2019.02.01
POS

POSシステムの仕組みとは

POSシステムは近年、急速に広まっており、その名を聞いたことのある人は多いのではないでしょうか。
しかし実際にどのような仕組みのシステムなのかという点に関して、詳しく理解している人は少ないのではないかと思います。
そこで今回は、POSシステムの仕組みについて詳しく解説していきます。

POSシステムの定義

POSシステムの「POS」とは「Point of Sale」の頭文字から来ており、日本語では「販売時点情報管理」と訳すことができます。
 
経済産業省による定義としては、「光学式自動読取方式のレジスターにより、単品別に収集した販売情報や仕入れ、配送などの段階で発生する各種の情報をコンピュータに送り込み、各部門がそれぞれの目的に応じて、有効利用できるような情報を処理、加工、伝達するシステム」となっています。
POSシステムが導入されている例として最も一般的なのが、小売店などで見られるレジではないでしょうか。
 
POS機能が搭載された金銭登録機(レジスター)のことを「POSレジ」といいます。あくまで「POSシステム=POSレジ」ではないことはよく覚えておきましょう。
 
POSシステムとPOSレジの詳しい違いについては、後ほど説明します。

POSシステムの機能について

では具体的に、POSシステムにはどのような機能が備わっているのでしょうか。
ここではPOSシステムの機能を大きく3つに分類して解説していきます。

売り上げに関する機能

売り上げに関する機能
1つ目は、売り上げに関する機能です。
POSシステムを使って、商品の売上を分かりやすくまとめることができます。

売り上げ登録

売れた商品のバーコードをスキャンしたり、商品情報を入力したりすることで、売り上げをリアルタイムに登録することができます。
 
小売店の商品の多くにJANコードと呼ばれる流通コードが付いていて、これを読み取ることで商品の値段がPOSシステムに登録されます。
 
また釣り銭を自動計算してくれるPOSシステムもあり、計算結果に連動して釣り銭が出てくるタイプもあります。

売り上げ分析

登録された売り上げはPOSシステムに蓄積されていくので、1日、1年など期間を指定して売り上げを確認することもできます。
 
店舗が複数ある場合、店舗ごとに1日の売り上げを比較したり、また年間を通して月ごとの売り上げ増減を確認したりと、分析ツールとして活用することも可能です。
 
POS搭載の端末には、当日の操作履歴や総売り上げデータ、商品別売り上げデータなどの情報が記録されますが、これをジャーナルと言います。
 
このジャーナルは本来、紙で7年間保管しなければならないのですが、税務署に申請することでデータでの保管も認められています。
つまり、ペーパーレス化にもつながるのです。

商品に関する機能

商品に関する機能
2つ目は、商品に関する機能です。
POSシステムは商品を管理するのにも適しています。

商品登録

商品コードや名称、分類、単価などをマスタ登録できます。
最初に商品登録をしておけば、商品コードなどを読み込むと自動的に売上金を計上できる仕組みになっています。
 
CSVでデータを作って一括で読み込みができるタイプもあるので、商品数が多い場合は便利です。

在庫管理

POSシステムを使って、在庫管理も行えます。
 
売れた商品をスキャンすると売り上げを登録できると説明しましたが、同時に在庫数も更新してくれるのです。
また、在庫が少なくなると自動的に発注をかけるPOSシステムもあります。
 
