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店舗を経営している方は、店舗管理システムという言葉を聞いたことがあるのではないしょうか。
売上の増加を目指しているのに他の業務が忙しくて注力できない、という悩みを解決してくれるのが、店舗管理システムです。
特に小規模店舗では、オーナーや従業員が複数の業務を掛け持ちすることが多いため、システム導入による業務効率化ができることは大きなメリットだと言えます。
店舗管理システムの導入には初期投資が必要ですが、長期的に見れば人件費の削減や売上向上につながる投資として検討する価値があります。
この記事では、店舗の事業者や管理者が管理業務において抱えがちな悩みを踏まえた上で、店舗管理システムやメリット、機能などを詳しくご紹介します。
目次
店舗管理システムとは
店舗管理システムは、日々の売上集計から在庫管理、顧客データの分析、仕入れ・発注業務、従業員の勤怠管理まで、店舗運営に必要なさまざまな管理業務を一元化して効率的に行える管理ツールです。
単独店舗での活用はもちろん、チェーン展開している企業の本部でも、各店舗の業績や在庫状況、人員配置などを統括的に把握・管理するために広く利用されています。
現場での実務効率化から、本部での経営判断のための情報収集まで、幅広いニーズに対応できる柔軟性を備えているのが特徴です。
店舗管理システムのメリット
店舗管理システムを導入・活用することで、どのようなメリットをもたらすのでしょうか。
以下にて、メリットを詳しく解説します。
一元的な管理が可能
店舗責任者であれば店舗内のデータを、本部であれば各店舗のデータを一元的に管理できるメリットがあります。
以下では、それぞれの視点に立ってメリットをご紹介します。
店舗
従来の店舗運営では、店舗責任者は日々の売上管理、在庫確認、シフト調整、本部への各種報告など、膨大な管理業務に追われることがほとんどでした。
このような状態では、本来最も注力すべき顧客サービスの向上や売上増加のための施策立案・実行が後回しになりがちです。
店舗管理システムの導入により、売上データは自動で集計され、在庫状況もリアルタイムで把握できるようになります。
また、シフト管理や本部への報告業務もシステム上で完結するため、従来のような手作業での処理が不要です。
この業務効率化によって生まれた時間を、店舗責任者は以下のような本質的な業務に振り向けられます。
- 接客サービスの質の向上に向けたスタッフ教育
- 顧客ニーズの深い分析と、それに基づいた商品展開の改善
- 店舗の雰囲気づくりや買い物環境の整備
- 来店促進のための販促施策の企画・実行
結果として、顧客満足度の向上から売上増加という好循環を生み出せます。店舗管理システムは、業務効率化するツールではなく、店舗の成長を支援する戦略的なツールとして機能します。
本部
店舗管理システムによる一元管理は、システムを通じて各店舗の売上データをリアルタイムで把握できるため、業績が振るわない店舗への早期支援が可能になるだけでなく、好調な店舗の成功事例(効果的な商品陳列方法や接客手法など)を他店舗へ素早く展開できます。
さらに、各店舗の特性や過去の実績を考慮した現実的な売上目標の設定が可能となり、在庫状況や発注履歴もシステム上で即座に確認できます。
これにより、現場の実態を常に把握した経営判断が行えるのです。
特に多店舗展開している企業にとって、従来のように各店舗からのデータ収集に時間を要し、店舗数の増加に伴って管理が面倒になる課題が解消される点は、経営を効率化するにあたって大きな利点と言えます。
一方通行がなくなる
現場の声を無視した本部からの一方通行的な施策は、店舗責任者の負担を余計に増やし、本部は現場の状況が分かっていない、という不満が蓄積されることは目に見えています。
ですが、店舗管理システムにより本部は店舗現場の状況を確認できるからこそ、それを加味しての施策を打ち出せます。
売上の増加に注力できる
上述した機能やメリットは、全て売上の増加に注力できるということに集約されています。
例えば、店舗責任者の管理業務が効率化されて、現場レベルでサービスの向上に努められます。
また、本部が各店舗のデータを活かして購買分析をした上で、販売促進やセールなどの施策を打ち出すことが可能です。
このように、売上の増加に注力できることが、店舗管理システムの最大のメリットと言えるでしょう。
>>店舗管理システム導入のメリットとデメリットをもっと詳しく
店舗管理システムの主な4つの種類
