//=get_the_excerpt();?>
POSシステムとはどういったものなのか、皆さんはご存知でしょうか。
コンビニやスーパーなどのレジに利用されているシステムとしては有名ですが、実際にそのシステムを正しく理解している人は少ないのではないかと思います。
ここでは、その利用シーンが拡大しているPOSシステムについて詳しく解説いたします。
POSとは「Point of Sales」を略したものであり、POSシステムは「販売時点情報管理」を指します。
主にレジなどに用いられるシステムで、ネットワークに繋がったレジから販売状況などを集約することができます。
リアルタイムでの売れ行き動向を確認することができ、売り上げの管理や分析を行うことが可能です。それによって、在庫管理や店舗経営に大きなメリットをもたらすことができるのです。
目次
POSシステムの歴史
POSシステムの歴史は、その前身までさかのぼると今からおよそ120年前にまで及びます。
1897年、アメリカ中西部・オハイオ州の田舎町にあるとあるバーのマスターが、従業員が店の売上金をちょろまかしていることに気づきました。
そこでマスターは、オリジナルのキャッシュボックスを制作しました。このキャッシュボックスは、金庫、売上金の表示、レシートの発行、簡易な日付表作成など様々な機能を備えた手動式のもので、POSレジの元となりました。 それから9年後の1906年には、日本でも三越百貨店がこの仕様のPOSレジを輸入。国内初のPOSシステム端末とされています。
その後、このPOSレジにはユーザーのさまざまなニーズに対応し、顧客情報管理や在庫管理などの機能が追加されていきました
しかしながら日本においては、クレジットカードなどの普及がなかなか進まず、現金を利用する人が圧倒的に多いという事情もありました。
そのため、ハウスカードが大量に発行されたアメリカとは異なり、POSシステムとクレジットカードの連携、特にカード処理やセキュリティー対策の面では顕著に遅れをとっていたことでようです。
POSシステムの定義
経済産業省によるPOSシステム定義を、
光学式自動読取方式のレジスターにより、単品別に収集した販売情報や仕入れ、配送などの段階で発生する各種の情報をコンピュータに送り込み、各部門がそれぞれの目的に応じて、有効利用できるような情報を処理、加工、伝達するシステム |
と述べています。
POSシステムは、商品やサービスの販売時に使用するアプリケーションです。商品管理、在庫管理、売上追跡などを自動化し、効率的にデータを集計するのに役立ちます。
POSシステムが導入されている例として最も一般的なのが、小売店やコンビニエンスストアなどで見られる「レジ」ではないでしょうか。
POS機能が搭載された金銭登録機(レジスター)のことを「POSレジ」といいます。
POSシステムとPOSレジの詳しい違いについては、以下で説明します。
POSシステムとPOSレジの違いについて
POSシステムについて調べていると、POSレジという言葉もよく目にするかもしれません。どちらもほぼ同じと考えて問題ありませんが、厳密に言うとPOSシステムとPOSレジは別物です。
POSシステムとは、これまで解説してきた通り、売り上げや顧客情報などを管理するシステムそのものを指します。対してPOSレジとは、POSシステムが搭載されたレジのことを指します。
レジといっても、スーパーなどでよく見かける据え置きタイプのものに限らず、持ち運びができるノートパソコンやタブレットなど、端末はさまざまです。つまり、POSシステムとは売上などを記録する仕組みのことで、POSシステムが組み込まれたパソコンやタブレット、ターミナル(スーパーなどで見かける会計レジ)の総称がPOSレジなのです。
POSシステムもPOSレジも「POS」と略されて使うことが多いので、どちらのことを指しているかは文脈で判断する必要があります。
POSシステムを利用するメリット
POSシステムは多くの企業や店舗で導入されています。POSシステムを利用するメリットとは一体どのようなものなのでしょうか。
作業・管理の効率化
売上の集計作業や在庫の管理というのは、小売店では必ずしなくてはいけない仕事ですが、これは実は最も時間と手間を要する作業です。
