2019.05.17
店舗管理システム

店舗管理システムとは?機能や業種別の詳細を徹底解説

店舗を経営している方は、店舗管理システムという言葉を聞いたことがあるのではないしょうか。
売上の増加を目指しているのに他の業務が忙しくて注力できない、という悩みを解決してくれるのが、店舗管理システムです。
 
ここでは、店舗の事業者や管理者が管理業務において抱えがちな悩みを踏まえたうえで、店舗管理システムとはどういうシステムで、どういうメリットや機能があるのかを詳しくご紹介します。

近畿システムサービス管理部

近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。

店舗管理の業務について

売上管理(売上高・客単価など)や在庫管理、仕入管理や勤怠管理など、経営に欠かせない店舗管理の業務はとても幅広いです。
他にも、店舗設備管理やシステムの導入、サービスのブラッシュアップや本部への報告なども店舗管理業務に含まれるので、やらなければならないことはたくさんありますよね。
 
また、多店舗展開をしていると、その分だけ管理が難しくなってきます。
そのため、本部を設置したうえで店舗ごとに管理者を配置して店舗管理をスムーズにしている、というケースが多いです。
 
これらはひとえに売上アップのために行われているので、それだけ店舗管理の業務は重要だと言えます。
 
>>店舗管理業務についてもっと詳しく知りたい方はこちら

店舗運営管理における事業者によくある悩み

悩む男性運営のため、そして売上アップのための店舗管理業務はとても重要です。
しかしながら、先ほどもご紹介したように店舗管理の業務は非常に多岐に渡るため、忙しすぎるあまり、事業者が頭を悩ませるケースが多々あります。
 
例えば、以下のような悩みが挙げられます。

  • 店舗内の管理業務が忙しくて本部への報告まで意識が回らない
  • 本部に報告することが多すぎて、店舗内の管理が疎かになってしまう
  • 手書きやFAXでの報告は時間がかかる
  • 忙しくて、本部とのコミュニケーションがままならない
  • 店舗数が多くて、本部が各店舗の売上を確認できない
  • 売上アップのための施策を考案できない
  • 適正在庫が維持できない

上記から3つほど抜粋して、代表的な悩みの詳細を以下にて解説いたします。

店舗内の管理業務が多忙すぎて、本部への報告まで意識が回らない

先ほどもご紹介したように、店舗管理の業務は多岐に渡ります。
そのため、売上や勤怠などの店舗内管理で多忙すぎて、本部への報告まで意識が回らなくて頭を悩ませている方が多いです。
 
本部への報告を優先してしまうと、逆に店舗内の管理が疎かになってしまう可能性があるので、なかなか難しいところではありますよね。

手書きやFAXでの報告は時間がかかる・報告することが多い

店舗内の管理業務が滞りなく進み、いざ本部にお店の状況を報告しようにも、報告業務そのものが事業者の負担になることがあります。
例えば、手書きで報告書を作成してFAXで送っていたり、そもそもとして報告することが多かったり。
 
ただでさえ事業者は店舗内の管理で忙しいので、本部への報告業務がさらなる負担になってしまうのは、致し方ないかもしれません。

店舗数が多くて、本部が各店舗の売上を確認できない

多店舗展開をしている場合、本部は各店舗の売上や在庫数を把握する必要があります。
各店舗の責任者から報告が滞りなく来るのであれば問題ありませんが、店舗内の管理で忙しい場合、報告がなかなか上がってこないことがあります。
 
また、そもそもとして店舗数が多すぎる場合、各店舗の売上がきっちり確認できるような体制が整っていないこともあります。
 
全ての店舗の売上を把握できないと、全体的な方向性を見定めるのは難しくなりますし、店舗ごとの施策を打ち出すのも難しいです。

店舗管理システムの導入で全て解決

店舗管理システムを使う男女相応のコストは発生しますが、それを差し引いてでも効果的な解決方法として挙げられるのが、店舗管理システムの導入です。
アパレルや小売、飲食などの業種を問わずさまざまな店舗で店舗管理システムが導入・活用されていて、事業者が抱えがちだった悩みを解決し、売上のアップに貢献してきました。
 