仕入れをしたときも、同じくPOSシステムを使って在庫管理ができます。
他店舗の在庫も確認でき、店舗間で商品の移動があればその記録を残すこともできます。
 
在庫管理は目視や手作業で行うと非常に手間のかかるものですが、POSシステムはこうした業務を自動化して効率を良くしてくれます。

人に関する機能

3つ目は、人に関する機能です。
商品そのものだけでなく、人に関する情報も登録できるのがPOSシステムの特徴です。
 
主に以下の2つの情報です。

  • 顧客管理
  • 勤怠管理

顧客管理

ポイントカードや会員証がある場合、顧客情報の管理ができます。
個人情報を持っていない場合でも、購入客のおおよその年代や性別をレジに登録することも可能です。
 
こうした情報は、いつ、誰が、何を購入したというマーケティング分析に役立てることができます。
 
また、予約が入った時に顧客情報を素早く登録したり、特定の顧客にDMを送ったりといった便利な機能が付いているものもあります。

勤怠管理

POSシステムには、売上や会計だけに限らず、従業員の勤怠管理をしてくれるタイプもあります。
 
従業員が出勤・退勤時刻を手書きしたり、紙のタイムカードを入れたりといった手間が省けるだけでなく、勤務時間を給与計算に反映することもできるのです。
 
従業員の勤務時間を可視化することで、長時間労働を削減するなど、働き方改革にも役立てられるでしょう。

POSシステムの仕組み

POSシステムの仕組み
POSシステムには通常、バーコードスキャナやカードリーダー、プリンター、マネーケース、キーボードなどといった、情報を入力・出力するための周辺機器が付帯しています。小売業界ではすでに広く普及しているため、目にする機会も多いのではないでしょうか。
POSシステムの仕組みは以下のようになっています。

  1. 商品のバーコードやOCR(工学的文字)値札などをスキャンすると、その情報が端末に送信されます。
  2. 送信されたバーコードの情報はストアコントローラー(店舗PCなど)に伝達されます。それを元にその商品の商品名や価格などの情報がPOS端末に返送され、ディスプレイなどに表示されます。
  3. 店舗のPCに売り上げの情報が記録されます。
  4. 蓄積された売り上げの情報が、本部に送信されます。
  5. 本部は集約された情報を元に在庫管理をし、発注や仕入れなどの計画を立てます。また、それらの情報を分析して経営戦略を練っていきます。

POSシステムの種類について

POSシステムの種類について
POSシステムにはいくつか種類があり、店舗形態や使う目的によって使い分けられます。
ここでは代表的な4つの種類と、その特徴についてご紹介します。

ターミナル型

主にスーパーマーケットなどでよく見かける、POSシステム専用のハードウェアです。
台に備え付きの大型のものから、小さな机にも置ける小型のものまで、店舗の規模に合わせて大きさが選べます。
 
ソフトウェアもカスタマイズが可能で、それぞれの業種に合ったPOSシステムを導入することができます。
このような汎用性の高さから、ターミナル型が最も導入数が多いです。
 
ただし、1台数十万とコストがかかるので、チェーン展開をしている大きな規模の事業向きのPOSシステムです。

パソコン型

手持ちのパソコンにインストールして使うタイプのPOSシステムです。
パソコンさえあれば、かかるコストはソフトウェアの費用だけなので、ターミナル型と比べて低価格で導入できます。
 
またハンディスキャナーやレシート印刷機などの周辺機器と接続して、会計レジのように使うこともできます。

ハンディターミナル型

ハンディターミナル型
ハンディターミナル型は、簡易POSシステムとして使用されます。
 
ターミナル型やパソコン型と併用して、業務の効率化ができます。
たとえば飲食店では、ハンディターミナルで注文を取り、その情報がPOSレジに転送され、会計がスムーズにできるような仕掛けになっています。
 
他にも、ハンディータミナル型単独で使用することも可能です。
商品のスキャンや預かり金の入力など、基本的な機能はもちろん、在庫管理機能を兼ね備えているものもあります。
 
小さくても単独で十分使えるので、駅の売店など狭い店舗に導入されることが多いです。

スマートデバイス型

近年増えている、タブレットやスマートフォンにPOSシステムをダウンロードして使用するタイプのPOSシステムです。
 
飲食店で注文する時や、会計時にタブレットを見かけることも多くなったのではないでしょうか。
低価格で導入できるので、個人店などの小規模な店舗にも広がっています。
 
データはクラウド上で管理されるため、デバイスの容量を気にする必要がありません。
 
セキュリティの保守やトラブル対応は開発社が行うため、信頼できる会社がリリースしたシステムを選ぶと良いでしょう。

POSシステムとPOSレジの違いについて

POSシステムとPOSレジの違いについて
POSシステムについて調べていると、POSレジという言葉もよく目にするかもしれません。
どちらもほぼ同じと考えて問題ありませんが、厳密に言うとPOSシステムとPOSレジは別物です。
 