これまでは、売上の集計作業は閉店後に1時間以上かけておこなったり、在庫管理が行き届かずに在庫の過不足が出てきてしまったりということが頻繁にあったのではないでしょうか。
しかしPOSシステムを導入することで、迅速かつ確実にこれらの作業を行うことができるようになります。
POSシステムでは売上の集計作業は自動で行われるため、表示される金額と現金を照らし合わせるだけで完了することができます。さらに、商品が販売された時点で在庫のデータに反映されるため、在庫管理も非常に簡単におこなえるようになるのです。
データに基づいたマーケティング
データに基づいたマーケティング 近年のPOSシステムは機能性が向上しており、ABC分析などの分析機能を実装しています。これにより、集計したデータをマーケティングや在庫管理などに活用することができます。
もしくは、POSのデータ分析システムとの連携によってさらに高度な分析を行うことも可能です。
ビッグデータの活用が重要であるということは常識になりつつあり、小売店を展開している企業などでは積極的にPOSデータの分析をしていく動きが強くなっています。
会計システムとの連携
POSデータと会計システムは連携でき、それによって経理の業務の効率も高められます。
ただし、導入するPOSシステムによって会計システムとの連携の可否が分かれるため、あらかじめ確認しておく必要があるでしょう。
顧客満足度の向上
POSシステムを導入することでレジ作業にかかる時間を大きく削減でき、また作業ミスも減らすことができます。
これによってお客様もストレスなく買い物ができ、顧客満足度の向上を図ることができるでしょう。
キャッシュレスに対応
新型コロナウイルスが流行したことをきっかけに普及したキャッシュレス決済は、その利便性から今では多くの人が当たり前に利用するようになり、需要が高まっています。
POSシステムによって内容は異なりますが、大半のPOSシステムではキャッシュレス決済ができるようになっています。クレジット決済はもちろん、タッチ決済やバーコード決済などにも対応可能です。
また、現金の取り扱いが減ることで、閉店後の現金集計の時間を短縮でき、さらには防犯対策にもつながるでしょう。
多様な環境にも対応できる
先述したように、POSシステムはさまざまなものに導入できます。
ターミナルタイプはもちろん、パソコンやタブレット、ハンディータイプなどがあるため、機器の種類を選べば、多様な環境に対応できるというメリットがあるでしょう。
例えば、キッチンカーや催事のイベントなどでは、ひと昔前だと、現金でしか対応できないことがありました。
しかし、スマホにPOSシステムを導入したPOSレジや、ハンディータイプのものを活用することで、キャッシュレス決済ができるようになっています。
小型化すれば、どのような場所でも利用できるようになり、お店側も顧客側も利便性がアップするでしょう。
人的ミスの削減
業務上、人的ミスはどうしても起きてしまいます。「人的ミスは仕方がない」と思うかもしれませんが、積み重なる影響というのは大きく、場合によっては売上低下に繋がってしまうかもしれません。
そこでPOSシステムを導入することによって、予約や注文、レジや倉庫など、業務上のあらゆるものを自動化できるので、ヒューマンエラーのリスクを未然に防ぐことができます。
複数の店舗のデータの一元管理
POSシステムは各店舗の売上をリアルタイムに集計するシステムを搭載しています。
店舗にいなくても複数の店舗の売上日報や在庫情報を確認できるので、多店舗経営の一元管理に大きく役立つでしょう。
POSシステムの機能
では具体的に、POSシステムにはどのような機能が備わっているのでしょうか。
ここではPOSシステムの機能を大きく5つに分類して解説していきます。
売り上げに関する機能
1つ目は、売り上げに関する機能です。
POSシステムを使って、商品の売上を分かりやすくまとめられます。
<売上登録>
売れた商品のバーコードをスキャンしたり、商品情報を入力したりすることで、売り上げをリアルタイムに登録できます。
小売店の商品の多くにJANコードと呼ばれる流通コードが付いていて、これを読み取ることで商品の値段がPOSシステムに登録されます。
