商品の在庫管理は損益を左右する重要な業務です。
しかし、実際には「在庫管理に時間がかかる」「人為的ミスを減らしたい」とお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
在庫管理は、商品数が増えるほど手間と時間がかかり、手作業での入力ではミスを誘発しがちです。
このような課題を解決するには、ハンディーターミナルの活用が有効です。
ハンディーターミナルを使用することで人為的ミスを減らし、在庫管理業務の効率化が可能です。
この記事では、ハンディーターミナルの基本から、使用するメリットや注意点を解説します。ぜひ参考にしてください。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
ハンディーターミナルとは？
ハンディーターミナルとは、データの収集や入力が可能な業務用の携帯端末です。バーコードを読み込むことで、商品の数量などを正確に入力できます。
読み込んだデータは即時にシステムへ反映されるため、手作業による伝達ミスがなくなり、業務の正確性の向上と効率化が期待できます。
従来はキーボードを搭載したハンディーターミナルが主流でしたが、近年ではスマートフォンタイプのハンディーターミナルの需要が高まっており、主流になりつつあります。
ハンディーターミナルの活用場面
ハンディーターミナルは入出庫管理、ピッキング、棚卸し作業、在庫管理などの場面で活躍します。
スキャンすることで、数量や型番が即座にデータとして読み込まれ、入荷日や入荷場所などの管理が効率的に行えます。また、読み取りだけではなくデータの送受信が可能なため、在庫確認にも活用できます。
ハンディーターミナルで読み取り可能なもの
ハンディーターミナルは、さまざまな種類のコードを読み取ることで、入出庫管理や在庫管理など多岐にわたる情報収集を可能にします。主に以下のものを読み取れます。
1次元バーコード
太い線と細い線が縦に並んでいる1次元バーコードは、主に「JANコード」が広く知られています。
商品の識別や基本的な在庫情報の管理に利用され、スーパーマーケットなどでよく見かけるタイプです。
「JANコード」の他にも、「Interleaved 2 of 5」や「NW-7」などがあります。
2次元バーコード
2次元バーコードで認知度が高いのは、スマートフォンで読み取る機会が多い「QRコード」でしょう。
1次元バーコードと比べて、より多くの情報を記録できます。また、3箇所のシンボルを検出するため、360度どの方向からも読み取ることが可能です。
「QRコード」の他には、「DataMatrix（データマトリックス）」や「PDF417」などがあります。
バーコードについて詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
OCR（Optical Character Reader）
一部の端末では、文字を認識しデータ化する「OCR（Optical Character Reader）」を搭載しているものもあります。OCRは日本語では「光学文字認識」などと表されます。
アルファベットや数字の読み取りができるため、賞味期限や製造番号などのデータ化が可能です。
ハンディーターミナルの選び方
ハンディーターミナルといっても多種多様なモデルがあるため、自社の業務に最適な一台を選ぶことは非常に重要です。
ここでは、どのような機能に着目し、何を重視して選ぶべきか、具体的なポイントを解説します。
搭載OS
ハンディーターミナルにはOSが搭載されており、主にメーカー専用OS、Windows OS、Android OSの3種類があります。それぞれ特徴が異なるため、用途に合ったものを選ぶことが重要です。
| メーカー専用OS | ウイルス感染のリスクが低い。 |
| Windows OS | マルチタスクに優れており、自由なアプリケーション開発が可能で多く採用されていましたが、サポートが終了。 |
| Android OS | スマートフォンアプリと同様の操作性で開発できる点が大きな利点。 |
これらの状況、特にWindows OSのサポート終了とAndroid OSの利便性を考慮すると、今後はAndroid OSがハンディーターミナルの主流に置き換わると予想されます。
耐久性・防水機能
在庫管理を行う際に、ハンディーターミナルが手から滑り落ちてしまうリスクも考えられます。
