2019.05.17
デジライター

受付システムとは?機能やメリットを徹底解説

オフィスを構えている方であれば、受付システムという言葉をご存知の方は多いのではないでしょうか。
受付システムはあらゆる面でメリットがあるために、数多くの企業で導入されています。
ここでは、受付システムとはそもそもどういうもので、どういう機能を持っているかなどを詳しく見ていきます。

近畿システムサービス管理部

近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。

受付システムとは

受付システムとは、オフィスなどに来客が訪問した際に、無人(受付嬢を雇用しない)でも効率的に対応するためのシステムのことを言います。
企業における具体例としては、受付に電話を設置して内線で取り次ぐなどが挙げられます。
ですが、その電話を取るという作業は、対応者の業務を中断しなければなりませんし、場合によってはメモを取るなど、少なからず対応者に負担がのし掛かっていました。
また、来訪者が多いと、長く待たせてしまうなどの問題もありました。
そこで登場したのが、内線無しでも十分な来客対応ができるようにデジタル技術を用いた最新の受付システムです。
最新の受付システムは、受付(入口)にiPadなどを置くだけで運用可能という特長を有しています。

受付システムの機能

開発した企業によって細かな違いはありますが、受付システムには以下のような機能が備わっています。
それぞれの機能を見ていくので、ぜひ参考にしてください。

受付機能(呼び出し機能)

以下にて、いくつかの受付機能の詳細を見ていきます。
全ての受付システムにそれぞれの機能が備えられている訳ではありませんが、参考のためにご紹介いたします。

受付コード(QRコード)

受付コード(QRコード)予め来客のスケジュールを登録しておくと、お客様宛てに受付コードもしくはQRコードがメール(招待状)で送られます。
お客様が訪問した際に、そのコードを入力もしくは提示することで、訪問したことを担当者に通知する仕組みとなっています。
社名や名前をわざわざ打ち込む手間は省略されますし、仮に多くの方が訪問されるとしても、受付コードであれば手続きはすぐに終えられるため、長くお待たせすることはありません。

担当者の名前や部署を検索

部署や名前を検索することで、担当者を直接呼び出すことができます。
受付システムによっては、名前だけで検索が可能なものもありますので、名刺やメールでわざわざ部署を確認する必要性がなくなります。

カスタムボタン(表示メニュー)で検索

カスタムボタンや表示メニューを、用途に応じてカスタマイズすることができます。
例えば、上述した受付コードや検索の画面に行くボタンだけでなく、面接専用や配送業者専用のボタンを設置することができるのです。
そのため、カスタマイズ次第でピンポイントに担当者へと繋ぐことができます。

導入後もカスタマイズが可能

受付システムによっては、ディスプレイのデザインや表示メニューなどの設定やデザインを、導入後でも変更およびカスタマイズすることができます。
そのため、面接が当分の間行われない場合には、面接ボタンをディスプレイから削除できますし、時期ごとにホーム画面のデザインを変えることもできます。

音声認識

音声機能を搭載した受付システムであれば、入力作業を省略して音声で受付できます。
音声認識は、AIを搭載しているからこそ実現できる機能です。
なおかつ学習機能も備えたシステムであれば、2回目以降の正確性が、つまりAIが確実に音声を聞き取れる確率が向上します。

内線電話

今までと同じように内線電話による受付ができるのですが、従来と異なるのは、担当者(目的の人物)に直接繋ぐことができることです。
つまり、来客からの内線電話に対応して担当者へ繋げるというワンクッションを置く必要がなくなるため、内線電話の対応者を設けることが必然的になくなります。

通知機能

訪問した来客がiPadで操作を行った際に、内線電話以外に訪問を通知する方法は、メールかビジネスチャットになります。
メールでの呼び出しは、内線と同じように標準機能として備えていることが多いのですが、受付システムによっては『slack』などのビジネスチャットと連携できる機能を持っています。

事前予約機能

受付システムに予め備えられているカレンダーもしくはそれに類した機能を用いて、事前予約(来客登録)をすることができます。
そして、受付コードやQRコードが発行され、お客様へと自動で送られます。

外部カレンダーとの連携ができる

上述の機能は、受付システムによっては『Googleカレンダー』のような外部カレンダーと紐付けることで、自動的にスケジュールに反映させることができます。
そのため、スケジューリングが二度手間になることがありません。