POSシステムとは、これまで解説してきた通り、売り上げや顧客情報などを管理するシステムそのものを指します。
 
対してPOSレジとは、POSシステムが搭載されたレジのことを指します。
レジといっても、スーパーなどでよく見かけるタイプのものに限らず、パソコンやタブレットなど、端末はさまざまです。
 
つまり、POSシステムとは売上などを記録する仕組みのことで、POSシステムが組み込まれたパソコンやタブレット、ターミナル(スーパーなどで見かける会計レジ)の総称をPOSレジと言います。
 
POSシステムもPOSレジも「POS」と略されて使うことが多いので、どちらのことを指しているかは文脈で判断する必要があります。

POSシステムの歴史

POSシステムの歴史POSシステムの歴史は意外と長く、その前身まで遡ると今からおよそ120年前にまで及びます。
 
1897年、アメリカ中西部・オハイオ州の田舎町にあるとあるバーのマスターが、従業員が店の売上金をちょろまかしていることに気づきました。
 
そこでマスターは、オリジナルのキャッシュボックスを制作しました。このキャッシュボックスは、金庫、売上金の表示、レシートの発行、簡易な日付表作成など様々な機能を備えた手動式のもので、POSレジの元となりました。
 
それから9年後の1906年には、日本でも三越百貨店がこの仕様のPOSレジを輸入。国内初のPOSシステム端末とされています。
 
その後、このPOSレジにはユーザーの様々なニーズに対応し、顧客情報管理や在庫管理などの機能が追加されていきました。
 
しかしながら日本においては、クレジットカードなどの普及がなかなか進まず、現金を利用する人が圧倒的に多いという事情もありました。
 
そのため、ハウスカードが大量に発行されたアメリカとは異なり、POSシステムとクレジットカードの連携、特にカード処理やセキュリティー対策の面では顕著に遅れをとっていたようです。

POSレジを導入するメリット

では、これからPOSレジの導入を検討している方のために、POSレジを導入するメリットを挙げていきましょう。
 
>>POSシステムを利用するメリット・デメリットとは

業務の効率化

POSシステムを使うことで、あらゆる業務が自動化されます。
商品を登録するだけで、売り上げデータ、在庫、発注、顧客情報などをすばやく管理してくれるので、商品の読み込みさえすればあとは全てPOSシステムに任せることができます。
 
また近年では、商品の読み込みを客自身が行うセルフレジや、画像解析で商品が読み込めるAIレジなども増えてきているので、スタッフの業務はどんどん効率化されています。
 
POSシステムの導入で、今までレジ業務に割いていた時間を他の業務に当てることができますし、人件費の削減にもなります。

サービスの質の向上

在庫管理やデータ集計を自動化することで、マーケティングや接客など、顧客満足につながりやすい業務に時間をかけられるようになります。
 
また顧客管理を徹底することで、お客様1人ひとりに合ったサービスを提供することができ、リピーターも増やすことができます。

人的ミスの防止

POSシステムを使うと、人的ミスを事前に防ぐこともできます。
 
手作業が多くなると、気をつけていてもどうしてもミスが出てくるものです。
しかし店舗業務には、売上金の登録や給与計算などミスが許されないものも多いです。
後で修正するにしても、リカバリに時間がかかってしまうこともあります。
 