そのため、落下や衝撃による故障を防ぎ、業務の中断や買い替えコストを抑えるためにも、耐久性を十分に考慮する必要があります。
また、屋外作業が多い業種の場合、雨による水濡れも想定されるため、防水機能搭載タイプを選ぶのがおすすめです。
画面・操作性
ハンディーターミナルで効率化を目指すのであれば、画面の見やすさと操作性は非常に重要です。
これらが考慮されていないとミスを誘発するなど、かえって作業効率が低下してしまう恐れがあります。
特に、年齢層の高い従業員が多い職場では、大きな画面で文字や情報がはっきりと表示されることや、直感的な操作性が求められます。
連続使用時間
長時間使用する可能性がある場合、ハンディーターミナルのバッテリー持ちは重要なポイントです。
特に、棚卸しなどで一日中使用する必要がある場合、バッテリーの持ちが悪いと途中で充電が必要になり、作業が中断してしまいます。そのため、大容量バッテリー搭載モデルを選ぶといいでしょう。
バーコードを使用した在庫管理のメリット
ハンディーターミナルを使用し、バーコードで在庫を管理することによって具体的にどのようなメリットがあるのか確認してみましょう。
入力ミスを防ぐ
手入力と異なり、バーコードをスキャンすることにより、商品の情報や数量を正確に登録できます。
これにより、従来発生していた「書き間違い」や「数え間違い」などの人為的なミスを根本から防げます。
結果として、在庫データの精度が向上し、無駄な在庫や欠品のリスクを低減します。
棚卸し作業を効率化
ハンディーターミナルを活用することにより、棚卸し作業も大幅に効率化できます。
従来、目視と手作業で行っていた在庫管理や記録作業は、バーコードをスキャンするだけで、数量の登録が可能になります。
これにより、作業の手間を削減できるだけではなく、人件費の削減にもつながります。
データの即時反映
バーコードをスキャンすることで、即時にデータが反映されるようになります。
システム上で数量が自動で集計されるため、欠品による販売機会の損失を防ぐことができます。
紙の使用量の減少
デジタルでデータを管理するため、紙に印刷する機会が減り、紙の使用量が減少します。その結果、コストや管理の手間の削減にもなります。
バーコードを使用した在庫管理の注意点
端末選びの重要性
ハンディーターミナルの導入には、端末の購入費用などの初期費用がかかります。
安価なモデルを選択した場合、「バーコードが読み取れない」といった読み取り精度の問題や、「耐久性が低い」という故障リスクに直面し、コストをかけたものの結果として想定していた作業効率が得られない恐れがあります。
また、交換用バッテリーの費用といったランニングコストもかかるため、端末選びは慎重におこないましょう。
バーコード準備の手間
製品に既存のバーコードがない場合は、一つずつ手作業でバーコードを貼る必要があります。
バーコードを貼る手間が増えることだけでなく、「小さい製品」や「表面が油で貼り付けにくい製品」のように物理的に貼りつけが困難な場合は、バーコードによる管理自体が難しいため、導入前に検討しましょう。
読み取りエラー
バーコードをスキャンする際「読み取りがうまくできない」、あるいは「二重に読み取ってしまう」エラーが発生する可能性があります。
これらのエラーは、人の手による確認作業を必要とするため、誤ったデータ登録を防ぐには入念なチェックが不可欠です。
まとめ
この記事では、ハンディーターミナルの基本や、在庫管理に使用した時のメリットや注意点を解説しました。
ハンディーターミナルの導入は、在庫管理業務の効率化に大きなメリットをもたらしますが、初期費用や準備の手間、読み取りエラーといった注意点があることも事実です。
しかし、これらの課題は、適切な端末選びと運用方法の工夫で、十分に解決できます。
重要なのは、自社の業務内容や環境に最適な機能が搭載された端末を選ぶことです。
これにより、導入後のトラブルを避け、最大限の効率化を実現できるでしょう。
近畿システムサービスでは、複数の集計単位で作表が可能な店舗管理システムを販売しております。複数の大手メーカーのハンディーターミナルとの接続機能を標準で搭載し、棚卸しや仕入れデータの取り込みなど、在庫管理の効率化が図れるサービスをご提供しております。
在庫管理業務の改善をご検討でしたら、一度ご相談ください。下記のお問い合わせフォームより、お気軽にご連絡いただけます。
