2019.02.01
デジライター

電子カルテを導入する時の大変なところとは?

近年、注目度が上昇している電子カルテは、特に新規開業した医療施設によく導入されています。
導入がされる背景には、電子カルテを活用する利点が大きい事が挙げられます。
ですが、新規開業ならまだしも、以前から紙カルテを活用している医療施設では、なかなか導入が進んでいない為、普及されている状況とは言い難いです。
ここでは、電子カルテを導入するにあたって大変なところをご紹介します。

電子カルテとは

そもそもカルテとは、患者さんの診察内容や診断結果、処方薬や経過について記載したものを指します。
従来は、そういった記録は紙に記載して保管していたのですが、電子カルテでは、パソコンやタブレットなどを用いて情報をカルテに記載し、それらを電子的なデータとして保存しています。
データはデータベースに保存される為、紙カルテと異なり、年数とともに物理的な保管スペースを圧迫する心配はありません。

電子カルテの利点

電子カルテを導入する事で、先述したようにデータはデータベースに保存されますので、データの共有が容易に可能になります。
定期的なメンテナンスは必要ですが、紙カルテならではの問題として、紛失の危険性や探す手間が掛かるなどのトラブルを回避する事ができます。
また、電子カルテには、紹介状や診断書などの作成、処方の要請や会計のスムーズ化など、管理業務も含めたあらゆる業務が能率化される利点があります。
なおかつ、人によって異なる筆跡をわざわざ解読する必要がなくなるなど、伝達ミスも防げるようになります。
予約システムなどの他のシステムと連携できれば、多様な扱いができる事もあって、電子カルテの導入利点は非常に大きいのです。

導入前の大変なところ

ですが、電子カルテにはなにも利点だけがある訳ではなく、実際に導入前も後も大変なところが幾つかあります。
以下では、電子カルテ導入前の大変なところを見ていきます。

スタッフの理解を得る

新規開業ならまだしも、以前から紙カルテを活用している場合には、スタッフの理解を得なければなりません。
スタッフの中には、パソコンやタブレットなどの電子的な機器の扱いを苦手としている方もいるかもしれませんし、ワークフローが180度変わるので、その事に対する反発もあるかもしれません。
スタッフの理解を得るには大変かもしれませんが、非協力的のままであると、導入後は殊更に大変な事になるかもしれないです。
その為、導入目的の説明など、スタッフが協力的になるように理解を得られる努力をしましょう。

電子カルテの選定

様々な企業が特徴的な電子カルテを開発している為、その中から最適なものを選定しなければなりません。
基本的な機能は共通化されているものの、企業によっては特徴的な機能が備わっている電子カルテがよくあります。
その為、まずは現状の問題を洗い出してから導入目的を明確にし、それに沿った機能を備える電子カルテを選定するのが望ましいです。
大変な事かもしれませんが、コストはそれ相応に掛かりますし、導入後に思ったより能率化できてない、という事態を避ける為には、電子カルテの選定には思いっきり時間を掛けましょう。

費用の勘定

電子カルテを導入するにあたって、初期費用や運用コストをきちんと勘定に入れなければなりません。
いくらか人件費は削減できますが、導入する際には、パソコンやタブレットなどの機器端末も揃えなければなりませんし、大事な患者さんの情報を取り扱う為、セキュリティ費用も必要となるでしょう。
その為、導入前には初期費用だけでなく、きちんとランニングコストも勘定に入れる事が大事になります。

マスタの設定

マスタの設定は、導入時に最も大事な作業とされています。
電子カルテを提供する企業がヒアリングを行った上で基本マスタの作成を行ってくれる為、頻度の高い病名や処方薬の一覧、診察パターンに合わせた処方のセット化などの登録を、協力して行っていく事になります。
その過程で、テストを重ねつつ操作習得の研修なども行っていきます。

導入後の大変なところ

ワークフローの見直し

新規開業であれば特に混乱が起きないかもしれませんが、紙カルテから電子カルテに移行した場合、ワークフローは一気に変わります。
スタッフは戸惑うかもしれないので、スタッフの意見にも斟酌しながら、電子カルテに慣れてもらう為にも、大変かもしれませんが働きやすいワークフローを策定しましょう。

システムダウンの恐れ

電子カルテは電子機器を用いたシステムである為、何かしらが原因でシステムダウンしてしまったら、復旧するまで使用できないという大変な事態が発生してしまいます。
ダウンの影響で患者さんのデータが削除されてしまう恐れもあるので、常にバックアップを取る事は必要になるでしょう。
データベースをクラウド化したり、予備のサーバーや端末などシステムダウンに備えた対策は講じておきましょう。

まとめ

電子カルテは、導入すると大きな利点がある反面、大変な事が幾つかあります。
ですので、導入する際には、上述したような大変なところについても吟味しましょう。
電子カルテに限った話ではありませんが、利点は大変な事をきちんと処理すればこそ享受できるものなので、ぜひ参考にしていただきたいです。

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