工程管理表は業務工程を明らかにし、業務の適正化や効率化に活用できるツールです。
さまざまな業種で利用できるため、これからチームに導入しようと考えている方もいるのではないでしょうか。
今回は、工程管理表の5つの種類をご紹介し、作成と活用の方法を解説します。
また、工程管理をはじめとする生産管理に役立つシステムもご紹介しているので、業務改善をお考えの方はぜひ最後までご覧ください。
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工程管理表とは
工程管理表とは、プロジェクトの作業工程を可視化し、進捗や担当、期限を管理するための表です。製造業や建築業、IT業界など、さまざまな業界で活用されています。
工程管理では、納期だけでなく品質やコストなど製造のさまざまな要素を最適化します。
一般的に工程管理表とは、スケジュールの進捗を管理する目的で使用されることが多いですが、品質やコストの管理まで含めた場合もあります。
工程管理について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
＞＞工程管理とは？生産管理との違いやシステムを導入するメリットを解説
工程管理表のメリット
工程管理表の導入でプロジェクトの工程が明確になると、業務の最適化や効率化につながります。ここでは、工程管理表の具体的なメリットを3つご紹介します。
納期の遅延や抜け漏れを予防できる
プロジェクトではさまざまな工程が発生し、各工程を複数人で分担しておこなうこともあります。プロジェクトの規模が大きくなるほど、工程が増えて複雑化するのが一般的です。
プロジェクトの完了に至るまでの各工程を細分化し、どのような業務をいつまでにおこなえばよいのかを明確にすることで、納期の遅延や業務の抜け漏れを防止できます。
タスクを管理しやすくなる
工程管理表で業務工程の内容や進捗が可視化されると、プロジェクトメンバー全員がタスクの状況を把握できるようになります。リーダーが人員を割り振るときや、メンバー同士でタスクを分担するときにも役に立ちます。
また、万が一進捗が予定通りに進まなかった場合も、プロジェクトの全体像を把握していれば、他の工程で遅れを取り戻す、納期を改めるなどの調整をおこないやすくなるでしょう。
作業を効率化できる
工程管理表によってプロジェクト全体の業務が明らかになり、重複など削減すべき工程や人員が一目でわかります。工程や人員配置を見直すと、作業を効率化できます。
作業を効率化してバッファが生まれれば、後回しになっていた他の業務にも着手できたり、新たな業務を生み出せたり、企業の活性化につながる可能性もあります。
工程管理表の種類
工程管理表には主に5種類あり、それぞれ目的や要素が異なります。
| 種類 | 特徴 |
| バーチャート工程表 | 各作業の開始日と終了日を把握できる |
| ガントチャート工程表 | バーチャートに各作業の進捗率を加えたもの |
| グラフ式工程表 | 各作業の進捗を曲線グラフで表したもの |
| 工程管理曲線 | プロジェクト全体の進捗を計画と比較できる |
| ネットワーク式工程表 | 作業間の関連性を表したもの |
一般的には、バーチャート工程表やガントチャート工程表が用いられるケースが多いですが、企業や業種によってはそれ以外の形式が適しているケースもあります。
各種類の工程管理表について、詳しく説明します。
バーチャート工程表
バーチャートは、作業工程やタスクの進行計画をグラフで表した、最もスタンダードで汎用性の高い工程表です。縦軸に作業内容、横軸に時間を配置し、各作業の開始時期や期間を視覚的に把握できます。
全体のスケジュールがすぐにわかり、建築業界の施工管理からIT業界のWebコンテンツ作成まで幅広いシーンで活用されています。
作業同士の関係性がわかりにくいため、色分けや備考欄などを活用して補足する必要があります。
ガントチャート工程表
ガントチャートは、プロジェクトや業務の進行状況をグラフで表した工程表です。
基本的な要素はバーチャートと同じですが、ガントチャートでは進捗率も把握できます。
作業の進捗率を把握したい場合に適していて、製造ラインの効率化などで用いられますが、バーチャートと同様に、作業同士の関係性が把握しにくいというデメリットもあります。
工程が多いほど情報量も増えるため、複雑なプロジェクトにはあまり向いていません。
ガントチャートについて詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
＞＞ガントチャートとは？WBSとの違いや作成するメリットをわかりやすく解説
グラフ式工程表
グラフ式工程表では、縦軸に進捗、横軸に日時を配置した曲線グラフによって進捗を把握できます。
各作業の進捗度合いと、作業同士の関係性がわかるのが特徴です。特定の作業が遅れた場合、他の作業にどのような影響を及ぼすのかを把握できます。
ソフトウェア開発など、規模の大きいプロジェクトに適した工程管理表です。
ただし、各作業の詳細な進捗管理はできないため、スケジュール管理をするならバーチャートやガントチャートと併用するとよいでしょう。
工程管理曲線
工程管理曲線は、縦軸に進捗または金額・数量の出来高、横軸に時間を配置した工程管理表です。
グラフに描かれた上方・下方許容限界曲線と、実際の進捗を比較します。例えば、進捗が下方許容限界曲線よりも下回っている場合は、計画よりも大幅に遅れているため、納期の調整が必要であることがわかります。