また計算結果に連動して釣り銭が出てくるタイプもあります。
<売上分析>
登録された売り上げはPOSシステムに蓄積されていくので、1日、1年など期間を指定して売り上げを確認することができます。
店舗が複数ある場合、店舗ごとに1日の売り上げを比較したり、また年間を通して月ごとの売り上げ増減を確認したりと、分析ツールとして活用することも可能です。
POS搭載の端末には、当日の操作履歴や総売り上げデータ、商品別売り上げデータなどの情報が記録される「ジャーナル」というものがあります。
このジャーナルは本来、紙で7年間保管しなければならないのですが、税務署に申請することでデータでの保管も認められています。
つまり、ペーパーレス化にもつながるのです。
商品に関する機能
2つ目は、商品に関する機能です。
POSシステムは商品を管理するのにも適しています。
- 商品登録
- 在庫管理
<商品登録>
商品コードや名称、分類、単価などをマスター登録できます。
最初に商品登録をしておけば、商品コードなどを読み込むと自動的に売上金を計上できる仕組みです。
CSVでデータを作って一括で読み込みができるタイプもあるので、商品数が多い場合は便利です。
<在庫管理>
POSシステムを使えば商品名や料金などのデータを照合でき、在庫管理も行えます。
売れた商品をスキャンすると売り上げを登録できると先述しましたが、同時に在庫数も更新してくれるのが特徴です。
また、在庫が少なくなると自動的に発注をかけるPOSシステムもあります。
仕入れをしたときも、同じくPOSシステムを使って在庫管理ができます。
他店舗の在庫が確認でき、店舗間で商品の移動があればその記録を残すことも可能です。
在庫管理は目視や手作業で行うと非常に手間のかかるものですが、POSシステムはこうした業務を自動化して効率を良くしてくれます。
人に関する機能
3つ目は、人に関する機能です。
商品そのものだけでなく、人に関する情報も登録できるのがPOSシステムの特徴です。
主に以下の2つの情報をご紹介します。
- 顧客管理
- 勤怠管理
<顧客管理>
ポイントカードや会員証がある場合、顧客情報の管理ができます。
個人情報を持っていない場合でも、購入客のおおよその年代や性別をレジに登録することも可能です。
こうした情報は、いつ、誰が、何を購入したかというマーケティング分析に役立てられます。
また、予約が入った時に顧客情報を素早く登録したり、特定の顧客にDMを送ったりといった便利な機能が付いているものもあります。
<勤怠管理>
POSシステムには、売上や会計だけに限らず、従業員の勤怠管理をしてくれるタイプもあります。
従業員が出勤・退勤時刻を手書きしたり、紙のタイムカードを入れたりといった手間が省けるだけでなく、勤務時間を給与計算に反映することもできるのです。
従業員の勤務時間を可視化することで、長時間労働を削減するなど、働き方改革にも役立てられるでしょう。
お会計や決済機能
4つ目はお会計や決済機能です。それぞれの機能を見ていきましょう。
- 会計機能
- 決済機能
<会計機能>
POSシステムの会計機能には以下の機能が含まれます。
- レシートや領収書の発行
- 値引きや割引の適用やクーポン券の発行
- 引き換えサービス券の印刷
- 事前の注文受付
- 個別会計
- 複数商品の登録
スマホやタブレット型のPOSシステムでは、キャッシュドロアーを使った入出金、プリンタとの連動によるレシート印刷が可能です。プリンタはさまざまなサイズがあり、店舗のスペースやイメージに合わせて選択できます。
さらに、軽減税率に対応したシステムも存在し、テイクアウトと店内飲食の区分けができるため、今後の税率改定にも柔軟に対応できます。
アプリケーションのアップデートを通じてシステムを最適化ができ、ビジネスの変化に迅速に適応できるでしょう。
<決済機能>
POSシステムの決済機能は、クレジットカード、電子マネー、QRコードなど多様な支払い手段に対応しています。
専用端末をそれぞれ連携させる必要がありますが、キャッシュレス決済は会計時間の短縮や機械損失の防止、感染症予防など多くのメリットが挙げられます。そのため、POSシステム選びはニーズに合わせることが重要です。