店舗管理システムの代表的な種類は4つ挙げられます。ここではそれぞれの特徴を解説します。
- 売上管理システム
- 受発注システム
- 多店舗管理システム
- 店舗情報管理システム
売上管理システム
売上管理システムは、小売店や飲食店などの事業者が日々の売上データを効率的に収集・分析するためのツールです。
このシステムを活用することで、売上動向を細かく把握でき、顧客のニーズや購買パターンを正確に分析できます。
データをリアルタイムで把握でき、迅速な経営判断や戦略の修正が可能です。
収集したデータを基に、製品の最適化や販促施策の効果測定、そして売上予測まで行えます。
受発注システム
受発注システムは、企業の在庫管理と発注業務を効率化・自動化するためのツールです。
在庫状況のリアルタイムな把握から、適切な発注タイミングの判断、仕入れ先とのスムーズな連携まで、在庫管理の流れを最適化します。
特に小売業においては、売上データと連動した発注量の自動計算や、発注から納品までのリードタイム管理など、きめ細かな在庫コントロールを実現します。
これにより、在庫切れによる機会損失や過剰な仕入れによる資金の滞留を防ぎ、スムーズな経営を支援できるでしょう。
さらに、システムを通じた仕入れ先との正確な情報共有により、発注ミスや納期の遅延リスクも軽減できます。
多店舗管理システム
多店舗管理システムは、チェーン展開やフランチャイズ展開を行う企業にとって、経営管理に役立つツールです。
システムを導入することで、各店舗の売上データや在庫情報を本部で一括して把握・管理できるだけでなく、店舗間でのスムーズな在庫移動や、統合の売上データに基づく的確な経営判断が可能になります。
特に飲食業界やアパレル業界など、多くの店舗を展開する業態では、各店舗の状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応や戦略的な意思決定を行うことが競争力の維持・向上に不可欠です。
店舗情報管理システム
店舗情報管理システムは、店舗経営に必要な多様なデータを総合的に管理できる先進的なツールとして注目されています。
店舗情報管理システムでは、顧客データベースの管理から予約状況の把握、会計処理まで、店舗運営に関わる重要な情報を一つのプラットフォームに統一することが可能です。
さらに進化したシステムでは、GoogleマップやSNSなどの外部プラットフォームと連携し、店舗情報や営業時間、イベント情報などを一括で更新・管理する機能も備えています。
特に美容サロンや予約制のレストランなど、顧客との関係維持が必要な業態において、顧客の予約履歴や嗜好、来店パターンなどの情報を活用した質の高いサービス提供を実現できます。
店舗管理システムの機能
店舗管理システムの種類を紹介しましたが、ここでは具体的な機能を解説します。
なお、開発企業にもよりますが、それぞれの機能は基本的に本部だけでなく店舗(1店舗のみを経営している場合も)でも利用できます。
売上管理と分析
POS端末やシステムと連携する必要はありますが、売上データを細かく確認でき、集計に時間を取られることもありません。
売上をリアルタイムに確かめられるだけでなく、特定の期間に絞っての売上や来客数、粗利や値引きの総額などもチェックできます。
例えば、春夏秋冬の時期やセール期間の売上や利益率を詳しく分析できるので、その結果は次の施策を打ち出すためのファクターとなります。
また、各店舗の商品カテゴリーだけでなく単品ごとの購買分析もできるため、特定の店舗で売れている商品を、他店舗でも同じように展開するなどの対策を打ち出せます。
このように、細かい売上データも分析できるのが、店舗管理システムの標準機能の一つです。
在庫管理
在庫管理機能により、製品ごとの在庫データがリアルタイムに反映されるため、適正在庫を保ちやすくなり、過剰在庫を抑制しやすくなります。
また、各店舗の在庫状況をリアルタイムで把握できることで、店舗間での効率的な在庫移動が可能になり、ある店舗での品切れを他店の在庫で補完できます。
また、特定の店舗で過剰在庫が発生している場合は、タイムリーなセール施策を実施することで在庫の適正化を図ることが可能です。
このように単品レベルでの在庫管理をしっかり行えることは、資金効率の向上や機会損失の防止につながり、店舗経営の収益性を大きく左右する大切な要素となります。
本部がデータに基づいて適切な在庫戦略を立案・実行できる点は、店舗管理システムがもたらす大きな経営上のメリットと言えます。
顧客管理
POSシステムが必要になりますが、POSデータを元に特定の顧客の購買データを確かめられるだけでなく、店舗管理システムにより他店での購買データも確認できます。
