2001年4月から電子署名法により、電子文書でも条件をクリアすれば、紙の書面と同じような効力を持つようになりました。
リモートワークの普及により利用され始めていますが、実生活ではまだまだ書面に印鑑といった形式がメジャーでしょう。
そこで今回は、これから主流となりつつある電子署名や電子印鑑について詳しく紹介していきます。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
そもそも電子署名とは
電子署名とは、PDFなどの電子文書に行う電子的な署名で、書面における印鑑やサインにあたります。
まずは電子署名の法的拘束力や仕組み、メリットについて考えていきましょう。
電子署名は法的に有効なのか
結論をいえば法的に有効です。
電子署名も書面と同じように、本人が作成したものかどうか証明して、重要な契約書や書類が書き換えられるなどしていないかが分かるようにする役割があります。
ただ電子署名の場合、スキャナで取り込んだり画像をコピー＆ペーストしたりすれば、簡単に複製が作れるというデメリットもあります。
そのため署名の使用前に認証局を通じた証明書の発行が必要です。
電子署名の仕組み・処理の流れ
電子署名が正式文書として認められるための仕組みや処理の流れを見ていきましょう。
まず署名者は、電子文書にデータの推測や偽造が困難とされるハッシュ関数を用いてハッシュ値を計算します。
秘密鍵を使ってハッシュ値を暗号にしたのち、電子署名と一緒に送ります。
次に、電子文書を受信した人は、ハッシュ値をハッシュ関数で計算し、署名者の公開鍵を使って電子文書を読める状態に戻します。
電子文書で導いたハッシュ値と公開鍵で導いたハッシュ値が一致すれば同一のものと判断してOKです。
最後に、秘密鍵に対応する公開鍵を調べて、公開鍵が本物だということが確認できれば、正式文書であると認められます。
電子署名のメリット・印鑑との違い
ここでは、電子署名を用いるメリットや、印鑑との違いを見ていきましょう。
ペーパーレス化によるコスト削減
電子署名を用いることで、契約書や重要文書などをデータ化でき、ペーパーレスにつながります。
印鑑の場合、取引金額によって収入印紙が必要となったり、書類を保管するスペースが必要となったりするため、管理費用がかかっていました。
電子署名を用いれば、収入印紙が不要で、データ化もできるためコスト削減につながります。
強固なセキュリティによる情報の保護
先ほど紹介した通り、電子署名を使った運用にはさまざまなチェックがなされるため、強固なセキュリティが施されていることになります。
また電子署名があることで、契約締結後に契約内容の改ざんを行おうすると警告が出るケースもあるため、改ざん防止など情報の保護にもつながるでしょう。
データ保管が適正に行われ、セキュリティ対策がしっかり施されていれば、電子文書を紛失するリスクがなくなります。
電子印鑑と電子署名の違い
電子印鑑はデータ化した印影を押印するものです。
印影を画像化したものと、印影に日時情報や誰が押印したものかなどの識別情報を付与したものがあります。
識別情報を付与したものであれば改ざんしにくいですが、そうでなければ電子印鑑は認印と同じような扱いとなるでしょう。
反対に電子署名は、指定の認証局による証明書により法的に有効であり、実印のような役割だといえます。
書面での契約が義務付けられている場合は利用できない
「重要事項説明書」や「投資信託契約の約款」など、法律で書面による契約が義務付けられているものがあります。
取引先がデジタル化していない場合もあるでしょう。
このようなケースでは、電子契約などは使えないので注意してください。
印鑑証明書と電子証明書の違い
重要な取引の際に用いられる印鑑証明書は、実印を役場が証明するものです。
それによって、実印の持ち主と、本物の実印の証明ができます。
それに対して電子証明書は、デジタル書類中の電子署名が本人によってなされたものだと証明してくれるものです。
電子証明書は正当な認証局が発行しているため、印鑑証明書と同じく法的にも有効です。
電子署名の導入がおすすめ
電子署名を導入すると確認の工程が増えるため、難色を示す人もいるかもしれません。
しかし、電子署名を導入すれば、電子文書の信用度がアップするだけでなく書類管理が不要となったり、必要なデータをすぐに確認できるようになったりとメリットもあります。
電子署名の導入は、リモートワークが増えている現在、必須といえるでしょう。
ただ、情報セキュリティ面での対策をしっかり整備しておかなければ、情報流出の恐れもあります。
電子署名の導入は万全の対策をしてからがおすすめです。
まとめ
今後は印鑑の廃止が進み、電子署名が主流となる可能性があります。
また、働き方改革に伴って、出社せずに自宅で仕事をする人も増えてくるでしょう。
そういった時代の流れに乗るためにも、電子署名に関する知識を深める必要があります。
電子署名のメリットを把握するだけでなく、注意点も理解した上で電子署名の運営を行っていきましょう。
