最近は、あらゆる情報をデータ化し、パソコン内やクラウド上で管理を行っています。
これらの情報をシステム化し、いつでも必要な情報をチェックできるようにすれば、マーケティングにつなげたり顧客満足度を高めたりすることも可能です。
今回は、数ある管理システムの中から、飲食店におすすめの予約管理システムについて紹介します。
予約管理システムの導入を迷っていた飲食店やシステムの見直しを検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
予約管理システムとは
予約管理システムとは、スマホやタブレット、電話などさまざまな媒体から行われるお店への予約を管理するシステムのことです。
予約管理システムを導入すれば、予約や予約に関する問い合わせにかかる時間を省けたり、予約情報の管理が簡単に行えたりするでしょう。
また、時間や席を確保するだけでなく、決済管理を搭載したシステムもあります。
その他に、来店したお客様のデータを集計したり、顧客台帳を作ったりすることも可能です。
予約システムの機能
予約管理システムの紹介で、少し説明しましたが、具体的にどういった機能があるのかを詳しく見ていきましょう。
電話連携(CTI)
電話との連携をしておけば、着信時にお客様のデータが表示され、受け付けや予約がスムーズに行えるようになります。
電話口でお客様を待たせることも少なくなり、いつも利用してくださっているお客様であることがすぐにわかれば、説明を省いたりいつも利用してくれていることに対して感謝を述べたりすることも可能です。
そうすれば、顧客満足度もアップしてお店の評判も良くなるでしょう。
多店舗管理
飲食店の中には、多店舗経営しているケースもあります。
店舗ごとのシステムだと、店舗全体を把握するのは難しくなりチェックに手間もかかるでしょう。
そういった場合には、多店舗管理機能を導入することで、各店舗の予約状況を確認できるようになります。
またお客様は、公式サイトから各店舗の予約が可能になり、満員など予約状況によっては系列店を選んでもらうことも可能です。
結果的には、他のお店への流出を防ぎ、系列店を利用してもらうことにつながるでしょう。
テーブル管理
予約管理システムを使えば、空席をすぐに見つけることも予約席かどうかをチェックすることもすぐにできます。
あらかじめ対応可能人数などをセットしておけば、あと何人受け入れできるかの確認も簡単でしょう。
テーブル管理機能を使えば、効率的なテーブル管理ができるだけでなく、テーブル管理に慣れていないスタッフであってもスムーズに予約を取ることが可能です。
POS連携
POSとは販売時点情報管理のことで、料金の計算だけでなく、利用時間や購入した商品などの情報を管理します。
このPOSと連携させれば、注文履歴や会計金額の把握、お客様の嗜好の把握、テーブル状況の確認などが行えるようになるでしょう。
そうすることで、お客様のオーダーに瞬時に対応しやすくなり、回転率アップにもつなげられます。
決済機能
予約と同時に決済も行える機能のことです。
クレジットカード情報を入力するだけで決済が完了するため、会計の手間を省けるでしょう。
会計の手間を省けるということは、お客様を会計で待たせることも減るため、回転率アップにもつながります。
また事前決済しておくことで、キャンセル防止につながったり料金未回収のリスクを軽減したりできるでしょう。
予約管理システム導入のメリット
予約管理システムやその機能について紹介しましたが、予約管理システムを導入することで、どんなメリットがあるのでしょうか。
主なメリットは3つです。
24時間予約受付可能になる
たとえば、電話対応による予約であれば、対応するためにスタッフを配置しておかなければなりません。
予約管理システムを導入することにより、スマホやパソコン、タブレット端末などで予約ができるようになるため、基本的には24時間予約受付が可能になります。
また、お店が開いている時間帯に予約の連絡をしなくても良いため、お客様の都合に合わせて予約できるようになるでしょう。
業務の手間を省ける
予約管理システムを導入すれば、システムが予約状況の管理をしてくれるため、予約受付や予約の調整のためだけにスタッフを配置する必要がなくなります。
予約受付時の聞き間違いやダブルブッキングなども防げるでしょう。
スタッフは、その分違う作業ができるようになるため、結果的に予約管理にかかる業務の手間が省けるはずです。
集客に活用できる
予約管理システムで収集したデータをもとに、集客につながるイベントを企画したりお客様が求めているものを見出したりすることも可能になります。
またデータ分析をすることで、今後の売上アップやコスト削減につなげるためのマーケティング戦略も立てられるでしょう。
予約管理システムを選ぶ時に考えること
ここまで紹介した予約管理システムは、さまざまな種類があります。
そこで最後に、予約管理システムを選ぶ際に考えるポイントについて見ていきましょう。
運用費用
予約管理システムの導入には費用がかかります。
予約管理システムに含まれる機能に応じて、月額料金が異なるのが一般的です。
お店独自のシステムを構築しており、そのシステムと連携させたいとなると、オリジナルの予約管理システム作らなければならいケースもあるでしょう。
そうなると、システム開発にさらなる必要がかかります。
まずは、予算をどれくらいにするのか、どんな機能を必要とするのかを考えてみると良いでしょう。
欲しい機能があるか
予約管理システムを開発している会社は数多くあり、会社によって搭載されている機能が違います。
口コミが良いからといって、ある会社の予約管理システムを導入したものの、自分のお店ではあまり使わない機能ばかり含まれていては、費用ももったいなく意味がありません。
必要な機能があるかどうかのチェックは必ず行いましょう。
サポートが充実しているか
新しいシステムを導入すると、どうしてもわからないことが出てきます。
その時にどんなサポートをしてくれるのか、また丁寧な対応をしてくれるのかのチェックも重要です。
困った時に迅速に対応してくれないシステム会社だと、お店側が困るだけでなくお客様にも迷惑をかけてしまうため注意しましょう。
外部サービスとの連携
LINE（ライン）やFacebook（フェイスブック）、外部の予約サイトなど外部サービスとの連携が可能かどうかをチェックしてください。
お客様はお店の公式サイトから予約することもありますが、ポイントの加算や利便性が高いなどの理由から、外部サービスを利用して予約することもあります。
さまざまな方向からアクセスできれば、それだけ目につく機会も増え、集客につながるでしょう。
まとめ
今後、飲食店において予約管理システムは、重要なツールとなることをわかっていただけたと思います。
業務効率をアップさせるだけでなく、集めた情報を分析することによって集客にもつながるでしょう。
ただ、予約管理システムにはさまざまな種類があるため、自分のお店にはどのタイプのシステムが合っているのかをしっかり吟味した上で、導入してください。