また、自動釣銭機との連動により現金支払い時の過不足を解消したり、セルフ決済端末や電子レシート発行アプリへ対応したりなど、様々な機能を備えたシステムも存在します。
これらの機能を組み合わせることで、業務の効率化や顧客サービスの向上が可能です。
オーダリング機能
5つ目は、オーダリング機能は飲食店などでの注文をサポートするシステムです。スマホやタブレットを使い、オーダーミスの防止や迅速な商品の提供ができます。
ホールスタッフが注文を受け、キッチンに伝達し、タブレットで金額表示することが可能です。品切れ表示や特殊注文も可能で、来店客の滞在時間も管理できます。
さらにタブレットをテーブルに設置し、来店客自身がセルフオーダーやモバイルオーダーも実現できます。POSシステムを使うことで、サービスの向上と業務効率化が期待できるでしょう。
POSシステムの仕組み
POSシステムには通常、バーコードスキャナやカードリーダー、プリンター、マネーケース、キーボードなどといった、情報を入力・出力するための周辺機器が付帯しています。
小売業界ではすでに広く普及しているため、目にする機会も多いのではないでしょうか。
POSシステムの仕組みは以下の通りです。
- 商品のバーコードやOCR(工学的文字)値札などをスキャンすると、その情報が端末に送信されます。
- 送信されたバーコードの情報はストアコントローラー(店舗PCなど)に伝達されます。それを元にその商品の商品名や価格などの情報がPOS端末に返送され、ディスプレイなどに表示されます。
- 店舗のPCに売り上げの情報が記録されます。
- 蓄積された売り上げの情報が、本部に送信されます。
- 本部は集約された情報を元に在庫管理をし、発注や仕入れなどの計画を立てます。また、それらの情報を分析して経営戦略を練っていきます。
POSシステムの種類
POSシステムにはいくつか種類があり、店舗形態や使う目的によって使い分けられます。
ここでは代表的な4つの種類と、その特徴についてご紹介します。
- ターミナル型
- パソコン型
- ハンディターミナル型
- スマートデバイス型
ターミナル型
主にスーパーマーケットなどでよく見かける、POSシステム専用のハードウェアです。
台に備え付けの大型のものから、小さな机にも置ける小型のものまで、店舗の規模に合わせて大きさが選べます。
ソフトウェアもカスタマイズが可能で、それぞれの業種に合ったPOSシステムを導入することができます。
このような汎用性の高さから、ターミナル型が最も導入数が多いです。
ただし、1台数十万とコストがかかるので、チェーン展開をしている大きな規模の事業向きのPOSシステムです。
パソコン型
手持ちのパソコンにインストールして使うタイプのPOSシステムです。
パソコンさえあれば、かかるコストはソフトウェアの費用だけなので、ターミナル型と比べて低価格で導入できます。
またハンディスキャナーやレシート印刷機などの周辺機器と接続して、会計レジのように使うこともできます。
ハンディターミナル型
ハンディターミナル型は、簡易POSシステムとして使用されます。
ターミナル型やパソコン型と併用して、業務の効率化ができます。たとえば飲食店では、ハンディターミナルで注文を取り、その情報がPOSレジに転送され、会計がスムーズにできるような仕掛けになっています。
他にも、ハンディーターミナル型は単独で使用することも可能です。
商品のスキャンや預かり金の入力など、基本的な機能はもちろん、在庫管理機能を兼ね備えているものもあります。
小さくても単独で十分使えるので、駅の売店など狭いスペースの店舗に導入されることが多いです。
スマートデバイス型
近年増えている、タブレットやスマートフォンにPOSシステムをダウンロードして使用するタイプのPOSシステムです。
飲食店で注文する時や、会計時にタブレットを見かけることも多くなったのではないでしょうか。
低価格で導入できるので、個人店などの小規模な店舗にも広がっています。
データはクラウド上で管理されるため、デバイスの容量を気にする必要がありません。
セキュリティの保守やトラブル対応は開発社が行うため、信頼できる会社がリリースしたシステムを選ぶと良いでしょう。
