2021.07.29
デジライター

手書きの文字をデータ化するには?便利なOCRやスキャンサービスを活用しよう

ファイル

OCRは「光学文字認識」の英単語の略で、文字を抽出し、テキストデータに変換するソフトや仕組みのことです。

日本では、1968年よりOCRの国産機器が開発されました。

元々は大型の機器でしたが、近年はソフトウェア化やスマホアプリなどの小型化が進み、個人でも利用できるOCRサービスが増加しています。

業務の効率化や保管のしやすさからも、文書のデジタル化は年々求められていますね。

今回は、OCRサービスを含め、手書きの文字をスキャンしデータ化する方法やメリットをご紹介します。

近畿システムサービス管理部

近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。

手書きの文字をデータ化する方法

手書きの文字をデータ化するには、自分で入力する方法と、各種サービスを使用する方法があります。

各種サービスを利用する場合には、アプリやウェブサービスを活用する方法か、専門業者に依頼する方法を選ぶことが可能です。

それぞれ見ていきましょう。

手書きの文字を自力で入力する

最も典型的な方法は、手書きの書類を見ながら、文書作成ソフトや専用システムに直接入力し、データとして保存することです。

書類を目視で確認して入力するため、正確性は高いといえますが、時間と労力が必要です。
担当者のタイピングスキルや使用するソフトの習熟度によって、作業に必要な時間も左右されます。

また、文書の体裁を整える必要がある場合は、デザインスキルも必要です。

OCRアプリ

OCRアプリは、データ化したい文書をスマホ内蔵のカメラで撮影することで、テキストをデータにすることが可能です。

自動的に手書きの文字を読み取ってくれるため、自分で入力する手間が省けます。

無料で使用できるアプリもあり、導入しやすいのも特徴です。

また、撮影からデータ化までスマホ内で完結できるメリットがあります。

ただし、撮影した文書の状態によっては読み取りの精度が落ちる場合があるため、修正作業が必要になるかもしれません。

アプリに応じて保存形式や保存方法が異なりますので、テキスト編集を行いたいか、PDF形式で保存したいのか、用途や使用する状況を明確にして選んでみてください。

専門業者に依頼する

正確性や完成度の高いデータに仕上げたい場合は、OCR専門の代行業者に依頼するのがおすすめです。

専門スタッフが作業してくれるため、人の目による確認ができ正確な修正や編集作業が可能です。

文書が大量であるほど、作業コストを減らすことができます。

ただし、専門業者への依頼は高額になる場合も多いです。

他に代替方法はないか比較し、専門業者に依頼することで業務効率が上がるのかを検討して、予算に合わせて選ぶ必要があります。

ウェブサービスを利用

近年では、オンライン上で文書をスキャンしデータ化できるサービスも増えています。

サービスを利用する際に、ほとんどの場合はアカウントの登録が必要になります。

登録したアカウントでログインし、カメラやスキャナなどで取り込んでおいた手書き文書の画像をサービス提供サイトにアップロードすると、自動的に文字部分をデータ化してくれます。

パソコン上で操作することで、読み取った手書き文字を使用したいソフトにその場で貼り付けることや、パソコン上の任意の場所に保存することが可能です。

アプリ同様、可能な保存形式や保存方法、機能が異なりますので、テキスト編集を行いたいか、どのソフトを使用したいのかなど条件を明確にして選んでみてください。

一部のサービスでは、個人情報保護の観点からデータ漏洩対策をしており、アップロードしたデータを一定時間後に自動削除するなどしています。

手書き文字をデータ化する「OCR」のメリット

キーボードを操作する手

では、OCRを実際に活用した場合の2つのメリットをお伝えします。

 

簡単に情報を電子化できる

OCRサービスを活用すれば、1つずつ自分で入力するよりも、短時間で文書をデータ化することができます。

修正の可能性を考えても、自分で入力するより早く、簡単です。

また、データとして保存できるため、データのみ保管する、という選択ができます。

スキャンした文書が万が一紛失しても安心ですし、紙の劣化などを心配する必要がありません。

電子化で業務改善できる

文字をデータ化することによって、テキストやキーワードによる検索が可能です。

数年前の資料でもすぐに探すことができるため、業務の時間短縮につながります。

データになることでオンラインでの共有も可能です。

リモートワークや災害時など、書類を持ち出すことなく自宅に居ながら必要なデータにアクセスすることができます。

OCRアプリ・ウェブサービスを利用するなら

PCとスマホを操作する男性

それでは、どのようなOCRサービスを使用するとよいのでしょうか。
選ぶポイントをお伝えします。

利用目的に合わせて選ぶ

まずは、保存したいファイル形式を考えましょう。

文書のテキストを抽出し、編集したり、検索したりしたい場合は、編集できるテキスト形式で保存できるサービスが最適です。

中には、Word文書、PowerPoint形式で保存できるアプリやサービスもありますので、編集に使用するソフトに合わせて、選びましょう。

文字の編集が不要で、データでの保管のみできればよい場合は、PDF形式やJPEG形式の保存でも大丈夫です。

サービス内容を比較して選ぶ

利用目的以外にも、誰と使うか、どこで作業するか、などを考慮して選ぶとよいでしょう。

スキャンした文書の保存先としてオンラインストレージやクラウドを指定できると、アップロードする手間が必要なく共有するのに便利です。

汚れの修正や明るさ調整などの編集ができるものや、複数枚で一組のデータになるページ結合機能があるサービスなどがあります。

無料版で試してみる

はじめてOCRサービスを活用する人は、まずは無料アプリやウェブサービスから試してみてください。

有料サービスでも、無料版を用意しているサービスもあります。

実際にスキャンや、保存をおこなってみることで、操作のしやすさや実際にかかる時間も分かるため、いくつか試してみることをお勧めします。

まとめ

OCRを活用することで、簡単に手書きの文字をスキャンしてデータ化し、業務効率化につながることをご紹介しました。

OCRはスマホアプリやウェブサービスで利用でき、保存形式や編集機能の有無などサービスによって様々なため、目的に応じて選んでみてください。