店舗運営の効率化やDX推進を目的に、店舗管理システムの導入を検討している企業が増えています。しかし、「本当に自社に必要なのか」「導入コストに見合う効果が得られるのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
店舗管理システムの導入を検討する際に重要になってくるのが、デメリットを差し引いてでも、現在抱えている問題を解決できるだけのメリットがあるのかどうかです。
そこで本記事では、店舗管理システムの概要をはじめ、導入によって得られるメリット・デメリット、導入方法、選び方のポイントなどを詳しく解説します。店舗運営の改善や業務効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
店舗管理システムとは？
店舗管理システムとは、売上・在庫・勤怠・シフト・契約情報などを一元管理し、効率的な店舗運営を支援するシステムです。
よく「POSシステム」や「在庫管理システム」と混同されますが、POSシステムはレジ機能を中心とした仕組み、在庫管理システムは商品の在庫を管理する機能を指します。
一方で店舗管理システムは、POSや在庫管理など複数の機能を連携し、店舗全体の運営を総合的に管理できるシステムを指すことが一般的です。
近年は人手不足やDX推進の流れから、多店舗運営の効率化やデータ活用を目的に、店舗管理システムを導入する企業が増えています。
店舗管理システム導入のメリット
ここからは、店舗管理システムを導入するメリットを、店舗側と本部側、それぞれの視点に立って解説していきたいと思います。
店舗側
まずは、店舗側の視点で店舗管理システムを導入するメリットをご紹介します。
店舗の状況がすぐに把握できる
店舗管理システムを導入するメリットの一つが、店舗の状況がすぐに把握できることです。
店舗管理システムは、売上情報や在庫情報など、店舗経営に欠かせない数値がリアルタイムまたは一定間隔で自動更新されるものが多く、すぐに確認できる仕様になっています。
そのため、例えば「売り上げはどのくらいなのか」「在庫はどのくらい残っているのか」「今日の仕入れはどれくらいなのか」といった情報を、すぐに把握することができます。
店舗を経営するにあたり、現状をすぐに確認・把握できることはとても大きい要素です。
例えば、適正在庫の維持や売れ筋商品の確保がスムーズにできるようになるので、顧客満足度を下げないための行動を取ることができます。
あらゆる業務が効率的になる
店舗管理システムを導入することで、どうしても時間がかかってしまう業務を簡略化できるようになり、あらゆる業務が効率的になります。
例えば、棚卸しの作業や手書きでの報告書・伝票作成などは時間がかかるため、他の業務にしわ寄せがいってしまいます。
近年は、人手不足により責任者自らが接客業務をする機会が多くなっています。管理業務も並行するとなると、負担はどうしても大きくなります。
店舗管理システムを導入することであらゆる業務が効率的になるため、今まで業務に費やしていた時間を短縮できます。
管理業務の負担が軽減されれば、接客などの他の業務に注力することができるのではないでしょうか。
システムが扱いやすい
今まで運用していたシステムが扱いにくかった、という方はいるのではないでしょうか。
システムの利便性がいくら高くても、扱いにくかったらそれはそれでストレスがたまってしまいます。
開発企業ごとに多少の違いはありますが、近年の店舗管理システムには、直感的に操作しやすいUI/UXを採用している製品も増えています。そのため、管理者が急に変わって管理業務が一時的に止まる、なんてことも起きにくいです。
さらに、システムによっては自社の運用に合わせて柔軟に設定を変更できるものもあります。
ですので、業務に必要な機能だけを残してユーザビリティを底上げする、なんてこともできます。
勤怠管理の業務負担が軽減される
給与計算を自分でしなければいけない、給与計算をするたびにシフトを確認しないといけないなど、給料日が近づくと頭を悩ます管理者は多いもの。
しかし店舗管理システムなら、そのような悩みも解決することができます。タイムカードや勤怠データと連携すれば、給与の自動計算が可能になります。さらに、スタッフのシフトも逐一確認することが可能です。
ヒューマンエラーが減る
手作業によるデータ入力は、転記ミスや計算ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。店舗管理システムによって入力作業を自動化・標準化することで、ミスの発生率が下がり、精度の高いデータ管理が実現します。