顧客に対して商品を常に用意したり、DMの発行などで顧客離れの対策を打ち出したりもできます。
また、顧客の来店数や購買金額を分析することもできるので、それらを元にマーケティングや販売促進に活かせるでしょう。
なお、店舗管理システムの進化により、現在では顧客管理機能が標準的に組み込まれるようになっています。
これにより、売上データと顧客情報を一元的に管理でき、より効率的な店舗運営とパーソナライズされたサービス提供が可能になりました。
ポイント管理
ポイントカードの顧客情報を用いた顧客の行動をデータとして可視化する、チェーン店同士のポイントの共有化などのポイント管理は、顧客管理の一環と言えます。
DMの発行や顧客の購買データを細かく分析できるのは、ポイントカード(カード以外の形態も含む)があってこそという面が少なからずあります。
もちろん、法に触れない方法以外で、ポイントカード以外にも顧客情報を把握する手段はいくつもありますが、ポイントカードは効果的な手段の一つに違いありません。
勤怠管理
店舗スタッフの勤務時間やシフトの状況、例えば日次や個人別、勤務先別のシフトを容易に確認できます。
また、時給(土日・休日出勤手当の自動付与)も含めた基本データの設定や管理もでき、店舗で人員が足りない場合は、他店から応援を派遣できます。
この勤怠管理機能一つで、店舗・本部ともに業務を効率化させられるのです。
業種別の店舗管理システムについて
これまでご紹介してきた店舗管理システムの機能は、どちらかと言うと小売店で活用されることを前提としています。
ですが、店舗管理システムは飲食店やアパレル、ECサイトでも同じようにメリットを享受できます。
以下では、業種別に店舗管理システムをご紹介します。
- 飲食店
- アパレル店
- ECサイト
- サービスエリア内店舗
- 農産物直売所・道の駅
飲食店
飲食店向けの店舗管理システムは、業務請負の特性上、原価計算や仕入れ値などに関わる機能が充実した仕入管理機能に特化している特徴があります。
また、日時や曜日、天候などさまざまな視点から売上を分析することも可能です。
飲食店には必須と言える予約や勤怠、顧客や買掛、売掛の管理機能も備えています。
このような機能により、飲食店に店舗管理システムを導入するメリットは大きいと言えるでしょう。
アパレル店
アパレル業界向けの店舗管理システムは、同一商品でも色やサイズのバリエーションが豊富なアイテムを、きめ細かくカテゴリー分類して管理できる点が特徴です。
売上データも色やサイズごとに詳細な分析が可能なため、どの色やサイズが好まれているかといった具体的な需要傾向を正確に把握できます。
さらに、多店舗管理機能やPOSシステム、顧客管理機能などを統合的に組み込めるシステムも提供されており、アパレル店特有の複雑な在庫管理から顧客サービスまでを円滑に運営できます。
ECサイト
近年、多くの企業がオンラインショップでも買い物ができるようにサービスを展開しています。
ECサイト向けの管理システムは、複数のネットショップを一元的に管理できるように、在庫連携や商品ページの編集または登録、売上の集計および分析や自動メール送信などができる機能を標準的に備えていることが一般的です。
ECサイト向けの管理システムの中には、『Amazon』や『楽天市場』などの大規模なネットショッピングに対応しているものが、いくつかあります。
サービスエリア内店舗
サービスエリアでの店舗管理システムは、複合商業施設特有の複雑な運営ニーズに対応できます。
飲食店、物販店、自動販売機など、業態が異なる多様な売り場での売上データを一元的に管理できる点が特徴です。
システムは標準的な在庫管理、仕入れ管理、売掛・買掛管理機能に加え、各業態に特化したPOSシステムや決済機器との柔軟な連携も可能です。
これにより、施設全体の売上動向から個別店舗の詳細な営業データまで、階層的な分析と管理が実現できます。
さらに、自動販売機や入金機といった無人販売設備のデータも統合的に把握できるため、サービスエリア全体の効率的な運営と戦略的な経営判断を支援するツールと言えるでしょう。このような管理体制により、サービスエリアの集客力向上と収益性の改善に大きく貢献しています。
農産物直売所・道の駅
農産物を販売する関係上、生産者へ代金を支払わなければなりません。
農産物直売所・道の駅向けの店舗管理システムは、生産者ごとに振込先を指定できる上、分類別もしくは日別などのさまざまなパターンで、支払明細書を作成できます。