効率よく正確にデータを管理登録するには、やはり人の手ではなく機械を使うのが適しています。

POSシステム導入の流れ

2019年から始まった消費税の軽減税率制度や、近年のキャッシュレス推進など、制度が変わるとその都度レジの設定も変更しなければなりません。
 
しかしPOSシステムを導入しておけば、こうした変更にもシステムをアップデートするだけで対応できるので、手間も省けます。
 
ではPOSシステムの導入を検討している方のために、どういった手順で導入していけば良いのでしょうか。
 
さらに詳しくご紹介していきましょう。

業務の問題点を整理する

まず、POSシステムを導入してどんな課題を解決したいのかを洗い出します。
 
マーケティングを強化したい、顧客情報を活用したいなど、POSシステムを導入する目的をはっきりさせましょう。
 
実際にPOSシステムを使うスタッフの要望も聞くと、課題が明確になります。

POSシステムの必要な機能や予算を決める

業務の問題点が整理できたら、その問題点を解決する機能が備わったPOSシステムを選びます。
 
記事の冒頭でもご紹介した通り、POSシステムにはさまざまな機能があり、課題に合わせて機能を選ぶ必要があります。
 
後で詳しく解説しますが、業種ごとに必要な機能がそろったパッケージタイプのシステム
もあり、手軽に導入することができます。
 
ただ機能が増えるほどコストも上がるので、予算も決めて、予算内で最大限のパフォーマンスができるPOSシステムを選ぶと良いでしょう。

POSシステムの開発企業に連絡する

POSシステムを開発している企業に問い合わせをしましょう。
まずは、数社から資料を請求して比較するのがおすすめです。
 
ある程度企業が絞れたら、打ち合わせや見積もり作成を依頼します。
 
システムを導入した直後は開発企業とのやりとりが頻繁に起こるので、やりとりしやすそうな企業かというところも事前にチェックしておくと安心です。

契約後、POSシステムを実装する

POSシステムを契約したら、実装していきます。

実装作業をしてくれる企業もありますが、手持ちのパソコンにシステムをインストールするタイプなどは、マニュアルを見ながら自分で実装することが多いです。
 
商品情報やスタッフ情報など、店舗のデータを登録していきます。

スタッフに操作方法を共有する

実際に操作するスタッフに、操作方法をレクチャーします。
開発企業の方でレクチャーをしてくれるところもあるので、契約時には実装やレクチャーもしてもらえるかどうかも確認しておきましょう。

POSシステムを選ぶときのポイント

システムを選ぶ人のイメージPOSシステムの数は非常に多く、あらゆる会社から発売されています。
POSシステムを選ぶときは、次のポイントに注意して、総合的に判断して選ぶようにしましょう。
 
>>POSシステムを導入する際のポイントを徹底解説

業種

まずは、導入する店の業種によって、POSシステムの機能も大きく変わります。
 
POSシステムには、会計ソフトとの連携や売上の分析などの基本的な機能に加え、業種独自の機能も兼ね備えたものがあります。
 
「小売店向けPOS」など、特定の業種用のPOSシステムもあるので、自分の業種に合ったシステムがないか探してみましょう。
以下で、業種によって追加される機能の一例をご紹介します。
 

小売店
リアルタイムで売上確認ができる機能、自動で釣り銭を出す機能など
飲食店
客がテーブルでタブレットから注文できる機能、日別の売上を集計する機能など
アパレル店
自店舗や他店舗の在庫確認機能、商品ごとにバーコードを作成する機能など

 

POSシステムのタイプ

上でご紹介した4種類のうち、どのタイプのPOSシステムが自店に合っているかを確認します。
 

ターミナル型
レジ会計に特化したPOSシステムを導入したい場合におすすめです。
レジ本体にお金を出し入れできるので、預かり金や釣り銭の自動計算をして、会計業務を効率化してくれます。
客数や、1人あたりの買い物の量が多いお店に向いています。
パソコン型
レジ会計だけでなく、メールの送受信やデータ分析もしたい場合、パソコン型のPOSシステムが適しています。
バックヤードで使うなら、こちらのタイプが良いでしょう。
ハンディターミナル型
店舗が狭い場合、場所を取らないハンディターミナル型が良いでしょう。
これ1つで、ターミナル型の基本機能をほぼ全て兼ね備えています。
また、在庫管理を重点的に行いたい時にもおすすめです。
コンパクトで持ち運びできるので、倉庫内を移動しながら在庫をスキャンするのに便利です。
スマートデバイス型
試験的にPOSシステムを試したい場合、一番手軽なスマートデバイス型が良いでしょう。
業種や店舗の大きさも問わないので、どんなお店にも導入しやすいです。
ただ周辺機器の購入が必要なことも多いので、注意しましょう。

