ハンディーターミナルを使用した棚卸しの手順
続いてハンディーターミナルを使用した棚卸しの方法を解説します。
バーコードを貼付する
ハンディーターミナルを導入したばかりの時期は、事前準備として在庫にバーコードを貼付する作業が必要になります。
もしくは棚卸し中にバーコードがない在庫を見つけた場合、その時点でバーコードを貼り付けます。
バーコードは在庫そのもの以外に、棚やコンテナに貼付するケースもあります。貼付の手間や、どの程度徹底した管理が必要かなどを考慮した上で貼付する場所を決定します。
バーコードを読み取り、画面上の商品名を確認する
ハンディーターミナルでバーコードを読み取ります。すると画面上に商品名が表示されるので実物と照合し、ロット番号や期限などを確認します。
在庫の数量を入力する
実物とデータの一致が確認できたら在庫の数量を入力します。
その後はすべての在庫を読み取り、数量の入力が完了するまで同様の流れを繰り返します。
全在庫分の数量入力が完了したら、改めてデータを確認した後にシステムへ送信しましょう。
ハンディーターミナルの選び方
最後に、ハンディーターミナルの選び方を解説します。
ハンディーターミナルには多様な機種があるため、自社の予算や目的に合わせて最適な一台を選びましょう。
扱いやすさ
ハンディーターミナルを導入して棚卸し作業の効率を向上させるためには、扱いやすさは欠かせません。ハンディーターミナルの扱いに手間取ってしまっては導入が逆効果になってしまいます。
- バーコードの読み取りやすさ
- 画面の見やすさ
- 操作性（ボタンやキーボードの押しやすさなど）
- 有線タイプor無線タイプ
- 連続利用可能時間
- 通信速度
以上のポイントをチェックし、自社に必要な機能や性能の優先順位をつけて導入する一台を選びましょう。
耐久性
業務が中断したり、買い替えのコストが発生したりするリスクを減らすためには、なるべく耐久性に優れる機種を選びたいところです。特に落下耐性や防水機能は重点的にチェックし、必要と感じたら備わっているものを選びましょう。
サポート体制
導入する機種によっては、企業によるサポートを受けられる場合があります。本体がエラーを起こしてしまった時や、故障してしまった時などに対応してもらえるので、ハンディーターミナルの導入が初めての場合は丁寧なサポートが受けられる企業の製品を選ぶと安心です。
まとめ
本記事ではハンディーターミナルを活用した棚卸しのメリットや手順、ハンディーターミナルの基本的な使い方などを解説しました。
ハンディーターミナルを使用すれば、バーコードを読み取るだけで、正確かつスピーディーに棚卸し作業を進めることができます。作業効率が上がり、ミスも減らせるので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？
近畿システムサービスの店舗管理システムは、DENSO製及びKEYENCE製のハンディーターミナルとの接続機能を標準で搭載しているため、スムーズにハンディーターミナルを導入できます。ハンディーターミナルを使用した棚卸しや仕入れデータの取り込みにも対応しており、棚卸し作業の効率化を図れます。
パソコン1台からの導入が可能で、売上・仕入・在庫・棚卸管理だけでなく、顧客・売掛・発注管理等も必要に応じて後からの拡張も可能です。なお各機能は1店舗から複数店舗まで管理が可能です。
店舗管理、棚卸し業務でお悩みの方は是非ご相談ください。