また、売上速報などのデータをメールで配信する、バーコードの発行などの機能も備えているため、農産物直売所・道の駅向けに特化していると言えるでしょう。
なお、農産物直売所以外にもレストランや売店を経営している道の駅の店舗管理システムでは、それらを複合的に管理できる機能を備えています。
>>農産物直売所および道の駅向けの店舗管理システムについてはこちら
店舗管理システムを導入する際の注意点
店舗管理システムを導入する際には、以下のような注意点を押さえておく必要があります。
それぞれの要点を詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
- 業種や問題点を考慮する
- 既存ソフトと連携できるか
- システムを拡張できるか
業種や問題点を考慮する
業種ごとに店舗管理システムに求められる要素が異なります。
アパレルであれば正確に在庫を把握できる機能、飲食店であれば、勤怠や予約、仕入などの管理機能が不可欠です。
また、一つの店舗だけを管理するのか、もしくは多店舗を管理するのかどうかも、システムを導入する際の要点になります。
そして、現状の問題を洗い出すことも重要です。店舗管理システムを導入することで何を解決したいのかを、明確化させる必要があります。
導入することで問題点を解決できるか、業種に最適な店舗管理システムであるかをきっちり考慮しないと、コストが無駄になってしまう恐れがあるので注意しましょう。
既存ソフトと連携できるか
新しく店舗管理システムを導入する際は、既存ソフトとの連携性を事前に確認することが重要です。
システム間の互換性が低いと、二重入力などの追加作業が発生し、かえって業務効率が低下する可能性があります。
導入前に十分な確認を行うことで、業務の効率化という本来の目的を達成できます。
システムを拡張できるか
店舗管理システムに拡張性があるかチェックすることも大切です。
新規事業の開拓で管理する業務や内容が増えた際には、店舗管理システムも同時に機能を拡張させなければならないときがあります。
万が一新しいシステムや機能を組み込めなかったら、システムごと取り替えなければならず、相応のコストも発生してしまいます。
現状の改善だけでなく事業そのものの発展を目指している方は、拡張性があるのかどうかも確かめておきましょう。
店舗管理システムの選び方
店舗管理システムは多くの会社から提供されているため、どれを選べば良いのかわからない方も多いでしょう。ここでは店舗管理システムの選び方を3つ紹介します。
自社の目的にあっているか
自社に合った店舗管理システムを選んだほうが良い理由は、業務フローや運営形態が業種・業態によって大きく異なるためです。
例えば、アパレル店ではカラーやサイズ別の細かな在庫管理が必須である一方、飲食店では食材の消費期限管理や座席表の予約管理が重要になります。
システムが社内業務に合っていないと、必要な機能が不足していたり、逆に不要な機能が多すぎて操作が複雑になったりする可能性があります。
そのため、自社の具体的な業務ニーズを明確に把握し、それに対応できるシステムを選択することが、スムーズな業務運営を実現する鍵となるでしょう。
店舗在庫を把握できるか
店舗管理システムを選ぶ際、自社が直面している具体的な課題を解決する能力を重視することも大切です。
手作業による在庫管理のミスを減らしたい店舗もあれば、複数店舗の売上をリアルタイムで把握したいなど、企業や店舗によって抱える問題は多岐にわたります。
また、顧客の購買傾向を詳しく分析したいという経営課題や、深刻な人手不足に対応するための業務効率化のニーズもあります。
そのため、システムを選ぶときは、まず現場スタッフの意見をしっかり聞き取り、日々の運営で直面している具体的な課題を明確にすることが不可欠です。
これにより、本当に必要な機能を備えたシステムを選定でき、課題解決につなげられます。
サポート体制は抜群か
店舗管理システムの導入において、充実したサポート体制は大切な選定基準となります。
システムの運用中に発生するトラブルや操作方法に関する疑問に対して、迅速かつ適切な対応が得られることは、業務の継続性を確保する上で不可欠です。
導入前のコンサルティングから導入後のフォローアップまで、一貫したサポートを提供するサービスを選ぶことで、安定したシステム運用が可能になります。
さらに、各店舗の特性や希望に応じたカスタマイズ対応や、定期的なシステムアップデートのサービスも運用の安定性を高める要素です。
特に24時間体制でのサポートが利用できるサービスもあるため、自社の運営形態に合わせて必要なサポートレベルを見極めることが、システム導入の成功につながります。