建設プロジェクトなどで活用され、プロジェクト全体の進捗を計画と比較し、遅延や前倒しを早期に発見できます。
あくまで全体の進捗を把握するのが目的で、各工程の詳細な進捗までは確認できません。
ネットワーク式工程表
ネットワーク式工程表は、作業の流れを円と矢印で示し、各作業にかかる日数と関連を示したものです。
プロジェクトの全体像が一目でわかり、「同時進行できる業務は何か」「どの順番で業務を進めたら効率的か」などを判断する際に役立ちます。
製品開発など、工程数や関連部門の多いプロジェクトに向いている工程管理表です。
デメリットとしては、作成や管理に高度な知識が求められる、各作業の進捗が把握しにくいなどがあります。
工程管理表の作成・活用方法
ここからは、工程管理表の作成から活用までの手順を解説します。今回解説するのは、工程管理表のなかで最もスタンダードなバーチャートの場合の作成・活用方法です。
1.作業工程を分ける
まずは、作業工程を正確に分けます。実際に業務をおこなうメンバーからヒアリングするなどの方法で、作業工程を一通り洗い出しましょう。
工程を分ける作業がしっかりできていないと、工程管理表が機能しないため、できる限り現状に即した区分けを心がけてください。
2.工程別に期間と担当者を決定する
工程一つひとつに、期間と担当者を割り当てます。
トラブルなどにより業務が滞ることもあるため、期間は少し余裕を持って設定しましょう。
期間と担当者が決まったら、無理のないスケジュールか、特定のメンバーに業務が偏っていないかなどを確認します。
工程管理表がある程度形になったら、メンバーに共有します。スケジュールの実現性や、工程管理表の見やすさを各自で確認し、意見をまとめて工程管理表に反映させます。
3.進捗に合わせて更新する
工程管理表が完成したら、業務を進めていきます。
作業の進捗に合わせて「進行中」「完了」などステータスを変えたり、納期や担当に変更がある場合は反映させたりと、実際の状況に合わせて工程管理表を更新していきます。
工程管理表はExcelとシステムどちらがよい？
工程管理表は、進捗に合わせて更新していくものなので、できれば紙ではなくExcelやシステムなどのデジタル媒体で管理しましょう。
では、Excelの工程管理表とシステムの工程管理表、それぞれにどのような特徴があるかを解説します。
Excelの工程管理表
Excelは多くの人に馴染みがあり、特別な知識がなくても誰でも操作できるメリットがあります。
また、インターネットで公開されているテンプレートを活用すれば、簡単に工程管理表を作成できます。クラウドにアップして、共同編集も可能です。
ただし、Excelの工程管理表は数式やマクロが組まれているため、入力ミスによりファイルにエラーが起こりやすい傾向があります。
システムの工程管理表
システムを使った工程管理表は、工程管理に特化した仕様になっています。
ボタン1つで簡単に操作でき、Excelのような入力ミスやエラーの心配がありません。
さらに、見積書などの外部データと連携し、工程を自動作成するなど、より効率的に工程管理表を活用できる機能が搭載されているシステムも多いです。
工程管理に生産管理システムという選択肢
工程管理をおこなうために、生産管理システムを導入するという選択肢もあります。
最後に、生産管理システムの主な機能と導入のメリットをご紹介します。
生産管理システムの主な機能
生産管理システムは工程管理を含め、販売管理や在庫管理、原価管理など、生産管理業務に関わるさまざまな業務を一元管理するシステムです。
例えば、売上データと連動して在庫管理をおこなう、資材や部品の調達計画を立てて発注をサポートするなど、生産管理業務の効率化を実現します。
工程管理ができる生産管理システムもあり、例えば生産機械ごとや人員ごとの負荷状況を照会し、進捗の遅れや負荷の偏りを発見する機能などがあります。
生産管理システム導入のメリット
生産管理システムを導入することで作業工程ごとの業務量が明らかになり、業務負担の不均衡が解消できます。
工程管理以外にも、余剰在庫や欠品を防ぐ、適切な経営戦略を立てるなど、さまざまな生産管理を適正化、効率化し、利益率の向上を図れます。
生産管理システムは導入時にコストがかかりますが、システムによる恩恵を考えると、初期費用は十分に回収できると言えるでしょう。
生産管理システムについて詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
まとめ
工程管理表は作業工程を可視化し、主に進捗管理のために活用されます。
正確な進捗管理のためには、状況をリアルタイムで工程管理表に反映させる必要があるため、デジタルで管理するのがおすすめです。特にシステムを使用すれば、工程管理の効率化に役立ちます。
近畿システムサービスの生産管理システム「すごうで工場長」は、中小企業の機械加工製品製造業様に特化した生産管理システムです。
工程の予定登録はドラッグ&ドロップで簡単に操作でき、機械ごと、人員ごとに負荷状況の照会をおこなえます。
その他にも、見積入力から受注入力、原価管理など、生産管理業務を効率化する機能を多数搭載。
リーズナブルで比較的導入しやすいシステムのため、生産管理による利益アップを図りたい企業様は、一度検討してみてはいかがでしょうか。下記お問い合わせフォームより、お気軽にご連絡ください。
