2021.11.30
顧客管理システム

業務の効率化に必須?店舗オペレーションの改善について

男性と女性

店舗における業務の効率化は、どこの店舗でも目指したい事柄でしょう。

店舗の経営において、業務の効率化を行うためには店舗オペレーションの改善が重要視されます。

店舗オペレーションの改善についてまずは基本の部分から、店舗オペレーション導入のメリットまでを詳しく解説します。

店舗オペレーションをスタッフに伝える手段のマニュアルの作成や、導入すると便利な店舗管理システムについても言及します。

店舗の作業効率をアップさせて、業績・売上をアップさせたい担当者の方必見です。

近畿システムサービス管理部

近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。

オペレーションとは

オペレーションとは、店舗を運営する上で業務の効率化を目的としたルールのようなものです。

作業の手順やスタッフの配置、担当などを定めることで接客の質や、サービス提供の向上を目指せます。

スタッフの人員配置による作業効率化は、顧客満足度にも直結します。

スタッフ全員がオペレーションを認識し、意識した上で仕事を進めれば、必要最低限の人員で店舗を回せるので、人件費の削減にも繋がるのです。

社員だけではなく、アルバイトスタッフも全員が同じオペレーションで動くためにも、オペレーションを決めることは重要になります。

オペレーション改善のポイント

まずは、オペレーションを改善するためのポイントを理解していきましょう。

ここから紹介する3つのポイントを重視して改善策を練っていきます。

業務をやめる

日々の業務の中で、「これって必要あるのかな?」と疑問に思う事はありませんか?

なんとなくで続けている作業の目的がぼやけてしまっている場合は、一度見直してみる必要があるでしょう。

目的とその作業をすることによる効果を再度見直ししてみて、「やめるべき業務」「やめても良い業務」をまずは洗いだしてみてください。

業務を減らす

上記で説明した業務の洗い出しを行った上で、完全にやめることができない業務も出てくるでしょう。

そのような業務を部分的にやめて減らすことができるかを検討しましょう。

作業内容を減らすことで、作業効率のアップを目指すことができます。

具体的には毎日集計する項目を2日に1回、週に1回の集計に減らすことはできないか、など時間や数量などを数値化できる業務は減らしやすい項目です。

業務を変える

最後は、上記2点を精査した結果、やめることができない業務を変えるということ。

例えば作業効率化を図るために担当者の変更を行ったり、物品の定位置を変えたりすることです。

今までは「これが当たり前」になっていたことを、変えることも店舗オペレーションの改善には時には必要になるのです。

店舗オペレーションのメリット

店舗オペレーションの改善ポイントがわかったところで、本当にオペレーションの改善が自分の店舗に必要なのか?と思う方は、メリットとなる点を確認しましょう。

作業の効率化・標準化

まずメリットとしてあげられる点は、多店舗経営の場合における標準化です。

店舗それぞれ同じように結果を出すことが必要条件とされるのであれば、尚更店舗オペレーションによる標準化を進めたいところ。

仕入れや販売に関して一連の流れを作り、店舗ごとの管理の差を軽減します。

そうすることでブランドの統一化を確立し、それぞれの店舗で効率よく利益を生み出すことが可能になります。

スタッフに待遇改善

店舗オペレーションが確立していないと、管理側は現場の雰囲気や状況の把握も難しいのが現実です。

スタッフから「人が足りない」と言われても、既定の人数が配置されているのだから足りないはずがないと思ってしまいますよね。

しかし、それは現場の状況に店舗オペレーションが合っていないのかも。

店舗オペレーションの改善はスタッフに対する待遇や、働きやすい環境作りにも直接繋がります。

個人店でも効果がある

上記だけでは、他店舗経営のチェーン店にしかメリットがないようにも感じるかもしれません。

しかし、個人店でもオペレーションの確立によって十分メリットを得ることができるのです。

限られた人員での作業を余儀なくされる個人店において、作業の効率化は必須項目となるのではないでしょうか?

効率化に繋げるために個人店でも店舗オペレーションの改善は効果的です。

マニュアルを作成する

マニュアル

店舗オペレーション改善の第一歩として重要なのが、マニュアルの作成です。

マニュアルの作成時に気を付けたいポイントを紹介します。

業務効率・品質の維持

マニュアルを作成することで、業務の効率や品質を維持しやすくなります。

同じ目的で業務を進める場合と、なぜこの業務を行うのかわからない人がいる場合。

どちらがスタッフ全員の作業効率を図ることができるのかは一目瞭然ですよね。

作業だけではなく、接客の対応マニュアルも作成することで、サービス提供の品質の維持にも繋がります。

教育の効率化

マニュアルがないと、スタッフ一人ひとりに手取り足取り店舗オペレーションについて説明していく必要がありますよね。

マニュアルを確立しておけば、新人スタッフが入ってきてもマニュアルに沿った教育を行うことができ、教育自体を効率化することが可能です。

マニュアルの説明文はわかりやすく

マニュアル作成時のポイントは、誰もがわかりやすい文章を用いて作成すること。

専門用語を並べたマニュアルでは、その店舗の業種が未経験の新人が入ってきた場合、理解することができない可能性があります。

誰もがマニュアルを読んだだけで、店舗業務の一連の流れを理解できるものを作成するのがベストです。

店舗管理システムの導入がおすすめ

店舗オペレーションの確立を図るなら、店舗管理システムの導入がおすすめです。

具体的にどのようなことに役立つのかを確認していきましょう。

業務の効率化

店舗管理システムを使えば、仕入れから販売、売り上げ管理まで店舗における一連の流れを一括管理することが可能です。

さまざまな機械やツールを使って管理するよりも、確実に簡素化できて効率化を図ることができます。

また、本部と店舗での売り上げ日報の共有や、販売商品の情報などの連絡も密に行うことができ、店舗側の報告の業務も簡素化できる点がメリットです。

マーケティングに活用できる

売上目標の設定から、売上日報の自動作成、さらに在庫の管理までをひとつのシステムで行えば、マーケティング戦略を練ることが可能です。

売上の推移を確認したり、無駄な在庫を把握したりできるため、店舗の利益の可視化に繋がります。

ヒューマンエラーの削減

人による間違い「ヒューマンエラー」の削減にも繋がります。

例えば、店舗管理システムを使って食材の賞味期限を管理しておけば、賞味期限切れの食材を間違って使用してしまった!といったミスを未然に防げる可能性も。

システムの管理を一括化することによって、削減できるヒューマンエラーが多くあるのです。

スタッフの管理

女性スタッフ

店舗管理システムでは基本的に、スタッフの勤怠管理も可能です。

この業務をできる人が今日シフトに入っていなかった!とシフトの管理ミスを防ぐために、それぞれの担当業務の細かい設定ができる機能があるものも。

外部サービスとの連携

外部サービスとの連携は、昨今重視したい要素でしょう。

レストランや美容室、サロンなどにおいて、ネット予約が簡単にできるシステムの導入は、店舗にとって大きなメリットになります。

手軽に予約をとれることから、客側も店に足を運びやすくなるため、予約システムを始めとした外部サービスとの連携が可能な店舗管理システムは、積極的に導入したいものです。

まとめ

店舗オペレーションの改善によって、作業が効率化やスタッフの意識向上が期待できるので、店舗の雰囲気も良くなるでしょう。

管理のミスやヒューマンエラーを削減していくためにも、店舗オペレーションの見直しをやってみませんか?

きっと店舗における課題や改善ポイントが見えてくるはずです。