POSデータを用いて売上・購買分析が可能
店舗管理システムをPOSレジと連動させることで、POSデータを用いた売り上げや購買情報の分析ができます。
例えば、「どの商品がどのくらい売れたのか」「この時間帯にどれくらい売れたのか」などがわかりますし、売れ筋商品を見極めることも可能です。
さらに、曜日や天気ごとの購買パターンもわかるので、そういったデータをもとにした仕入れや売り場作りが可能になります。
スマートフォンやタブレットとの連動可能
店舗管理システムによっては、スマートフォンやタブレットなどの端末と連動可能です。
そういった端末で売り上げや在庫などの情報が確認できるのはもちろん、例えば飲食店などで、
タブレットを注文入力用端末として活用してコストを減らすこともできます。
本部側
次は、本部側の視点に立って店舗管理システムを導入するメリットをご紹介します。
店舗ごとの売り上げがすぐに把握できる
店舗管理システムを導入することにより、店舗ごとの売り上げがすぐに把握できるようになります。
そのため、売り上げを店舗ごとに管理しつつ比較できるのはもちろんですが、本部側は店舗ごとの売上目標を定めたり、売り上げが伸び悩んでいる店舗をサポートするといった対策を練れます。
店舗ごとの状況を随時チェックできる
本部と各店舗がシステム上で情報を共有することで、売り上げや在庫・発注などの管理状況をレポートとして受け取れるため、本部側は店舗ごとの状況を随時チェックできるようになります。
「店舗が今どういう状況なのか」「どういうことで困っているのか」を本部側がすぐに把握できれば、店舗と本部の間でコミュニケーションが取れますし、本部側が何かしらの対策を提案できるようになるなど、本部・店舗間の連携強化につながります。
人件費を削減できる
店舗管理システムを導入すると、各店舗でのデータ入力や集計にかかる時間・労力を大幅に削減できます。業務効率が上がることで、より適切な人員配置や労働時間の見直しが可能となり、結果として人件費の削減につながります。
店舗管理システムのデメリット
ここまでは店舗管理システムのメリットをご紹介しましたが、次は店舗管理システムのデメリットについてご紹介します。
システムに慣れる必要がある
店舗管理システムに限った話ではありませんが、システムを導入したあとは、きちんと扱えるように慣れる必要があります。
スタッフのための仕様であっても、システム慣れするまでにはある程度の時間が求められますし、現場からの問い合わせを取りまとめる窓口も設ける必要があるでしょう。
システムの導入前に研修を行ったり、誰でも不自由なく扱えるような業務マニュアルを作成することで、システム慣れするまでの時間を短縮することができます。
導入コストが発生する
店舗管理システムを導入するとなると、気掛かりなのはやはりコストが発生することなのではないでしょうか。
長い目で見て、店舗管理システムを導入したほうがいいのかどうかを検討するのはもちろんですが、場合によっては、カスタマイズで費用がかさむこともあります。
また、メーカーによる保守サポートを受けるとなると、定期的に費用が発生することになります。
さらに、店舗管理システムを導入しても、スタッフが使いこなせなければ効果は限定的です。運用ルールの整備や従業員への教育が欠かせず、研修や業務マニュアルの作成などに、時間と人員を割かなければならないケースもあります。
そういったことも踏まえて総合的に費用対効果を考えることが、店舗管理システムを導入するうえで重要になります。
システム・ネットワーク障害時の対応を決めておかなければならない
店舗管理システムを業務の中心に据えると、障害発生時に業務が停止するリスクがあります。万が一のシステムダウンやネットワーク障害に備え、手動での代替対応手順や担当者の役割分担などを事前に定め、スタッフへ周知しておくことが不可欠です。
セキュリティリスクがある
店舗管理システムには顧客情報や売上データなどの機密情報が集約されるため、セキュリティリスクへの対策が求められます。対策が不十分な場合、スタッフの操作ミスや悪意ある不正アクセスにより、情報漏洩が起こる可能性があります。
アクセス権限の管理や定期的なセキュリティ監査などを講じることが必要です。
店舗管理システムの種類と導入方法