英語に対応

日本語だけでなく、英語で書かれたメニューを表示させることができます。
そのため、外国人の方がオフィスに訪れたとしても、手間を掛けることなくスムーズに案内することが可能になります。

様々なシーンに対応

受付システムによっては、様々なシーンに対応できるものがあります。
例えば、

  • 複数のフロアにオフィスを構えていて、1フロアだけに受付を設置したい
  • 複数のフロアにオフィスを構えていて、それぞれのフロアに受付を設置したい
  • 1つのフロアに複数の会社が入居していて、受付システム1つでまかないたい

以上のようなシーンであっても、受付システムは活用できます。
また、開発企業によっては他のシーンでも対応可能なので、試しに相談してみてはいかがでしょうか。

受付システムのメリット

受付システムの主なメリットは、

  • 内線対応業務が不要になる
  • 費用の削減
  • 来客者情報の一元管理

以上3点になりますので、以下で詳細を見ていきます。

内線対応業務が不要になる

来訪者からの内線対応業務は、担当者へ繋ぐために不可欠なことなのですが、ワンクッションを置く必要がありました。
ですが、受付システムにより、内線対応業務は必要なくなるため、わざわざ対応者が作業を中断しなくても済むようになります。
新人が内線対応をする企業も少なくないかと思いますが、それらの手間が不要になります。

受付対応・訪問手続きが効率的になる

訪問したお客様は、わざわざ対応者に内線電話をしなくても担当者を直接呼び出せますし、担当者は通知を直接受け取れるため、お客様をスムーズに案内することができます。
このように、双方にとって効率的かつスムーズに対応や手続きを行えるようになるため、お互いにストレスを感じることがなくなります。

来客者情報の一元管理

受付システムにより、来客者がいつ訪問(予約)されるかだけでなく、氏名や実際の入退出時間などの情報を記録して、なおかつそれらを一元的に管理することができます。
そのため、履歴を辿ることで、どの人がどういう打ち合わせを行ったのかを確認できるようになります。
また、来客票に記入してもらっている場合でも、それらの情報はクラウドに自動的に記録されるようになっているため、その手間を省略することができます。

人件費のカット

専門の受付担当者や受付嬢を受付に配置していると、やはりその分人件費は発生してしまいますし、対応方法を指導しなければなりません。
ですが、受付システムは無人でありながらも効率的な対応が実現できるので、コストはもちろんですし、指導に費やしてしまっていた時間もカットすることができます。

受付システムの導入ポイント

数ある受付システムの中から最適なものを選んで導入するポイントを、以下でご紹介します。
ちなみにですが、コスト面で言うと、導入にはWi-Fi環境(無線LAN)と機器(iPadなど)を用意する必要がありますので、留意してください。

使いたい機能を絞り込む

導入するポイントの1つが、使用したいと思う機能を絞り込んだ上で、優先順位を付けることです。
上述したように、受付システムには数多の機能が搭載されていますが、その全てを活用することは中々ありませんし、プランによっては料金が変動します。
自社の状況を踏まえた上で、どの機能を使いたいのかを絞り込み、その機能を使用できるプランを選びましょう。

サポート体制(保守対応)が整っているのかどうか

受付システムは毎日使用するものなので、何かしらが要因で使用できなくなったら、やはり困ってしまいます。
そんな時には、早急に対応してくれる体制が受付システムの開発企業に整っているのかどうかが鍵になります。
導入する際には、もしも故障した時にはどのような対応をしてくれるのかなどを聞いてみましょう。

ユーザービリティ

ユーザービリティ訪問したお客様が手間なく操作できるのか、そして、これから利用する社員やスタッフがシステムを使いやすいかどうかも、導入ポイントの1つになります。
ユーザービリティの良し悪しでお客様の印象は変わってしまいますし、社員が受付システムを使いにくかったら、元も子もありません。
そのため、導入する際にはユーザービリティが優れているのかどうかを確認しましょう。

まとめ

無人でありながら、効率的かつスムーズに対応できる受付システムは、あらゆる企業で導入されています。
お客様は時間を掛けることなく直接担当者を呼び出せるだけでなく、利用している社員の負担も軽減することができます。
導入を検討している方は、ぜひ参考にしていただきたいです。