リモートワークが普及するにつれて、書類や文書を電子化する動きが活発化しています。
その中で注目されているのが、電子署名です。
電子署名とは、簡単にいえば、紙に押印したり署名したりすることの電子版です。
ただ、電子版だと「実際に書くことができないのでは？」と考える方もいるでしょう。
そこで今回は、電子署名の特徴やメリットを詳しく紹介します。
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目次
そもそも電子署名とは
まずは、電子署名とはどういうものなのか、法的な有効性や電子署名の仕組みについて解説します。
法的に有効とされている方法
そもそも電子署名とは、電子文書に署名する電子的な署名データのことです。
デジタル署名も、電子署名の一つといわれています。
電子文書に電子署名を行うことによって、作成日時や文書作成者のものなのか、改ざんされていないかを証明できます。
電子署名が作成者本人のものかを証明するためには、電子証明書の発行が必要なため、電子認証局が電子署名に関する第三者機関として存在しています。
つまり、電子認証局から認証を受けた電子証明書を用いた文書は、法的に有効と判断されるのです。
電子署名の仕組み
電子署名を送信する人は、秘密鍵と公開鍵と呼ばれるパスワードのようなものを持っています。
電子文書を送信する際には、ハッシュ値と呼ばれる特殊な演算手法で計算される値を使って、データを圧縮して秘密鍵で文書を暗号化します。
そして電子署名を電子文書に添付して送信。
受け取った側は、一般に公開されている公開鍵を使って復号します。
さらにハッシュ値を導き出すハッシュ関数を用いて、電子文書のハッシュ値を作成。
復号によって判明したハッシュ値とハッシュ関数を用いて作成したハッシュ値を比較して検証します。
そのあとに、公開鍵が本物かどうかの検証のために、認証局に確認します。
ここでは、正当な認証局が発行した本人の証明書か、署名時に証明書は有効期間内であったか、署名時に証明書は失効していなかったかをチェックします。
このような仕組みを経ることにより、文書の本人確認と改ざんされていないかどうかの確認が、厳密に行われます。
手書きの電子サイン
次に、手書きの電子サインについて説明します。
電子サインは、主に電子ペンや指で、パソコンやタブレットなどの電子機器にサインすることです。
電子サインに法的な有効性はあるのでしょうか？
実は法的有効性はない？
電子サインにも同意や承認の意思を示す役割があるため、法的に有効なものと判断されます。
ただ、電子署名と比べると改ざんされる可能性があったり、本人が記入したものか確認しづらかったりするでしょう。
そのため、より高度な安全性と保証が必要な文書のケースでは、電子サインより電子署名がおすすめです。
そもそも署名の定義が曖昧
電子署名が定義されている電子署名法では、電子サインに対しての具体的な定義はありません。
また電子署名についても「措置」として定義され、定義が曖昧です。
電子署名に電子サインも含まれているように読み取れるでしょう。
たとえば、電子署名法第2条や第3条では、本人が作成したかどうか、改変されていないかを確認できれば、電磁的記録の要件を満たしたものとして対応するとあります。
さらに、本人による電子署名がなされている場合は、本物と推定することもあるのです。
つまり、両者の同意のもと、目の前で本人がサインをすれば、電子サインでも有効だと解釈できるでしょう。
自治体や金融機関で手書き電子サインが利用されている
以上のことから、手書きの電子サインを自治体や金融機関で導入しているところもあります。
ある事例では、電子サインしている人の書き順や書くスピードなど、色々な側面からの情報をもとに、本人認証を実施しています。
また、ある自治体では、「簡単ゆびナビ窓口システム」を導入し、各種証明書の発行申請に電子サインを活用しています。
電子署名の導入のメリット
電子署名を導入すれば、インターネットを通じて契約や手続きができるようになるため、仕事や生活を円滑に進められる可能性があります。
そこで、電子署名導入のメリットについて紹介します。
ペーパーレスで簡単に手続き可能
通常であれば、契約書や請求書を紙に印刷して、それに署名してもらう形式になります。
紙に署名してもらうと、その紙を保管しておく場所や管理する人が必要です。
電子署名であれば、紙に印刷する必要がないため、文字通りペーパーレス化できるでしょう。
ペーパーレス化が進めば、インターネット上で管理できるため、紙を保管する場所や人件費を削減できます。
さらに、書類の確認をしたい時は、インターネット環境があれば、ファイルを開くだけでどこでも簡単にチェックできるのです。
その他、紙の場合は金額に応じて収入印紙の添付が必要ですが、電子署名であれば必要ありません。
業務効率アップや経費削減の面で、メリットが大きいといえます。
セキュリティの強化につながる
電子署名では公開鍵や秘密鍵などを用いて文書を暗号化するため、作成者本人かどうかの信頼性を担保してくれます。
例えば、紙の場合は、契約書に署名をもらったあとに契約内容を勝手に変更できます。
一方、電子署名の場合は、改ざんを検知するような仕組みになっているため、紙に比べて改ざんのリスクを軽減でき、セキュリティ強化につながります。
まとめ
電子署名をさまざまな分野で取り入れれば、業務効率アップや経費削減につながる可能性があります。
ただし、曖昧な部分も多いため、導入する際は電子サインよりも電子署名の方が有効といえるでしょう。