店舗管理システムの導入形態には、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社の規模・予算・運用体制に合わせて選択することが重要です。
以下ではクラウド型、オンプレミス型それぞれの特徴と導入方法を解説します。
クラウド型
クラウド型は、データをインターネット上のサーバーに送信・保存する形式のシステムです。パソコンやスマートフォンから管理画面にアクセスできるため、場所を問わず情報を確認できます。
初期費用を抑えやすく運用負担も軽減しやすいことから、近年はクラウド型を採用する企業が増えています。
一般的な導入の流れは以下の通りです。
- サービス事業者の選定・契約
- 初期設定・マスタデータの登録
- スタッフへの操作研修
- 試験運用・本稼働
オンプレミス型
オンプレミス型は、データを自社で用意したサーバーに保存する形式のシステムです。自社環境で管理できるため、セキュリティポリシーに合わせた運用をしやすいというメリットがあります。
また、業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能であることから、長期運用を見据えた自社独自のシステム構築に向いています。高いカスタマイズ性を重視する場合はオンプレミス型がおすすめです。
一般的な導入の流れは以下の通りです。
- 要件定義・システム設計
- サーバー・機器の調達・構築
- システム開発・カスタマイズ
- テスト・スタッフ研修
- 本稼働
店舗管理システムの選び方のポイント
多くの店舗管理システムが提供されている中で、自社に最適なものを選ぶにはいくつかのポイントを押さえることが大切です。
以下の観点を参考に、導入後のミスマッチを防ぎましょう。
自社の業種や課題、予算に合っているか？
店舗管理システムは、業種や店舗規模、抱えている課題によって必要な機能が異なります。「売上管理を強化したい」「人件費を削減したい」など自社の課題を明確にしたうえで、予算内で運用できるシステムを選ぶことが大切です。
課題に対応した機能が備わっているかを事前に確認し、導入後の費用対効果を見極めましょう。
既存の会計ソフトや決済端末と連携して使えるか？
すでに利用している会計ソフトやPOS端末・決済システムと連携できるかは重要な確認ポイントです。
連携が可能であれば、データの二重入力や転記作業が不要になり、業務効率の向上と入力ミスの防止につながります。導入前に対応する外部サービスや連携方法を確認しておきましょう。
スタッフが迷わず使えるUI/UXか？
どれほど高機能なシステムでも、スタッフが使いづらければ業務効率は上がりません。直感的に操作できるシンプルな画面設計であるか、スマートフォンからも操作しやすいかなど、実際の現場での使いやすさを重視しましょう。
無料トライアルやデモ画面で事前に操作感を確かめることをおすすめします。
セキュリティ対策がされているか？
顧客情報や売上データを扱う店舗管理システムには、堅牢なセキュリティ対策が求められます。データの暗号化・アクセス権限の設定・不正ログイン検知といった機能が備わっているかを確認しましょう。
また、セキュリティに関する第三者認証（ISMSなど）の取得状況もシステム選定の判断材料になります。
トラブル発生時のサポート体制が充実しているか？
システム障害が発生した際に迅速に対応してもらえるか、サポート体制の充実度も確認が必要です。
電話・チャット・メールなど問い合わせ手段の多さ、時間外・休日の対応可否、定期的なメンテナンスの有無など、導入後に安心して運用できる体制が整っているかをあらかじめチェックしましょう。
店舗管理システムを導入すれば売り上げのアップにつながる
店舗管理システムの導入および運用は、多少のデメリットが発生しますが、それを大きく上回るようなメリットもあります。
管理者やスタッフの店舗管理の業務負担が減ることで、サービスや接客のブラッシュアップに注力でき、業務効率化や接客品質の向上につながります。さらには売り上げの改善を図れる可能性もあります。
近畿システムサービスの「店舗管理システム」は、基本となるPOS売上管理、仕入管理、在庫管理、棚卸管理はもちろん、顧客管理、売掛管理、発注管理などまで、用途にあわせて機能を拡張できるのが大きな特徴です。一店舗でも複数店舗でも活用可能。総合的な店舗管理を実現します。
店舗管理システムを導入すれば、管理者が抱えがちだった悩みを解決できるだけでなく、売上改善の土台にもなるでしょう。
導入を検討している方は、お問い合わせフォームより、お気軽にご連絡ください。
