2020.06.12
顧客管理システム

会員管理システムって?基礎知識と選び方まとめ

顧客管理システムを導入したい人

会員情報の管理は、経営を続けていく上では欠かせません。
 
フィットネスクラブやアパレルショップ、美容室など、さまざまな業種が会員情報を持っていますが、中には活用できずにいるというケースもあるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、会員情報を管理・活用できる会員管理システムをご紹介します。

会員管理システムとは

会員管理システムの役割は大きく分けて2つあります。
 
1つは、企業やECサイトの会員情報を管理することです。
年齢や購買履歴など、会員の属性を蓄積することでマーケティングに活用することが可能です。
 
もう1つは、会員情報を元に1人ひとりに合ったサービスや情報を提供することで、会員との関係を構築することです。
 
これはCRMと呼ばれる営業手法で、会員に自社のサービスを利用し続けてもらうには非常に効果的です。

会員管理システムの需要がある理由

会員管理システムは、インターネットが発達している現代に適したツールです。
 
インターネットが普及する前は、テレビや雑誌などで大衆向けに情報発信するのが一般的でした。
 
しかしインターネットが普及した今、企業と消費者が直接コミュニケーションを取りやすくなり、個人に向けての情報発信がより効果的だとされています。
 
このような市場の変化により、個人へのアプローチが可能な会員管理システムの需要も高まっているのです。

会員管理システムとエクセルでの管理の違い

エクセルで顧客管理をしているイメージ企業によっては、すでにエクセルで会員管理をしていて会員管理システムの必要性を感じないというところもあるかもしれません。
 
しかし会員管理システムを導入すれば、エクセル以上に会員情報を活用できる可能性もあります。
具体的には、次のようなメリットがあります。

利便性

エクセルで会員管理する場合、最初にエクセルシートを作成する手間がかかります。
また会員情報を転記する必要があるので、転記ミスも起こりやすいです。
 
しかし会員管理システムは、会員本人が入力した情報をそのままシステムに登録するので、シートを作成したり転記したりする必要がありません。

顧客ごとのプロモーションがしやすさ

たとえばメルマガを送るとき、エクセルから特定の会員のメールアドレスを抽出し、メールアドレスをコピペし、抽出条件に合わせて本文も変更するといった作業をしていませんか?
 
会員管理システムは、条件の抽出やメールの作成、メール本文の変更がボタン1つでできるので、顧客ごとのプロモーションも簡単にできます。

サポート機能

その他、会員管理システムはアンケート機能などで会員の意見を集めたり、問い合わせを蓄積したりすることもできます。
 
これにより、会員の声をサービスに反映する、問い合わせの回答を自動化するといったことが可能になり、会員へのサポートが充実します。

会員管理システムを選ぶときのポイント

会員管理システムを選ぶポイント会員管理システムを上手く活用するためには、自社に合ったシステムを導入する必要があります。
 
会員管理システムを選ぶときは、次のポイントに注目しましょう。

機能面での比較

会員管理システムは、会員情報の管理の他にもさまざまな機能が実装されています。
 
会費の回収ができる、優れた分析機能を持っているなど、システムによって特徴があるので、導入する目的によって機能を選ぶと良いでしょう。
 
以下でクラウド型とパッケージ型の2つ機能を解説します。

クラウド型

会員管理システムには、クラウド型とパッケージ型の2種類があります。
クラウド型には、セキュリティやシステムの保守運用を開発社がやってくれるというメリットがあります。
 
デメリットとしては、カスタマイズ性が低いため、自社で独自の使い方をするにはあまり向いていないという点があります。

パッケージ型

一方でパッケージ型は、一度導入すればその後の運用にコストがかからないので、長期的に見るとクラウド型より安価があることがメリットとしてあげられます。
 
ただその代わり、パッケージがインストールされた端末でないと使用することができないので、複数の端末で使用したい場合はやや不便です。

料金面での比較

会員管理システムは、導入時の初期費用だけ必要なものと、さらに運用費用がかかるものがあります。
 
年間予算を決め、予算内で必要な機能を網羅しているシステムを選ぶようにしましょう。

セキュリティ面での比較

個人情報を扱うシステムなので、セキュリティ面も重視しなければなりません。
 
クラウド型は、開発社が常にセキュリティ保守を行っているというメリットが、パッケージ型は、インターネットに接続せずに利用できるというメリットがあります。
 
どちらのタイプを選ぶ場合でも、まずはセキュリティ対策に注目してシステムを選ぶことをおすすめします。

利用できるシーンでの比較

自社のどういったシーンで活用したいかを明確にしましょう。
 
多くの機能が実装されているシステムは、その分費用もかかります。
使わない機能があるのに高い費用を払うことがないよう、どんなシーンで活用できるかを想定しながらシステムを選ぶのがポイントです。

まとめ

会員管理システムは会員情報の管理だけでなく、会員へのアプローチやマーケティング分析まで可能にする便利なツールです。
 
導入するにはコストがかかりますが、長期的に見れば利益の拡大につながるでしょう。
 
集めた会員情報を有効に活用するためにも、こうした会員管理システムを導入することをおすすめします。
 
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