2020.06.12
生産管理システム

受発注システムとは?選ぶときのポイント

受発注システムを導入したい人のイメージ

卸業者や小売業者にとって、受発注は日々発生する業務です。
他の業務もやりながら、受注確認や在庫管理、発注を行うのはなかなか大変ですよね。
 
今回は、受発注を効率化できる「受発注システム」をご紹介します。

受発注システムについて

受発注システムは、受注・発注業務を効率化するシステムです。
 
受発注システムを導入すると、受注内容の確認や在庫管理、出荷管理、請求書管理などを、一括してシステム上で行えるようになります。
紙媒体での受発注のやりとりや、手作業によるデータ入力をする必要がなくなるのです。
 
なお受発注システムは、受注側と発注側の双方が導入することが前提です。

 

受発注システムのメリット

では受発注システムのメリットを、発注側と受注側のメリットに分けてご紹介します。

発注側のメリット

発注側のメリットは、次の通りです。
 

在庫管理がスムーズにできる
在庫の入荷情報がデータ化されるので、在庫がどのくらいあるのかリアルタイムで知ることができます。
また在庫数を入力し、残りが少なくなったら自動的に発注をかけることも可能です。
中には、在庫管理と受発注が一体化したシステムもあります。

 

仕入れ金額を管理できる
商品データをあらかじめ入れておけば、仕入れにかかった金額を自動計算できます。
金額データは他の端末にも共有できるので、大きな組織であれば店舗間で比較したり、本部にデータを転送したりといったことも可能です。
また会計ソフトと連動するものもあり、支払いもスムーズに行えます。

 

受注側のメリット

続いて、受注側のメリットは次の通りです。
 

受注にかかるコストや時間の節約
受注確認や出荷データの送信をシステム画面上で行えるので、電話やFAX、メールによるやりとりが不要になります。
その結果、やりとりにかかるコストや時間を大幅にカットすることができます。
浮いたコストや新たにできた時間を、他の業務に回すことも可能になるのです。

 

受注や出荷状況が共有できる
発注側のメリットにもなりますが、受注や出荷状況を共有できるため、その都度連絡する手間が省けます。
また、いつ、どの業者から受注したかという履歴も残るので、出荷の予測を立てやすくなります。

 

受発注システムのデメリット

受発注システムのデメリットをイメージ受発注システムには、主に業務にかかる時間やコストが削減できるというメリットがありましたが、反対にデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

発注側のデメリット

発注側のデメリットとしては、次のようなものがあります。
 

取引先にも同じシステムを導入してもらう必要がある
受注管理システムは、受注側と発注側の双方が導入して使用するものなので、取引先にも導入をお願いしなければなりません。
取引先が複数あったり、アナログを好む企業だったりなど、システム導入が困難な場合もあるでしょう。

 

取引先とのコミュニケーションが減る
昔から付き合いがあり、コミュニケーションを大切にしている取引先もあるかもしれません。
その場合、コミュニケーションが減って関係性を築きづらくなってしまう可能性もあります。
そうした理由で、取引先が導入に難色を示すこともあり得るでしょう。

 

受注側のデメリット

受注側には、次のようなデメリットがあります。
 

システムの集約がしづらい場合もある
卸業者は基本、複数の取引先を持っています。
数ある取引先に同じ受発注システムを導入してもらうことになるので、手間がかかってしまいます。
また取引先によって違うシステムを導入している場合、取引先に合わせてシステムを使い分けなければなりません。

 

受発注システムを選ぶポイント

受発注システム導入のポイントイメージでは受発注システムの導入を検討している場合、どんなポイントに気をつければ良いのでしょうか。
 
数ある受発注システムの中でも、自社や取引先にマッチしたものを選ぶのが大切です。
具体的には、次のポイントを重視して選びましょう。

導入金額

新たにシステムを導入する場合、初期費用を確認します。
業務のコストカットを図って導入したけど、結局導入コストがかかってしまったということにならないよう注意しましょう。
 
合わせて、取引先に予算を確認しておくのも大切です。
 
また、システムを使用する端末を新たに購入することもあるので、そのコストも忘れずに計上しましょう。

導入までのサポート

今までアナログでやって業務をデジタル化するとなると、何かと障害が発生します。
システムを導入する際、インストールや、業務フローを一新する中で上手くいかないこともあるかもしれません。
 
そんな時、システムを作ったメーカーがきちんと対応してくれると導入もスムーズに進みます。
 
サポート窓口がしっかりしているシステムなら、導入後に疑問やトラブルがあっても安心です。

月々かかる費用

システムを導入する前に、ランニングコストがどれくらいかかるかも確認します。
かかる費用はシステムによってさまざまですが、削減コストが導入・維持にかかるコストを上回るかどうかを判断基準にしましょう。

操作方法

複数の取引先が使用することや、受発注の担当者が変更になった時のことを想定し、なるべくシンプルで直感的に操作できるシステムを導入しましょう。
 
導入時にきちんと設定ができていれば、あとは簡単なデータ入力だけで運用できるものが多いです。

まとめ

受発注システムは、業務の効率化に欠かせないシステムです。
受発注業務は頻繁に発生するからこそ、システムに任せるとメリットも大きいです。
ぜひ、貴社に合った受発注システムの導入を検討してみてください。
 
近畿システムでも、発注・出荷・請求を処理できるシステムを取り扱っているので、検討してみてはいかがでしょうか。
 
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