「売上アップに注力したいのに、店舗管理業務に目が回って注力できない…」という方は、店舗管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

店舗管理システムとは

店舗管理システムを一言で言い表すと、店舗を経営する上で必要な管理業務を効率的に行うためのシステムです。
具体的には、売上の集計および分析、在庫や顧客、棚卸や仕入、発注や勤怠、売掛などの多岐に渡る管理業務が、効率的に行えるようになるのです。
 
また、店舗管理システムは1店舗に対してだけでなく、複数もしくは多店舗を統括する本部も活用することができます。
本部の場合は、現場レベルというよりかは、各店舗の状況を理解してマネジメントを行うために、店舗管理システムを活用しています。

店舗管理システムのメリット

店舗管理システムを導入・活用することで、どういうメリットをもたらすのでしょうか。
以下にて、メリットを詳らかに解説していきます。

一元的な管理が可能

店舗責任者であれば店舗内のデータを、本部であれば各店舗のデータを一元的に管理できるメリットがあります。
以下では、それぞれの視点に立ってメリットを見ていきます。

店舗

現場レベルで商品や売上、勤怠(シフト)などの管理業務をしつつ、本部への報告なども行う店舗責任者の業務は、このように多岐に渡っています。
それだけで時間を取られてしまい、サービスレベルのブラッシュアップにまで手が回らないということが度々起きていました。
ですが、店舗管理システムにより管理業務を効率的に行えるようになるので、以前ほど管理業務に時間や手間を費やしてしまうことはありません。
そのため、サービス向上の果てに売上の増加という目標に邁進できる環境を整えることができるメリットがあります。

本部

本部は、各店舗の売上を簡単に確認できるので、売上があまり良くない店舗へのフォローはもちろんですが、売上が良い店舗のディスプレイ展開などを参考にした施策を、他店へ提供することもできます。
 
また、各店舗の状況に沿った売上目標を設定することもできますし、在庫や発注などの店舗現場の状況をリアルタイムで逐一把握できるので、現場の状況が分からないという事態を回避しやすくなります。
何よりも、以前のように店舗からのデータの伝達に時間が掛かる上に、経営する店舗が多ければ多いほど管理しにくくなる、ということがなくなるのが一元管理の大きなメリットです。

一方通行がなくなる

現場の声を無視した本部からの一方通行的な施策は、店舗責任者の負担を余計に増やすだけですし、本部は現場の状況が分かっていない、という不満が蓄積されることは目に見えています。
 
ですが、店舗管理システムにより本部は店舗現場の状況を確認できるからこそ、それを加味しての施策を打ち出すことができます。

売上の増加に注力できる

上述した機能やメリットは、全て売上の増加に注力できるということに集約されています。
例えば、店舗責任者の管理業務が効率化されて、現場レベルでサービスの向上に努めることができます。
 
また、本部が各店舗のデータを活かして購買分析をした上で、販売促進やセールなどの施策を打ち出すことができます。
このように、売上の増加に注力できることが、店舗管理システムの最大のメリットと言えるでしょう。
 
>>店舗管理システム導入のメリットとデメリットをもっと詳しく

店舗管理システムの機能

これまでは店舗管理システムがどういうメリットを持っているのかを見てきましたが、今度はどんな機能を有しているのかを、詳らかに解説していきます。
 
ちなみに、開発企業にもよりますが、それぞれの機能は基本的に本部だけでなく店舗(1店舗のみを経営している場合も)も利用できます。

売上管理と分析

売上分析POS端末やシステムと連携する必要がありますが、売上データを細かく確認することができ、なおかつ集計に時間を取れることもありません。
売上をリアルタイムに確かめられるだけでなく、特定の期間に絞っての売上や来客数、粗利や値引きの総額なども確認できます。
 