POSシステムを導入する際の注意点
POSシステムを導入するにあたり、注意するべきポイントがあります。ここでは4つの注意点をご紹介します。
- 初期費用や運用コストを念頭に入れる
- 加盟店契約が必要になる
- POSシステムとうまく連携できない可能性がある
- 停電時に混乱する可能性がある
初期費用や運用コストを念頭に入れる
POSシステムの導入には機器やソフトウェアの購入、設置に関する初期費用がかかります。そのため、中小規模の事業者にとって負担となることがあるかもしれません。
さらにシステムのアップデートや定期的なメンテナンスには、追加の運用コストがかかります。
またスタッフが新しいPOSシステムを正しく使えるようにするためには、トレーニングが必須です。そのため、トレーニングにかかるコストも考えなくてはなりません。
加盟店契約が必要になる
POSシステムを導入することで、クレジットカード決済などのキャッシュレス決済ができるようになるケースがあります。
しかし、実際に利用するためには、カード会社や電子マネーなどの会社との加盟店契約が必要です。
加盟店契約にあたっては、書類の提出や審査などがあるため、別途費用がかかることや時間が必要になることを頭に入れておきましょう。
POSシステムとうまく連携できない可能性がある
現在店舗で使用している独自の基幹システムがある場合、導入するPOSシステムとうまく連携できない可能性があります。
POSシステム導入前に、連携ができるのか、基幹システムをやめてPOSシステムに統一するのかなどを考える必要があるでしょう。
その他には、通信回線の見直しが必要になるかもしれません。
POSシステムでは、クラウドシステムを利用しているケースが多いため、決済ツールが増え便利になったものの、通信速度が遅かったり不安定だったりすると、せっかくの便利な機能がスムーズに使えません。
POSシステム導入の際には、通信回線の状況がどうなっているのかをチェックしておきましょう。
停電時に混乱する可能性がある
停電や故障が発生した場合、POSシステムの稼働に影響が及ぶ可能性があります。これはPOSだけではなく、ITシステムや電子機器全般に共通する課題です。
万が一POSシステムが利用できない場合に備え、従業員に緊急時の対応マニュアルを用意しておくことが重要です。事前に手順や代替の方法について説明し、混乱を最小限に抑えるようにしましょう。
POSシステム導入の流れ
2019年から始まった消費税の軽減税率制度や、近年のキャッシュレス推進など、制度が変わるとその都度レジの設定も変更しなければなりません。
しかしPOSシステムを導入しておけば、こうした変更にもシステムをアップデートするだけで対応できるので、手間も省けます。
POSシステムの導入を検討している方のために、どういった手順で導入していけば良いのか詳しくご紹介します。
①業務の問題点を整理する
まず、POSシステムを導入してどんな課題を解決したいのかを洗い出します。
マーケティングを強化したい、顧客情報を活用したいなど、POSシステムを導入する目的をはっきりさせましょう。
実際にPOSシステムを使うスタッフの要望も聞くと、課題が明確になります。
②POSシステムの必要な機能や予算を決める
業務の問題点が整理できたら、その問題点を解決する機能が備わったPOSシステムを選びます。
記事の冒頭でもご紹介した通り、POSシステムには様々な機能があり、課題に合わせて機能を選ぶ必要があります。
業種ごとに必要な機能がそろったパッケージタイプのシステム
もあり、手軽に導入できます。
ただ機能が増えるほどコストも上がるので、予算を決めて最大限のパフォーマンスができるPOSシステムを選ぶと良いでしょう。
③POSシステムの開発企業に連絡する
POSシステムを開発している企業に問い合わせをしましょう。
まずは、数社から資料を請求して比較するのがおすすめです。
ある程度企業が絞れたら、打ち合わせや見積もり作成を依頼します。システムを導入した直後は開発企業とのやりとりが頻繁に起こるので、コミュニケーションがしっかり取れる企業かというところも事前にチェックしておくと安心です。
④契約後、POSシステムを実装する
