贈答品や行政の施策等で利用される商品券は、現金と同等の管理をしなければいけません。
発行した商品券がどこで使用されたのか、回収率はどの程度なのかなどを管理する必要があり、その全てを手作業で行うと相当な手間やコストが発生します。
そこで活躍してくれるのが「商品券管理システム」です。
ここではシステムの内容や、どのように使用するのかを詳しく説明していきます。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
商品券管理システムとは
商品券管理システムとは、商品券の発行から回収までの管理を一括して行うシステムのことです。
商品券をデータ化する発行業務や、OCRスキャナーを利用し回収された商品券をデータ化する回収業務を担います。
またどの店舗で使用されたかなどの詳細を集計し、資料作成する機能まである優れたシステムです。
商品券管理システムを導入することで、膨大な量の商品券の管理が可能です。
主にスーパーや小売業、商工会や組合などで利用されています。
商品券管理システムを導入するメリット
商品券管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
処理効率がup
商品券を手作業で管理する場合、さまざまな作業が発生します。
例えば商品券を種類ごとに分け、それぞれの種類別に集計し管理する作業が必要です。
手作業の場合はその作業の対応をするための人や時間が必要です。
しかし、商品券管理システムがあれば、すべてシステム上で処理をしてくれるため、ミスなく効率的に商品券を管理することができます。
膨大な量の商品券を素早く処理するだけでなく、データ化することも可能です。
また、未回収の商品券もすぐ分かるようになっています。
商品券の発行枚数と未回収枚数の管理もしてくれるため、在庫管理が容易にできるようになります。
商品券の一括管理が可能
商品券の発行機や回収機との接続ができるため、パソコン1台とネット環境さえあれば管理ができます。
別途、商品券管理システムのためのサーバーは不要です。
商品券管理システムを導入すれば、読み取った商品券の情報をデータベース化して一括管理ができます。
集計結果をチェックしたり、回収状況や利用状況の分析もできたりします。
データ化した情報をもとに業者別、業態別に集計し、各種報告書を作成することもできます。
短期で導入が可能
システムの導入を検討したときに、コストはもちろん導入までの期間も気になるところでしょう。
商品券管理システムは、先述のとおりサーバーが不要でパソコン1台とネット環境さえあれば導入できます。
そのため短期間での導入が可能です。
商品券管理システムの流れ
商品券管理システムにはさまざまなメリットがあることが分かりました。
商品券の一括管理により処理効率がアップすることや、データの分析、資料作成まで行えることは、導入を検討する上で重要なポイントではないでしょうか。
ここからは、実際に商品券管理システムを導入した場合の流れを見ていきましょう。
商品券を自社または印刷業者で発行
まずは商品券の発行を自社発券機もしくは印刷業者のどちらで行うか選びます。
スーパーや小売店では、自社で発行するパターンが多く、発券機を使って商品券を発行します。
用紙の大きさやコード体系（バーコード、QRコード、OCRコード）、金種の設定が可能です。
財務局資料や年度別会計報告書の資料も作成可能です。
商工会や商工会議所、組合などで発行する場合は、印刷業者に発行を依頼します。
回収業務を効率化するための各コード体系を読取れる回収機との接続も可能です。
商品券管理システムを導入しておけば、金融機関へ振り込みをするための資料データ作成もできるため、商品券の発行枚数が多くても素早く正確に対応ができます。
セキュリティの面でも、商品券の管理に適したコード体系に対応しているため、偽装防止の面でも安心です。
消費者が商品券を購入
発券された商品券は商品券取扱事業所へ運ばれ消費者の手に届きます。
自社、もしくは印刷業者が発行した商品券が購入されると、コードを介して管理されます。
商品券を加盟店で使用
消費者が商品券に加盟している店舗で使用します。
使用された商品券がコードを介し、商品券管理システムに管理されます。未回収があった場合もすぐに分かります。
指定金融機関で商品券の受付
使用された商品券は、各加盟店にて指定金融機関へ換金処理されます。
データ化されているため、換金処理もスムーズに行えます。
オプションで全銀フォーマットの振込データへと出力ができるため、複数の振込先があってもスムーズに処理することができます。
商品券発行者にデータ共有
指定金融機関での換金処理が完了したら、商品券を発行した発行者へデータ共有します。
発券情報と換金処理した情報を突き合わせて、商品券の管理や分析を行うことが可能です。
商品券の動向に合わせて、自治体管理帳票や官公庁及び財務局へ向けた資料作りのサポートも可能です。
まとめ
現金と同等の価値がある商品券ですが、発行から消費、換金まで管理することが必要です。
手作業で管理を行うには、手間や時間を要します。
今回ご紹介した商品券管理システムがあれば、一連の流れがスムーズに行えるうえに、必要な書類作成にもすぐに対応できます。
短期で導入できるシステムのため、商品券の管理に悩まれている場合は検討してみてはいかがでしょうか。