店舗管理の業務について
売上管理(売上高・客単価など)や在庫管理、仕入管理や勤怠管理など、経営に欠かせない店舗管理の業務はとても幅広いです。
他にも、店舗設備管理やシステムの導入、サービスのブラッシュアップや本部への報告なども店舗管理業務に含まれるので、やらなければならないことはたくさんあります。
また、多店舗展開をしていると、その分だけ管理が難しくなってきます。
そのため、本部を設置した上で店舗ごとに管理者を配置して店舗管理を円滑にしている、というケースが多いです。
これらはひとえに売上アップのために行われているので、それだけ店舗管理の業務は重要だと言えます。
店舗の営業管理における事業者によくある悩み
運営のため、そして売上アップのための店舗管理業務はとても重要です。
しかし、店舗管理の業務は非常に多岐にわたるため、忙しすぎるあまり、事業者が頭を悩ませるケースが多々あります。
例えば、以下のような悩みが挙げられます。
- 店舗内の管理業務が忙しくて本部への報告まで意識が回らない
- 本部に報告することが多すぎて、店舗内の管理が疎かになってしまう
- 手書きやFAXでの報告は時間がかかる
- 忙しくて、本部とのコミュニケーションがままならない
- 店舗数が多くて、本部が各店舗の売上を確認できない
- 売上アップのための施策を考案できない
- 適正在庫が維持できない
ここでは代表的な悩みの詳細を解説いたします。
管理業務に追われ本部への報告業務まで手が回らない
店舗管理においては、日々の売上管理や従業員の勤怠管理など、店舗内の業務だけでも手一杯の状況が多く見られます。
しかし、本部報告を優先すると今度は店舗運営の基本となる管理業務が疎かになるリスクがあり、多くの店舗責任者がこのジレンマに直面しているようです。
これは店舗運営における大きな課題の一つと言えます。
アナログな報告作業は手間と時間がかかる
店舗内の管理業務を円滑に進めながら、本部への報告業務も行わなければならない事業者にとって、アナログな報告作業は手間と時間がかかり大きな負担となっています。
手書きの報告書作成やFAXでの送信など、従来型の報告方法に加え、求められる報告事項も多岐にわたります。
ただでさえ店舗運営で多忙な事業者にとって、これらの報告業務は大きな課題です。
このような状況下で報告業務が負担に感じるのは、避けられない現実と言えます。
店舗数が多く各店の売上把握が困難
チェーン展開している企業にとって、各店舗の売上や在庫状況の把握は経営の基本です。
しかし、店舗責任者が日々の業務に追われ、適時の報告が難しい状況や、店舗数の増加に伴い従来の管理体制では十分な情報収集が困難になるケースが少なくありません。
全店舗の業績を正確に把握できない状況では、企業全体の経営方針の策定や、個別店舗に対する効果的な施策の立案が難しくなります。
これは、多店舗展開における本部の重要な経営課題となっています。
店舗管理システムの導入で全て解決
店舗管理システムを使用する際は初期費用が必要ですが、業務効率化による効果を考えると投資に見合う価値のある解決策と言えます。
アパレル業界、小売業、飲食業など、業種を問わず多くの店舗で導入されており、従来の店舗運営におけるさまざまな課題を解決し、売上向上に大きく貢献してきた実績があります。
店舗管理システムを導入したほうがよい事業者は以下の通りです。
- 店舗管理を幅広く運営したい
- 複数店舗の管理をしたい
管理業務に時間を取られ、売上アップのための施策に十分な注力ができていないとお悩みの事業者にとって、店舗管理システムの導入は経営改善への一手となるでしょう。
まとめ
店舗管理システムは、日々の売上管理から在庫・仕入れ管理、売掛金管理、顧客・ポイント管理、従業員の勤怠管理、さらには予約管理まで、店舗運営に必要な様々な業務を一元的かつ効率的に管理できるツールです。
このシステムは、小売店や飲食店をはじめ、アパレル店、ECサイト、サービスエリア内の各種店舗など、幅広い業態で活用できます。
業務効率化を目指す事業者にとって、店舗管理システムは強力な経営支援ツールとなるでしょう。
近畿システムサービスの店舗管理システムは、柔軟な集計・分析機能を備えており、単品レベルからカテゴリー別(グループ別、部門別)まで、多角的な売上管理を実現します。
さらに担当者ごとに操作の権限設定が可能です。
売上帳票では税込・税抜表示を選択できるなど、実務に即した機能性を提供しています。
今後、導入をご検討の際はお問い合わせフォームより、お気軽にご連絡ください。