POSシステムを契約したら、実装していきます。
実装作業をしてくれる企業もありますが、手持ちのパソコンにシステムをインストールするタイプなどは、マニュアルを見ながら自分で実装することが多いです。
商品情報やスタッフ情報など、店舗のデータを登録していきます。
⑤スタッフに操作方法を共有する
実際に操作するスタッフに、操作方法をレクチャーします。
開発企業の方でレクチャーをしてくれるところもあるので、契約時には実装やレクチャーもしてもらえるかどうかも確認しておきましょう。
POSシステムを選ぶときのポイント
POSシステムの数は非常に多く、あらゆる会社から発売されています。
POSシステムを選ぶときは、次のポイントに注意して、総合的に判断して選ぶようにしましょう。
業種
4種類あるPOSシステムのタイプによって、向いている店舗の特徴やシーンがあります。自店にあったタイプのPOSシステムを選ぶことで、より業務を効率的に進められるため、しっかりそれぞれの特性を理解しておきましょう。
POSタイプ | 適したシーン | 詳細 |
ターミナル型 | ・客数が多い店
・1人あたりの買い物量が多い店 |
・レジ会計に特化したい場合におすすめ
・レジ本体にお金を出し入れできるので、預かり金や釣り銭を自動計算できる |
パソコン型 | ・バックヤードでの使用 | ・メールの送受信やデータ分析も可能 |
ハンディターミナル型 | ・スペースが限られた店舗 | ・場所を取らない
・ターミナル型の機能をほぼ搭載 ・持ち運び可能で在庫スキャンに便利 |
スマートデバイス型 | ・試験的なPOSの導入 | ・業種やスペース問わず導入できる
・周辺機器の購入が必要なので注意 |
操作性
POSシステムはレジ会計や在庫管理、受注など、あらゆる業務に対応するシステムなので、ほぼ全てのスタッフが操作する可能性があります。
そのため、機械の操作に慣れていない人でも簡単に操作できるものが良いでしょう。 通常のレジと同じように操作できたり、タッチパネルに対応していたり、優れた操作性を持つシステムが多いので、注目してみてください。
また操作のトラブルや不明点があったときのために、サポート体制が整っているかどうかも気にすべきポイントです。
データを活用できるか
POSシステムの導入のメリットは、業務の効率化だけでなく、データを集計できることです。
売り上げや客層、在庫などのデータを活用し、利益アップに活用できるかどうかも重要なポイントです。
期間を指定してデータを出力できるか、共有しやすいかなども、事前にチェックしておきましょう。
また商品数や売り上げの少ない店舗であれば、そもそもPOSシステムを導入する必要があるのかというところから考えなければなりません。
POSシステムの将来性
新型コロナウイルスの流行をきっかけに、POSシステムを介さないインターネットでの買い物が普及しました。とはいえ「店舗」というものが存在し続ける限り、POSシステムの需要がなくなることはないでしょう。
ただし、時代の変化に伴ってPOSレジのトレンドはどんどん変わっていきます。
例えば近年ではコンビニやスーパー、アパレル店でも多く普及しはじめた「セルフレジ」。セルフレジの市場規模は、2025年にはおよそ2500億円にものぼると予想されています。
また、商品を画像で認識し、顔認証や指紋などで支払いができる「AIレジ」も市場を拡大していくと言われています。AIレジの導入はまだ普及しているとは言えませんが、2025年には1000億円ほどの市場規模になると予想されています。
このように、需要が続くPOSシステムやPOSレジには、時代に応じたアップデートが求められます。
まとめ
POSシステムには、情報を入出力するための周辺機器が付帯しています。バーコードなどをスキャンすることで、商品に関するあらゆる情報を認識し、送信することができるのです。
売上の情報は本部などに集約され、統計データとしてその後のマーケティングに大いに活かすことが可能になります。近畿システムサービスでは、飲食業や物販店・量販店、アパレルなど幅広い業界に向けたPOSシステムと連動したサービスを提供しています。
運営コストの削減などを検討している方は、お気軽にお問合せフォームにてご相談ください。