 

操作性

POSシステムはレジ会計や在庫管理、受注など、あらゆる業務に対応するシステムなので、ほぼ全てのスタッフが操作する可能性があります。
 
そのため、機械に慣れていない人でも簡単に操作できるものが良いでしょう。
 
通常のレジと同じように操作できたり、タッチパネルに対応していたり、優れた操作性を持つシステムも多いので、注目してみてください。
 
また操作のトラブルや不明点があったときのために、サポート体制が整っているかどうかも気にすべきポイントです。

データを活用できるか

POSシステムの導入のメリットは、業務の効率化だけでなく、データを集計できることです。
 
売り上げや客層、在庫などのデータを活用し、利益アップに活用できるかどうかも重要なポイントとなるでしょう。
 
期間を指定してデータを出力できるか、共有しやすいかなども、事前にチェックしておきましょう。
 
また商品数や売り上げの少ない店舗であれば、そもそもPOSシステムを導入する必要があるのかというところから考えなければなりません。

POSシステム導入時の注意点

POSシステムを選ぶときのポイントを理解いただけたところで、導入時の注意点についても確認していきましょう。

周辺機器を買う必要がある場合もある

ターミナル型以外のタイプのPOSシステムは、比較的値段が安い代わりに、周辺機器を買わないといけないケースもあります。
 
たとえばレシートをプリントしたい場合、プリント機能が付いていないタイプのものはレシートプリンターを買う必要がありますし、ドロアというお金を保管する引き出しもターミナル型以外のPOSレジには基本的についていません。
 
周辺機器をあれこれ買い足すよりも、最初から一通りの機能がそろったPOSシステムを買った方が、かえってコストが抑えられるということもあるので、周辺機器が必要かどうかも事前に確認したほうが良いでしょう。

クラウド型とオンプレミス型がある

POSシステムには、データの保管をオンラインでするクラウド型と、オフラインでするオンプレミス型があります。
 
それぞれメリットとデメリットがあるので、比較してどちらが自社に合っているかを判断しましょう。

クラウド型のメリット・デメリット

クラウド型はインターネット上でデータを管理するので、ネット環境があればどこからでもアクセスできるというメリットがあります。
またオンプレミス型に比べて、コストも安いです。
 
開発社側でしっかり保守をしていればセキュリティ面の問題はありませんが、パスワードが流出すると社外の人間でも簡単にアクセスできてしまうので、より強固なセキュリティを求めるならオンプレミス型の方が良いでしょう。

オンプレミス型のメリット・デメリット

オンプレミス型は、自社でインフラを用意する必要があります。
クラウド型より導入が難しく、値段も上がるのであまり手軽とは言えませんが、セキュリティ面はしっかりしています。
 
また、カスタマイズの自由度が高いのも魅力です。
POSレジの画面を見やすいようにカスタマイズしたり、独自の帳票を作ったりすることで、POSシステムがより活用できるようになります。

保守・サポート

POSシステムを導入後、トラブルが起きた時やさらに便利に使いたい時には、開発企業に問い合わせをします。
 
そのためサポートデスクがあるなど、サポート体制がしっかりしている企業のPOSシステムを選ぶことをおすすめします。
特にアパレルや飲食、流通などの業界は、土日祝もサポートしてもらえると安心でしょう。
 
また制度の変更に合わせてアップデートのあるシステムなら、都度設定を変える手間も省けるので便利です。

まとめ

POSシステムには、情報を出入力するための周辺機器が付帯しています。バーコードなどをスキャンすることで、商品に関するあらゆる情報を認識し、送信することができるのです。
 
売上の情報は本部などに集約され、統計データとしてその後のマーケティングに大いに活かすことが可能になります。
 
>>POSシステムの詳細な情報はこちら