例えば、春夏秋冬の時期やセール期間の売上や利益率を詳しく分析できるので、その結果は次の施策を打ち出すためのファクターの1つになります。
 
また、各店舗の商品カテゴリーだけでなく単品ごとの購買分析もできるので、特定の店舗で売れている商品を、他店舗でも同じように展開するなどの施策を打ち出すこともできます。
このように、全体的にだけでなく細かい売上データを分析できるのが、店舗管理システムの標準機能の1つになります。

在庫管理

在庫管理機能により、単品ごとの在庫データがリアルタイムに反映されるため、適正在庫を保ちやすくなり、なおかつ過剰在庫を抑制しやすくなります。
また、本部は店舗ごとの在庫を確かめられるため、一方の店舗から他方の店舗へ在庫を移動することもできますし、過剰在庫をセールにするなどの施策を打ち出せます。
単品ごとの在庫の適正化は、店舗経営をする上で大事なファクターなので、在庫管理機能はそれに大きく貢献してくれます。

顧客管理

POSシステムが必要になりますが、POSデータを元に特定の顧客の購買データを確かめられるだけでなく、店舗管理システムにより他店での購買データも確認できます。
重要と思われる顧客に対して商品を常に用意したり、DMの発行などで顧客離れの対策を打ち出すこともできます。
また、顧客の来店数や購買金額を分析することもできるので、それらを元にマーケティングや販売促進に活かすことができます。
ちなみに、店舗管理システムとは別に顧客管理システムというサービスもありますが、最近では、後者が前者に予め組み込まれていることが多いです。

ポイント管理

ポイントカードの顧客情報を用いた顧客の行動をデータとして可視化する、チェーン店同士のポイントの共有化などのポイント管理は、顧客管理の一環と言えます。
DMの発行や顧客の購買データを細かく分析できるのは、ポイントカード(カード以外の形態も含む)があってこそという面が少なからずあります。
もちろん、法に触れない方法以外で、ポイントカード以外にも顧客情報を把握する手段はいくつもありますが、ポイントカードは効果的な手段の1つに違いありません。

勤怠管理

店舗スタッフの勤務時間やシフトの状況、例えば日次や個人別、勤務先別のシフトを容易に確認することができます。
また、時給(土日・休日出勤手当の自動付与)も含めた基本データの設定および管理もできますし、とある店舗で人員が足りない場合は、他店から応援を回すこともできます。
この勤怠管理機能1つで、店舗・本部ともに業務を効率化させることができるのです。

業種別の店舗管理システムについて

これまでご紹介してきた店舗管理システムの機能は、どちらかと言うと小売店で活用されることを前提としています。
ですが、店舗管理システムは飲食店やアパレル、ECサイトでも同じようにメリットを享受することができます。
以下では、業種別に店舗管理システムについてご紹介していきます。

飲食店

飲食店向けの店舗管理システムは、業務請負の特性上、原価計算や仕入れ値などに関わる機能が充実した仕入管理機能に特化している特徴があります。
また、日時や曜日、天候など様々な視点から売上分析を行えたり、飲食店には必須と言える予約や勤怠、顧客や買掛、売掛の管理機能も備えています。
このような機能により、飲食店に店舗管理システムを導入するメリットは大きいと言えるでしょう。
 
>>飲食店向けの店舗管理システムについてはこちら

アパレル店

アパレル店の場合は、商品ごとにカラーやサイズが異なるため、それぞれを細かく把握できる在庫管理機能に特化している特徴があります。
そして、それぞれの商品をカラー別、もしくはサイズ別に売上も把握できるため、売れ筋商品や在庫切れ商品などを事細かに把握することができます。
開発企業によっては、多店舗管理や顧客管理、POSシステムなどを組み込むことができるため、アパレル店にとっても店舗管理システムの導入メリットは大きいです。
 
