2019.05.17
免税システム

免税書類作成システムの仕組みや機能、導入するメリットを紹介

免税書類作成システムは手書きの作業を効率化し、業務負担の軽減や作業時間の削減を可能にする利便性の高いシステムです。
今では多くの店舗が作業効率化のために免税書類作成システムを導入しており、今後も導入者が増え続けていくことが予想されています。
そんな免税書類作成システムですが、中にはあまり詳しく知らないという方も結構多いのではないでしょうか。

そこで今回は免税書類作成システムがどういうものなのかの説明から、仕組みや機能、導入するメリット等まで詳しく紹介していきたいと思います。

免税書類作成システムとは

免税書類作成システム(inboundWorks:インバウンド・ワークス)とは、免税店での作業をシステム化し、免税店のオペレーションを迅速化、省略化するシステムです。
免税店とは、外国人観光客などに対して免税販売対象品の消費税を免除して販売することのできる店舗を指します。

日本に訪れる外国人の観光客数は年々増加傾向となっており、2020年には待ちに待った東京オリンピックが開催されます。
東京オリンピックの開催を機に都内や東京近郊が賑わいを見せ、観戦前後で多くの外国人客が溢れ返ると予想されます。

これは免税店にとって需要や売上を上げる大きなチャンスでありますが、反対に労力や作業時間が増えるデメリットとも捉えられました。

しかし、今までの免税手続き方法だと手書きで必要な書類を作成しなければならず、パスポートなどの情報も全て書き写さなくてはなりません。
その対策として取り入れられるのが免税書類システムであり、システムを導入することによって業務の負担や作業時間を削減することが可能になります。

現在では多くの免税店がシステムを導入しており、スムーズで快適な業務を実現させています。

免税書類作成システムの仕組み

ここからは、免税書類作成システムの仕組みを手順に沿って分かりやすく紹介していきたいと思います。

1.パスポートの読み取り

パスポートのCCR文字をパスポートリーダー(手持ち式のバーコードリーダー)で読み取り、データ化します。その後は入国日をカレンダーから選択し、在留資格はリストから選択します。

2.商品の読み取り

お客様が購入した商品のJANバーコードをパスポートリーダーで読み取り、商品の合計額を表示させます。(手動での商品登録も可能)

3.必要書類を発行

必要な免税書類(免税専用の書類やレシートタイプの書類がある)をプリンタから発行します。

4.ホチキス止め

購入記録票をパスポートにホチキスで止めます。

5.契約書にサイン

お客様に購入契約書の署名欄を記入してもらいます。
記入していただいた購入契約書は店舗が責任を持って保管します。

免税書類作成システムの種類

免税書類作成システムには主に2種類のタイプが存在します。

ハンディターミナル+小型プリンタ

ハンディターミナルは店舗の棚卸し作業や、屋外イベント・催事等の簡易販売レジとして1台2役に使うことのできるタイプです。
薄型かつコンパクトなので軽くて操作がしやすく、狭い所でも置き場所に困らないのが利点です。

パソコン+POS連携

パソコン+POS連携は文字の通り、パソコンとPOSが連携したタイプのことです。
レシートを読み取るだけで購入履歴や購入日時を確認することができる他、複数のレシートをまとめて合算できるなど、多彩なシステムを搭載しています。

免税書類作成システムを導入するメリット

免税書類作成システムを導入するメリットは、手書きの作業をシステム化し、免税店のオペレーションを迅速化、省略化できる点にあります。

通常は書類作成やパスポート作成にある程度の時間が掛かりますが、免税書類作成システムを導入することによってパスポートの読み取りが簡単になり、購入記録票、購入契約書、品名リスト、注意リスト等の免税書類もその場で発行することが可能になります。

また、ログデータの出力機能により、売上や購入日時、お客様の国籍などのデータを簡単に管理することができるというのも免税書類作成システムの大きなメリットです。
データを管理することにより、今売れ筋の商品やインバウンド客が増える時期を明らかにすることが可能なので、お客様のニーズに合った商品を提供できるようになります。

まとめ

今回は免税書類作成システムに関する情報をお話しさせて頂きましたが、いかがだったでしょうか?
免税書類作成システムとは、免税店における書類作成手続きの効率化を目的として作られた利便性の高いシステムです。
システムを導入することで労力や時間を削減できる他、その日の売上や購入日時をデータとして管理することができます。
まだシステムを導入していないという方は、業務の効率化や時間削減のためにも是非検討してみてはいかがでしょうか。
 
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