>>アパレル店に特化した店舗管理システムについてはこちら

ECサイト

近年、多くの企業がオンラインショップでも買い物ができるようにサービスを展開しています。
ECサイト向けの管理システムは、複数のネットショップを一元的に管理できるように、在庫連携や商品ページの編集および登録、売上の集計および分析や自動メール送信などができる機能を標準的に備えていることが一般的です。
ECサイト向けの管理システムの中には、『Amazon』や『楽天市場』などの大規模なネットショッピングに対応しているものが、いくつかあります。

サービスエリア内店舗

サービスエリア内店舗近年、高速道路の休憩所という位置付けであったとされるサービスエリア(パーキングエリア)が、大きな賑わいを見せています。
サービスエリアにはレストランやショップなどの多種多様な店舗があるのですが、それらを一括管理できるシステムが、実はあるんです。
サービスエリア内店舗向けの管理システムは、業種や形態は異なっても、各店舗を一括しての売上管理が可能です。
また、在庫や仕入、売掛や買掛などの標準的な管理機能も備えています。
そして、飲食店向けのPOSシステムや小売店向けのPOSシステム、自販機や入金機など、あらゆるシステムや機器と接続することもできるため、細部にまで行き届いた管理が可能になります。

農産物直売所・道の駅

農産物を販売する関係上、生産者の方へ代金を支払わなければなりません。
農産物直売所・道の駅向けの店舗管理システムは、生産者ごとに振込先を指定できる上、分類別もしくは日別などの様々なパターンで、支払明細書を作成できます。
また、売上速報などのデータをメールで配信する、バーコードの発行などの機能も備えているため、確かに農産物直売所・道の駅向けに特化していると言えるのでないでしょうか。
ちなみに、農産物直売所以外にもレストランや売店を経営していることもある道の駅タイプの店舗管理システムは、それらを複合的に管理できる機能を備えています。
 
>>農産物直売所および道の駅向けの店舗管理システムについてはこちら

店舗管理システムを導入する際の要点

店舗管理システムを導入する際には、以下のような要点を押さえておく必要があります。
それぞれの要点を詳しく見ていくので、是非参考にしてください。

業種や問題点を考慮する

ご紹介したように、業種ごとに店舗管理システムに求められる要素が異なります。
アパレルであれば正確に在庫を把握できる機能は不可欠ですし、飲食店であれば、勤怠や予約、仕入などの管理機能が不可欠です。
また、1つの店舗だけを管理するのか、もしくは多店舗を管理するのかどうかも、システムを導入する際の要点になります。
そして、現状の問題を洗い出すことも重要で、店舗管理システムを導入することで何を解決したいのかを、明確化させる必要があります。
導入することで問題点を解決できるのかどうか、解決しつつ業種に最適な店舗管理システムであるかどうかをきっちり考慮しないと、コストが無駄になってしまう恐れがあるので注意しましょう。

既存ソフトと連携できるのか

もしも、既に何かしらのソフト(会計ソフトなど)やシステムを利用していて、それらを活用し続けたい場合には、店舗管理システムと連携できるのかどうか、親和性が高いのかどうかを確かめる必要があります。
業務の手間が余計に増えてしまい、結果的に利用者の負担が増えてしまう恐れがあるので、留意しましょう。

システムを拡張できるのかどうか

店舗管理システムに拡張性があるのかどうかも、大事な要点です。
新規事業の開拓などで管理する業務や内容が増えた際には、店舗管理システムも同時に機能を拡張させなければならない時があります。
そんな時に、新しいシステムや機能を組み込めなかったら、システムごと取り替えなければならず、相応のコストも発生してしまいます。
店舗管理システムを導入することで、現状の改善だけでなく事業そのものの発展を目指している方は、拡張性があるのかどうかも確かめておきましょう。

まとめ

店舗管理システムは、売上や在庫、仕入や売掛、顧客やポイント、勤怠や予約などを一元的かつ効率的に管理できる代物です。
そして、店舗管理システムには、

  • 小売店
  • 飲食店
  • アパレル店
  • ECサイト
  • サービスエリア内店舗
  • 農産物直売所・道の駅

などで活用できます。
店舗管理システムの運用をお考えの方は、是非参考にしていただきたいです。